कैसे या एक व्यापार ज्ञापन को समाप्त करने के लिए

व्यवसाय के मालिकों के पास कई दस्तावेज़ होते हैं जो उनके डेस्क पर या उनके ईमेल इनबॉक्स में आते हैं। एक बिजनेस लीडर के रूप में, आपने अनगिनत संख्या में मेमो पढ़े हैं, इसलिए आप समझते हैं कि कार्रवाई करने के लिए संचार और स्पष्टता आवश्यक है। पांच सामान्य प्रकार के व्यापारिक मेमो हैं। मेमो को इस तरह से समाप्त करें जो लोगों को कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करे।

टिप

• एक व्यावसायिक मेमो को समाप्त करना आपके द्वारा लिखे जा रहे मेमो के प्रकार पर निर्भर करता है। अधिकांश मेमो आवश्यक अगले कदमों की स्थापना के लिए एक कॉल टू एक्शन के साथ संपन्न होते हैं।

प्रोग्रेस रिपोर्ट को छोड़कर

दीर्घकालिक परियोजनाओं को अक्सर प्रगति के बारे में प्रासंगिक पार्टियों को अपडेट करने की आवश्यकता होती है। ज्ञापन बताएगा कि अंतिम प्रगति रिपोर्ट कहां से बची है, आप अभी किस समय पर हैं और अगले चरण क्या होंगे। यह पहले से किए गए कार्यों और उपलब्धियों को रेखांकित करता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी क्लाइंट के लिए एक वेबसाइट को कोड कर रहे हैं, जिसे पूरा होने में छह महीने लगने की उम्मीद है, तो आप क्लाइंट पर घटनाक्रम को अपडेट करने के लिए मासिक रूप से प्रगति रिपोर्ट भेज सकते हैं। यह आपके सामने आई किसी भी समस्या की पहचान करता है। एक प्रगति रिपोर्ट को छोड़कर अगले चरणों की रूपरेखा तैयार करता है और किसी भी समस्या या मुद्दों को दूर करने के लिए दूसरे पक्ष से कार्रवाई का अनुरोध करता है।

मीटिंग मिनट्स मेमो

बैठकें मुद्दों की समीक्षा, विचार-मंथन प्रस्तावों और कार्यों को अनुमोदित करने के लिए एक साथ दिमाग के समूह को इकट्ठा करने के लिए होती हैं। क्योंकि बैठकें अक्सर बहुत सारी जानकारी को कवर करती हैं, जिनमें से कुछ अगले चरणों के अनुरूप नहीं होती हैं, बैठक को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए एक ज्ञापन का उपयोग किया जाता है। बोर्ड की बैठक बजट मदों पर मतदान कर सकती है।

एक नई मार्केटिंग रणनीति तैयार करने के बारे में भी चर्चा हो सकती है। मीटिंग मिनट मेमो प्रमुख बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करेगा और यह निष्कर्ष निकालेगा कि प्रत्येक पार्टी के आगे बढ़ने की उम्मीद है। यह अगली बैठक के विवरण को भी स्थापित करेगा यदि वे उपलब्ध हैं, जैसे कि तारीख, समय और स्थान।

घटना की रिपोर्ट के निष्कर्ष

इस प्रकार के मेमो का उपयोग तब किया जाता है जब कुछ ऐसा होता है जिसे आपको ग्राहक या कर्मचारी फ़ाइल के लिए दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है। यदि ग्राहक आपके स्टोर में चलते समय गिर गया, तो ग्राहक से संबंधित घटना की रिपोर्ट आवश्यक है। कर्मचारी से संबंधित घटना की रिपोर्ट में आचार संहिता उल्लंघन का दस्तावेज हो सकता है। घटना की रिपोर्ट घटना का रिकॉर्ड है और इसमें घटना के पीछे की तारीख, समय, स्थान और परिस्थितियां शामिल हैं।

ये कानूनी या मानव संसाधन फाइलों में बनाए रखा जाता है कि क्या हुआ था। आगे की कार्रवाई की आवश्यकता है या नहीं, यह देखते हुए एक घटना की रिपोर्ट को शामिल करें। यदि किसी को चोट लगी है, तो बताएं कि क्या चिकित्सा मूल्यांकन की सिफारिश की जाती है या आदेश दिया जाता है यदि कोई कर्मचारी आचार संहिता का उल्लंघन करता है, तो किसी भी अनुशासनात्मक कार्रवाई और प्रशिक्षण का उल्लेख करें जो घटना का पालन करेगा।

टीम के विशिष्ट निर्देश

आप अपनी टीम को विशिष्ट निर्देश देने के लिए मेमो का उपयोग कर सकते हैं। कभी-कभी, एक निश्चित नियम या प्रक्रिया में बदलाव होता है। निर्देश ज्ञापन इन परिवर्तनों की रूपरेखा देता है और बताता है कि आगे बढ़ने वाले कर्मचारियों से क्या अपेक्षित है।

उदाहरण के लिए, यदि डॉक्टर के कार्यालय में शार्प (सुई या स्केलपेल) से निपटने की एक नई प्रक्रिया है, तो प्रत्येक कर्मचारी को एक ज्ञापन की एक प्रति प्राप्त करने की आवश्यकता होती है जो परिवर्तन और किसी भी अपेक्षित नए व्यवहार की रूपरेखा तैयार करती है। किसी भी प्रशिक्षण तिथियों को बताते हुए, आवश्यक कार्रवाई को स्पष्ट रूप से दोहराते हुए, और फिर बदलाव के बारे में कर्मचारियों से किसी भी सवाल का जवाब देने की पेशकश करके एक निर्देश ज्ञापन को समाप्त करें।

जांच प्रतिक्रिया मेमो

एक कर्मचारी, ग्राहक या साथी किसी उत्पाद, नीति या प्रक्रिया के बारे में पूछताछ कर सकता है। जांच प्रतिक्रिया ज्ञापन पूछताछ में लाए गए सवालों के जवाब देता है।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी पूछ सकता है कि गोदाम में दस्ताने की आवश्यकता क्यों है। ज्ञापन किसी भी स्वास्थ्य और सुरक्षा नियमों की रूपरेखा तैयार करेगा, और सुरक्षा उपकरणों के उपयोग को भी निर्दिष्ट करेगा, और फिर वास्तविक सुरक्षा चिंताओं को संबोधित करेगा जो दस्ताने गोदाम में सुरक्षा के लिए हैं। इस प्रकार के ज्ञापन को जांच के लिए व्यक्ति को धन्यवाद देना चाहिए, और यह भी दोहराना चाहिए कि नीति या कार्रवाई क्यों उपयुक्त है।