एक कार्यकारी सचिव कैसे बनें

कार्यकारी सचिव कार्यालय प्रशासनिक कर्मचारियों के शीर्ष स्तर हैं, अनुसंधान के साथ अधिकारियों की सहायता करना, बैठकों की तैयारी करना, और शुरू से अंत तक परियोजनाओं का प्रबंधन करना। आधुनिक कार्यकारी सचिव के लिए न केवल असाधारण संगठनात्मक कौशल होना आवश्यक है, बल्कि कंप्यूटर और अन्य प्रौद्योगिकी के साथ सामान्य ज्ञान होना चाहिए। बॉस को शामिल किए बिना कार्यालय के कई मुद्दों को संभालने की क्षमता के साथ कार्यकारी सचिव का मान बढ़ाया जाता है।

सबसे पहले, हाई स्कूल से स्नातक या सामान्य शिक्षा डिप्लोमा (GED) प्राप्त करें। जबकि कोई औपचारिक शिक्षा की आवश्यकता नहीं है, डिप्लोमा होने के माध्यम से पालन करने की क्षमता प्रदर्शित करता है। जबकि कोई कॉलेज की आवश्यकताएं नहीं हैं, प्रत्येक नियोक्ता की आवश्यकताएं बदलती हैं और उच्च शिक्षा साक्षात्कार प्रक्रिया में एक लाभ प्रदान करती है।

टाइपिंग, शॉर्टहैंड और कंप्यूटर कक्षाएं लें और कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर अपडेट के साथ वर्तमान रहें। स्प्रेडशीट कार्यक्रमों और डेस्कटॉप प्रकाशन कार्यक्रमों पर विशेष ध्यान दें। इन कौशलों में आप जितने अधिक कुशल होते हैं, आप एक कार्यकारी के लिए उतने ही मूल्यवान हैं।

एक पेशेवर की तरह पोशाक। कार्यकारी सचिव अक्सर पहले व्यक्ति ग्राहक या सहयोगी देखते हैं। उचित रूप से फिट किए गए रूढ़िवादी स्लैक्स, स्कर्ट, ब्लाउज और स्वेटर उपयुक्त हैं। लो-कट नेकलाइन्स, शॉर्ट स्कर्ट या टाइट-फिटिंग आउटफिट नहीं हैं।

अनुभव हासिल करने और खुद को सक्षम साबित करने के लिए किसी भी विभाग में प्रशासनिक सहायक बनें। श्रम सांख्यिकी ब्यूरो के अनुसार, प्रशासनिक सहायक पदों से कई कार्यकारी सचिवों को पदोन्नत किया जाता है। पदोन्नति समय सीमा कौशल और उपलब्ध पदों पर निर्भर करती है।

मिलनसार हो लेकिन विवेकहीन हो। एक कार्यकारी सचिव के रूप में आपको कार्यालय के अंदर और बाहर कई हस्तियों से निपटने की आवश्यकता होगी। यह जरूरी है कि लोग आपके साथ अच्छा काम करें ताकि कार्यकारी की परियोजनाएं कुशलतापूर्वक पूरी हो सकें। और कार्यकारी को यह जानने की जरूरत है कि वह आपको गोपनीय जानकारी दे सकती है।

प्रमाणित पेशेवर सचिव या प्रमाणित प्रशासनिक पेशेवर सहित पदनामों के साथ एक पेशेवर संगठन, जैसे इंटरनेशनल एसोसिएशन ऑफ़ एडमिनिस्ट्रेटिव प्रोफेशनल्स या नेशनल एसोसिएशन ऑफ़ लीगल सेक्रेटरीज़ द्वारा प्रमाणित हों।

अतिरिक्त घंटों में लगाने के लिए तैयार रहें। जब आप कार्यकारी नहीं होते हैं, तो ऐसे समय होंगे जब उनके देर के घंटों को आपके लिए काम पर अतिरिक्त समय की आवश्यकता हो सकती है। जब यह देर से बैठकों, विशेष परियोजनाओं, या ग्राहक समय सीमा के लिए आता है तो लचीले और अतिरिक्त मील जाने के लिए तैयार रहें।

टिप

• श्रम सांख्यिकी ब्यूरो के अनुसार, मई 2008 तक कार्यकारी सचिवों की औसत वार्षिक आय $ 40, 000 से अधिक सालाना थी।

2016 सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए वेतन सूचना

यूएस ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स के अनुसार, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने 2016 में $ 38, 730 का औसत वार्षिक वेतन अर्जित किया। कम अंत पर, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने $ 30, 500 का 25 वां प्रतिशत वेतन अर्जित किया, जिसका अर्थ है कि इस राशि से 75 प्रतिशत अधिक कमाई हुई। 75 वाँ प्रतिशत वेतन $ 48, 680 है, जिसका अर्थ है कि 25 प्रतिशत अधिक कमाते हैं। 2016 में, 3, 990, 400 लोग अमेरिका में सचिव और प्रशासनिक सहायक के रूप में कार्यरत थे।