गैर-लाभ पर मजबूत आंतरिक नियंत्रण कैसे स्थापित करें

गैर-लाभकारी संगठन विभिन्न क्षेत्रों में मानव और सार्वजनिक सेवाएं प्रदान करते हैं। सेवाओं और कार्यक्रमों को निधि देने के लिए, कई गैर-लाभकारी लोग सार्वजनिक रूप से दान को स्वीकार करते हैं या दान स्वीकार करते हैं या नींव और सरकार से अनुदान के लिए आवेदन करते हैं। सार्वजनिक मौनियों का उपयोग करने वाले संगठनों के लिए मजबूत आंतरिक नियंत्रण आवश्यक है। ये नियंत्रण धोखाधड़ी और धन के दुरुपयोग को रोकने में मदद करते हैं, और वे वित्तीय रिपोर्टों की अखंडता और सटीकता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। सख्त नियंत्रण गैर-लाभ को कार्यक्रम की गतिविधियों के लिए व्यय और कार्यक्रम के समर्थन के लिए आवंटन के बीच स्वीकार्य अनुपात तक पहुंचने में मदद करते हैं।

व्यय प्राधिकरण

सभी व्यय को अधिकृत करने के लिए विशिष्ट अनुमतियों की स्थापना संगठन की वित्तीय प्रक्रियाओं को नियंत्रित करने का एक अनिवार्य तत्व है। कुछ संगठनों में, खरीद या वित्तीय प्रतिबद्धताओं के लिए प्राधिकरण को कम से कम दो हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है। ये अक्सर एक वरिष्ठ कर्मचारी व्यक्ति होते हैं, जैसे कि संगठन के कार्यकारी निदेशक, और एक बोर्ड के सदस्य या मुख्य वित्त अधिकारी। सीमित नियंत्रण प्रदान करने वाली वैकल्पिक व्यवस्था में विशिष्ट विक्रेताओं के लिए पहले से अधिकृत डॉलर की सीमा के साथ खरीद समझौते शामिल हैं। इन व्यवस्थाओं के तहत, संगठन धन खर्च करने के लिए अधिकृत कर्मचारियों को नामित करता है। डॉलर की सीमाएँ व्यय श्रेणियों या कुल खरीद मात्रा पर लागू हो सकती हैं।

अलग-अलग कर्तव्य

एक संगठन जो अच्छे वित्तीय नियंत्रण बनाए रखना चाहता है, उसे अपने वित्त से संबंधित कर्तव्यों को अलग करना चाहिए, ताकि आने वाले और बाहर जाने वाले वित्तीय लेनदेन में एक से अधिक लोगों या विभाग द्वारा कार्रवाई की आवश्यकता हो। यह पृथक्करण त्रुटियों और धोखाधड़ी को रोकने वाले चेक और शेष का उत्पादन करता है। धन की प्राप्ति या संवितरण के प्राधिकरण से आय और व्यय दोनों के लिए रिकॉर्ड और प्रलेखन की अलग से कस्टडी। यह पेरोल जैसे संगठनात्मक कार्यों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। मजबूत नियंत्रण के साथ, संगठन के लिए रोजगार अधिकृत करने वाले व्यक्ति या विभाग के पास पेरोल डेटा को संसाधित करने और कर्मचारियों के लिए पेचेक जारी करने का अधिकार नहीं है।

दक्षता मानक

प्रत्येक गैर-लाभकारी संगठन के घोषित मिशन में निहित फंडों के अच्छे संचालन के लिए प्रतिबद्धता है जो इसे अपने कार्यक्रमों का समर्थन करने के लिए स्वीकार करता है। चैरिटी नेविगेटर बताते हैं कि गैर-मुनाफे के लिए परिचालन लागत में अंतर व्यय अनुपात की एक परिवर्तनीय श्रेणी का उत्पादन करता है, लेकिन गैर-लाभकारी 70 प्रतिशत कार्यक्रम की गतिविधियों पर अपने बजट का 75 प्रतिशत या अधिक खर्च करते हैं, और 90 प्रतिशत कम से कम 65 प्रतिशत खर्च करते हैं। कार्यक्रम गतिविधियों पर अपने कुल बजट का एक तिहाई से भी कम खर्च करने वाले संगठन चैरिटी नेविगेटर की राय में अक्षम और संभवतः सार्वजनिक ट्रस्ट के अवांछनीय हैं। बड़े और छोटे गैर-लाभकारी संगठनों के बोर्ड को बजट नियंत्रण को लागू करना चाहिए जो संगठन की गतिविधियों को कार्यक्रम गतिविधियों के लिए खर्चों से अच्छी तरह से समर्थन गतिविधियों के लिए रखता है। संगठन की वित्तीय लेनदेन की मासिक समीक्षा और नियमित आंतरिक ऑडिट बोर्ड को बजट अनुपात मानकों के अनुपालन की निगरानी करने की अनुमति देते हैं।

स्वीकार्य लागत

स्वीकृत व्यय बजट जो स्वीकार्य लागतों को स्पष्ट रूप से पहचानता है एक आंतरिक नियंत्रण तंत्र है जो गैर-लाभकारी संगठनों को दक्षता मानकों और दाता दिशानिर्देशों को पूरा करने में मदद करता है। जब संगठन सार्वजनिक या निजी निधियों को स्वीकार करते हैं, तो अनुदान को दिए गए व्यय को उस बजट में एक पंक्ति वस्तु से मेल खाना चाहिए जो संगठन अनुदानकर्ता या दाता को प्रदान करता है। संगठन के वित्त कार्यालय में आमतौर पर सख्त लाइन-आइटम नियंत्रण बनाए रखने की जिम्मेदारी होती है। एक स्वतंत्र पार्टी द्वारा बाहरी ऑडिट किसी संगठन की अनुमति योग्य बजट लाइन आइटम के लिए व्यय के आवंटन को सत्यापित करने के लिए आवश्यक ओवरसाइट की अतिरिक्त परत प्रदान करते हैं।