एक कर्मचारी को दस्तावेज कैसे करें

प्रलेखन एक कर्मचारी के प्रदर्शन का रिकॉर्ड बनाता है, कंपनी के लिए सकारात्मक और नकारात्मक दोनों योगदान। प्रलेखन व्यवहार के मुद्दों के लिए एक समयरेखा स्थापित करता है और यदि आवश्यक हो, तो रोजगार की समाप्ति का समर्थन करता है, यह दिखा कर कि समाप्ति से पहले कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार करने के प्रयास किए गए थे। कर्मचारी रिकॉर्ड एक निरंतरता प्रदान करता है अगर कर्मचारी एक अलग विभाग में जाता है या एक अलग प्रबंधक की देखरेख में चलता है। व्यवहार को सटीक और बिना पूर्वाग्रह के दस्तावेजीकरण प्रभावी कर्मचारी रिकॉर्ड बनाने के लिए महत्वपूर्ण है।

1।

कर्मचारियों की दस्तावेजीकरण पर स्थापित कंपनी की नीतियों की समीक्षा करें। यदि लागू हो तो पॉलिसी में निर्धारित प्रक्रिया का पालन करें।

2।

कर्मचारी को उसकी फ़ाइल में शामिल करने वाली विशिष्ट घटनाओं को लिखें। घटना के तथ्यों का दस्तावेजीकरण करें, जिसमें स्थिति के कारण, कर्मचारी के कार्यों और परिणामी प्रभाव शामिल हैं। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारी बिना बुलाए काम करने में विफल रहा है, तो हो सकता है कि वह उस परियोजना को पूरा करने में टीम की अक्षमता हो, जिसका वह हिस्सा था।

3।

कर्मचारी द्वारा उल्लेखनीय कार्यों की कालानुक्रमिक समयरेखा दिखाने के लिए हर प्रविष्टि की तारीख। यदि यह जानकारी प्रासंगिक है तो दिन का समय जोड़ें।

4।

यदि आवश्यक हो, तो किसी भी अनुशासनात्मक कार्रवाई का दस्तावेजीकरण करें। अपने द्वारा उठाए गए कदमों और कर्मचारियों की प्रतिक्रिया को शामिल करें, सूचनाओं को तथ्यात्मक रूप से बताए बिना सावधान रहना।

5।

कर्मचारी द्वारा उसके व्यवहार को बदलने में मदद करने के लिए आपके द्वारा उठाए गए कदम लिखें। इसमें उसके साथ प्रासंगिक कर्मचारी नीतियों की समीक्षा करना, उसे प्रशिक्षण में भेजना या उसे सुधारने के लिए कार्य योजना बनाना शामिल हो सकता है।

6।

कर्मचारी से स्थिति के बारे में उसके दृष्टिकोण या उसके कार्यों के लिए उसके तर्क के बारे में पूछें। रिकॉर्ड में उस जानकारी को शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि उसने एक घंटा देरी से दिखाया, तो उससे पूछें कि उसका कारण और दस्तावेज क्या है।

7।

कर्मचारी प्रगति करता है या नहीं यह रिकॉर्ड करने के लिए नियमित अंतराल पर प्रलेखन का पालन करें। प्रासंगिक होने पर सकारात्मक प्रदर्शन को शामिल करें ताकि प्रलेखन कर्मचारी की क्षमताओं और कार्यों को सटीक रूप से चित्रित कर सके।

चेतावनी

• कभी भी व्यक्तिगत हमलों, भेदभावपूर्ण टिप्पणियों या इसी तरह की जानकारी को दस्तावेज़ में शामिल न करें, क्योंकि आप कानूनी कार्रवाई के लिए खुद को खुला छोड़ देते हैं। अफवाह या धारणा के बजाय कर्मचारी के बारे में तथ्यों और टिप्पणियों के साथ रहें।