बैठकों को प्रभावी ढंग से कैसे करें

चाहे आप एक बड़े या छोटे समूह की बैठक की अध्यक्षता कर रहे हों, यदि आप अध्यक्ष हैं, तो बैठक की प्रभावशीलता के लिए आपको जवाबदेह ठहराया जाएगा। आपसे अपेक्षा की जाती है कि आप कुशलतापूर्वक बैठक को चलाएं, एजेंडे में उल्लिखित सभी विषयों को कवर करें और हर आवाज़ को सुनने का अवसर दें। इन सभी अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए, आपको कुछ अग्रिम योजना बनाने और यथार्थवादी लक्ष्य निर्धारित करने की आवश्यकता होगी।

तैयारी

प्रभावी बैठकें आमतौर पर अनायास नहीं होती हैं - उन्हें पूरी तरह से योजना की आवश्यकता होती है। बैठक में कौन भाग लेगा और बैठक का उद्देश्य क्या है, इसके बारे में निर्णय लिया जाना चाहिए। बैठक के दिन से पहले सदस्यों को एजेंडा सेट और प्रसारित किया जाना चाहिए। स्टाफ सदस्यों के साथ परामर्श यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि प्रस्तुत विषय प्रासंगिक और समय पर हैं। जिन दस्तावेज़ों की चर्चा की जाएगी उनकी प्रतियां भी बैठक की तारीख से पहले पढ़ने के लिए पर्याप्त रूप से वितरित की जानी चाहिए। यदि एजेंडे पर एक आइटम है जो विवादास्पद हो सकता है, तो अग्रिम में प्रमुख सदस्यों से बात करना और कुछ समर्थन प्राप्त करना मीटिंग के दौरान चिकनी चीजों की मदद कर सकता है। मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करने के लिए किसी को नियुक्त करें।

बैठक के दौरान कार्रवाई

समय पर शुरू करें। एक या दो असंगठित सहयोगियों की प्रतीक्षा में समय के पाबंद सदस्यों को रखना अपमानजनक है। प्रत्येक एजेंडा आइटम के पास एक समय सीमा होनी चाहिए। यह इस समय दिशानिर्देश का पालन करने के लिए कुर्सी की भूमिका है। जब चर्चा का समय लगभग बढ़ जाए तो दो या तीन मिनट की चेतावनी दें। अंतिम टिप्पणी की घोषणा करें और उस पर टिके रहने के बारे में दृढ़ रहें। प्रभावी कुर्सियाँ लंबे समय तक चलने की अनुमति नहीं देतीं, सदस्यों के साथ बार-बार होने वाली चर्चाएँ दोहराई जाती हैं। किसी भी व्यक्ति को बैठक में हावी होने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए। एक प्रभावी कुर्सी सम्मानपूर्वक बताएगी कि इस मामले पर अन्य आवाज सुनने का समय है। समय से पहले तय करें कि मुद्दों पर आम सहमति तक पहुंचकर वोट दिया जाएगा या नहीं। यदि किसी महत्वपूर्ण मुद्दे के लिए अधिक समय की आवश्यकता होती है, तो आइटम को अगली बैठक के एजेंडे में तालिका दें।

समस्याओं को संभालना

अग्रिम योजना समस्याओं को खत्म करने में मदद करती है। कभी-कभी परेशानी अपरिहार्य होती है, इसलिए अप्रत्याशित की उम्मीद करना एक अच्छा विचार है। यदि तकनीकी समस्याएं हैं - उदाहरण के लिए, ऑडियो-विज़ुअल प्रस्तुति की खराबी के लिए प्रोजेक्टर, किसी को मदद के लिए तकनीशियन की नियुक्ति करने के लिए नियुक्त करें। इस बीच, अगले एजेंडा आइटम पर आगे बढ़ने का सुझाव दें और बाद में प्रस्तुति पर लौटें। एक प्रभावी कुर्सी समय बर्बाद करने की अनुमति नहीं देती है। लचीला रहें और किसी भी अप्रत्याशित समस्या के बारे में जानकारी साझा करने से न डरें। उदाहरण के लिए, यदि रद्द किए गए उड़ान के कारण अतिथि स्पीकर को देरी हो रही है, तो यह घोषणा करना सबसे अच्छा है कि बैठक की शुरुआत में और अपरिहार्य कानाफूसी से बचें जो लोगों को उसकी अनुपस्थिति को नोटिस करेगा और इस बारे में अटकलें लगाना शुरू कर देगा कि वह अभी तक वहां क्यों नहीं है।

ऊपर का पालन करें

प्रभावी बैठकें प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए एक कार्य योजना प्रदान करती हैं। बैठक के प्रारूप, मसौदे के रूप में, सभी प्रतिभागियों के लिए जल्द से जल्द परिचालित किया जाना चाहिए, परिवर्धन और सुधार के लिए अनुरोध के साथ। एक बार परिवर्तन किए जाने के बाद मिनटों को सभी हितधारकों को वितरित किया जा सकता है। यह सभी इच्छुक पार्टियों से जानकारी साझा करने और इनपुट आमंत्रित करने की इच्छा को प्रदर्शित करता है। यदि कुर्सी ने एक बैठक के सदस्य को देखा जो असंतुष्ट दिखाई दिया, तो उसे व्यक्तिगत रूप से संपर्क करने और अगली बैठक से पहले उसके मुद्दों को हल करने का प्रयास करने में समझदारी है।