व्यापार बैठक आयोजित करने के लिए दिशानिर्देश

समय और संसाधनों के कुप्रबंधन के कारण बैठकें अक्सर अप्रभावी हो सकती हैं। हालाँकि, यदि आप सदस्यों को ट्रैक पर रखते हैं, सम्मानजनक और सामान्य लक्ष्यों के लिए काम करते हैं, तो आप आवंटित समय में आपको जो कुछ भी चाहिए वह पूरा कर सकते हैं। एक अच्छा नेता आवश्यक है; हालाँकि, ध्यान रखें कि सबसे योग्य व्यक्ति व्यवसाय का स्वामी हो सकता है या नहीं भी हो सकता है। ध्यान रखें कि एक बैठक प्रभावी ढंग से चल रही है; अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए हर बार प्रयास करें।

सामान्य दिशानिर्देशों की स्थापना

मैनेजमेंट हेल्प के अनुसार, "चार शक्तिशाली ग्राउंड नियम हैं: भाग लेना, ध्यान केंद्रित करना, गति बनाए रखना और नज़दीक पहुंचना।" ऐसे नियमों को शामिल करना याद रखें जो स्पष्ट प्रतीत हो सकते हैं, जिसमें समय पर बैठकें शुरू करना और समाप्त करना, एक समय में एक बोलना और केवल बोलना शामिल है। प्रासंगिक विषय। ये सरल दिशानिर्देश विषय की परवाह किए बिना आपकी बैठकों को ट्रैक पर रखने में मदद करेंगे। प्रत्येक बैठक के एजेंडे के शीर्ष पर इन नियमों को सूचीबद्ध करें और उन नए सहभागियों के साथ उनकी समीक्षा करें जिन्हें अभी तक नियमों से अवगत नहीं कराया गया है।

लीडर की भूमिका

समूह के नेता, या बैठक का संचालन करने वाले व्यक्ति के दो महत्वपूर्ण कार्य हैं: कार्य और रखरखाव। नेता सदस्यों को काम पर रखने और लक्ष्य पर चर्चा के लिए जिम्मेदार है। मध्यस्थ बनो; अपने स्वयं के विचार व्यक्त करने या एक पक्ष चुनने के बजाय, सदस्यों को स्पष्ट करने में मदद करें कि उन्हें क्या चाहिए और उन्हें अपने विचारों पर बहस करने दें। रुकावटों को रोकने के लिए, सुझाव दें कि प्रतिभागी अपने विचारों और विचारों को लिखें, और बोलने के लिए अपनी बारी के लिए उन्हें बचाएं।

तैयारी

स्पष्ट रूप से लिखें और साझा करें कि बैठक किन विषयों को कवर करेगी ताकि सभी प्रतिभागियों को तैयार किया जाए और ध्यान केंद्रित किया जाए। एक विस्तृत एजेंडा में प्रत्येक प्रमुख विषय शामिल है, कितनी जल्दी इसे संबोधित करने की आवश्यकता है और कार्रवाई की उम्मीद है। प्रत्येक बैठक में आप क्या कर सकते हैं और उसके अनुसार योजना बना सकते हैं, इसके बारे में यथार्थवादी बनें। बैठकों के लिए समय और तारीख निर्धारित करें ताकि आवश्यक व्यक्ति उपस्थित हो सकें, और बैठक के समय, स्थान और एजेंडे के सभी प्रतिभागियों को यथासंभव समय से पहले सूचित कर सकें।

आम बैठक की रूपरेखा

समय पर अपनी बैठकें शुरू करना महत्वपूर्ण है। सबसे पहले, अपने एजेंडे में भाग लेने और समीक्षा के लिए लोगों को धन्यवाद दें। बैठक में किसी को मिनट, या नोट्स लेने के लिए कहें, ताकि आप उन्हें प्रतिभागियों को समीक्षा के लिए प्रदान कर सकें। बैठक के दौरान सदस्यों से बात करें और बैठक की प्रभावकारिता पर प्रतिक्रिया प्राप्त करें; हर किसी को अधिक उत्पादक बनाने में मदद करने के लिए आवश्यकतानुसार परिवर्तन लागू करें। अगली बैठक में उत्पादकता और प्रक्रिया में सुधार के लिए मूल्यांकन और सुझाव की अवधि के लिए बैठक के अंत में समय छोड़ दें। अंत में, अपनी बैठकों को समय पर समाप्त करें और अगली बैठक की तारीख निर्धारित करने से पहले सभी निर्णयों और असाइनमेंट की समीक्षा करना सुनिश्चित करें।

प्रकार-विशिष्ट दृष्टिकोण

विभिन्न प्रकार की बैठकों में विभिन्न नेतृत्व शैलियों की आवश्यकता होती है: क्रिया-उन्मुख, विचार-मंथन, अल्पकालिक योजना या दीर्घकालिक योजना।

एक्शन-ओरिएंटेड मीटिंग एक दबाने के मुद्दे को हल करने पर केंद्रित होती हैं; बैठक में बिताए गए समय को कम करने के लिए, सुनिश्चित करें कि हर कोई विचारों के साथ अच्छी तरह से तैयार है और उन्हें अपने स्वयं के प्रस्तावों का बचाव करने दें।

बुद्धिशीलता सत्र अन्य बैठकों की तुलना में लंबे समय तक चल सकते हैं, इसलिए प्रतिभागियों को एनिमेटेड रखने के लिए भोजन, पेय और बाहर की प्रेरणा लाएं।

अल्पकालिक नियोजन के लिए एक समूह की आवश्यकता होती है जो कंपनी की जरूरतों को शामिल करने वाले निर्णय लेने के लिए एक टीम के रूप में काम करता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप लोगों के सही मिश्रण को आमंत्रित करते हैं।

दीर्घकालिक योजना के लिए कम से कम सभी ऊपरी स्तर के अधिकारियों और अक्सर पूरे कर्मचारियों की आवश्यकता होती है। इतनी बड़ी आबादी की बैठक की मेजबानी करने से यह और भी अधिक जरूरी हो जाता है कि आप लोगों को केंद्रित रखें और अपने विचारों को समझदारी और सम्मानपूर्वक साझा करने में उनकी मदद करें।