लेखन प्रक्रिया नियमावली पर दिशानिर्देश

प्रक्रिया नियमावली विभिन्न रोजगार सेटिंग्स के लिए उपयोगी उपकरण हैं। क्या कर्मचारियों को यह जानने की आवश्यकता है कि कॉपी मशीन को कैसे संचालित किया जाए या आवश्यक स्वास्थ्य और सुरक्षा प्रशिक्षण को कैसे पूरा किया जाए, एक प्रक्रिया मैनुअल चरणों का अवलोकन प्रदान कर सकती है। कई नियोक्ता संयुक्त "नीति और प्रक्रिया" नियमावली को डिजाइन करते हैं, लेकिन भेद को पहचानना महत्वपूर्ण है: नीतियां नियमों को दर्शाती हैं, जबकि प्रक्रियाएं प्रक्रियाओं को दर्शाती हैं और उन्हें कैसे पूरा करें। एक प्रभावी प्रक्रिया नियमावली को एक साथ रखने में, प्रक्रिया पर ध्यान केंद्रित करना और यह जानकारी प्रदान करना आवश्यक है कि इसे पूरा करने के लिए कर्मचारियों के लिए अधिक उपयोगी होगा।

गुण

एक प्रक्रिया मैनुअल को पढ़ने और उपयोग करने के लिए सरल होना चाहिए। एक प्रक्रिया मैनुअल जिसे पढ़ने के लिए केवल अपने स्वयं के प्रक्रिया मैनुअल की आवश्यकता होती है, यह किसी भी कर्मचारी के लिए अधिक उपयोग नहीं है। इसके अतिरिक्त, प्रक्रिया मैनुअल शैली, डिजाइन और जानकारी सहित सभी तत्वों में सुसंगत होना चाहिए। एक प्रक्रिया मैनुअल एक निश्चित कार्य को पूरा करने में दूसरों की सहायता करने के लिए डिज़ाइन की गई है, इसलिए इसे पाठकों को ध्यान में रखकर लिखा जाना चाहिए। वर्णित प्रक्रियाएं स्पष्ट और तार्किक होनी चाहिए, ताकि सभी पाठक बिना किसी कठिनाई के प्रक्रिया का पालन कर सकें।

विशेषताएं

विस्तृत जानकारी के प्रकार के आधार पर प्रक्रिया मैनुअल विशिष्ट विशेषताओं में भिन्न होगा। अधिकांश भाग के लिए, हालांकि, प्रभावी प्रक्रिया मैनुअल वे हैं जो स्पष्ट और सुसंगत स्वरूपण हैं ताकि पाठकों को पता हो कि सामग्री का पालन कैसे किया जाए। पैराग्राफ को भ्रम के बिना शुरू और समाप्त होना चाहिए, और पाठकों को आश्चर्य नहीं होना चाहिए कि एक कदम कहां समाप्त होता है और दूसरा शुरू होता है। चरणों का वर्णन करने में, लेखकों को यह सुनिश्चित करने के लिए मजबूत कार्रवाई क्रियाओं का उपयोग करना चाहिए कि पाठकों को वास्तव में पता है कि क्या करना है, और उन्हें स्पष्टीकरण और विकल्प प्रदान करना चाहिए जहां उपयुक्त हो। किसी भी आइकन, चित्र या ग्राफ / चार्ट को समझना और अनुसरण करना सरल होना चाहिए।

लेखन शैली

एक प्रक्रिया मैनुअल के लिए लेखन शैली को स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा पर भरोसा करना चाहिए। सभी प्रक्रियात्मक जानकारी सटीक होनी चाहिए, और किसी भी सारांश को कोष्ठक में स्पष्टीकरण के साथ स्पष्ट किया जाना चाहिए - उदाहरण के लिए, "खाद्य और औषधि प्रशासन (एफडीए)।" प्रक्रिया नियमावली में जो कुछ समय के लिए प्रचलन में होगी, विशिष्ट जानकारी का उपयोग करने से बचें जो जल्दी आउटडेटेड हो सकती हैं। तकनीकी भाषा और शब्दजाल जो ज्यादातर के लिए अपरिचित होगा, से बचा जाना चाहिए।

डिज़ाइन

प्रक्रिया मैनुअल का डिज़ाइन काफी हद तक उस प्रक्रिया के प्रकार पर निर्भर करेगा जो उल्लिखित की जा रही है, लेकिन सभी प्रक्रिया मैनुअल के लिए कुछ डिज़ाइन सिफारिशें लागू होती हैं। एक अच्छी प्रक्रिया मैनुअल सफेद स्थान का एक बड़ा सौदा का उपयोग करता है। यह कहना है, मैनुअल प्रिंट के साथ अतिभारित नहीं है, बल्कि पाठक को डराने से बचने के लिए बहुत अधिक इंडेंटेशन और पैराग्राफ ब्रेक प्रदान करता है। प्रभावी प्रक्रिया नियमावली में स्पष्ट शीर्षक और उप-शीर्षक और साथ ही किसी भी अन्य उपयुक्त लेबल और कई बिंदुओं के लिए रूपरेखा है।

जिम्मेदारियों

प्रक्रिया मैनुअल लिखने के लिए जिम्मेदार लोग समय-समय पर उनकी समीक्षा करने के लिए भी जिम्मेदार हैं। यदि सामग्री अप्रासंगिक हो जाती है, तो इसे हटा दिया जाना चाहिए या अपडेट किया जाना चाहिए। यदि जानकारी कर्मचारियों की मदद करने में प्रभावी नहीं है, तो मैनुअल को संशोधित और सुधार किया जाना चाहिए। एक प्रक्रिया मैनुअल केवल उतना ही उपयोगी है जितना कि यह काम पाठकों को पूरा करने में सक्षम बनाता है, और यदि मैनुअल ऐसा करने में विफल रहता है, तो लेखक को इसे बदलने की जिम्मेदारी है।