समाप्ति के लिए एक कर्मचारी को दस्तावेज में शामिल करने के लिए क्या तत्व शामिल होने चाहिए?

पूरी तरह से दस्तावेज़ीकरण के बिना, एक कंपनी असंतुष्ट पूर्व कर्मचारी द्वारा वैध और उचित रूप से समाप्त किए गए तालिकाओं को स्वयं चालू कर सकती है। परिणाम एक महंगा मुकदमेबाजी का अनुभव हो सकता है। किसी कर्मचारी के साथ होने वाली घटनाओं, खराब प्रदर्शन और वार्तालापों को निष्पक्ष रूप से प्रलेखित करने से किसी कार्यकर्ता को समाप्त करने का समय आने पर विश्वसनीयता स्थापित करने और अपने दावों का समर्थन करने में मदद मिल सकती है।

खजूर

जब भी आपके और एक समस्या कर्मचारी के बीच कोई घटना या वार्तालाप होता है, तो उस तारीख को दस्तावेज करना महत्वपूर्ण है जिस पर यह हुआ। इस तरह की तारीखों को शामिल करने से आप प्रत्येक घटना को अलग कर सकते हैं और किसी भी पैटर्न को स्थापित कर सकते हैं जिसे आप नोटिस करते हैं जब आप कर्मचारी समाप्ति के लिए दस्तावेज तैयार करते हैं। दस्तावेज़ीकरण की घटनाओं से यह भी पता चलेगा कि किसी कर्मचारी को समाप्त करने का निर्णय पूर्व की घटनाओं के रिकॉर्ड के बिना नहीं हुआ।

उल्लंघन

सोसाइटी ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट के लिए एक लेख में, एच। एन। लिरॉफ़ लिखते हैं कि आपको किसी कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल में सभी कर्मचारी उल्लंघनों का दस्तावेजीकरण करना चाहिए जैसा कि वे घटित होते हैं। उल्लंघन को कंपनी की नीतियों और प्रक्रिया हैंडबुक के साथ मेल खाना चाहिए और इसमें खराब प्रदर्शन, अनुबंध उल्लंघन, अवैध कार्य, अनैतिक व्यवहार, कम उत्पादकता, अनुपस्थिति, मर्यादा, अंतर्विरोध, असुरक्षित व्यवहार और विघटनकारी व्यवहार शामिल हो सकते हैं। उल्लंघन का दस्तावेजीकरण करते समय, आपको इसमें शामिल होना चाहिए, यदि लागू हो, कर्मचारी द्वारा प्रयुक्त भाषा, घटना ने कर्मचारी के कर्तव्यों को कैसे प्रभावित किया और इसने विभाग या कंपनी को समग्र रूप से कैसे प्रभावित किया। समाप्ति के दस्तावेजों में उल्लंघनों और उनकी तारीखों की सूची बनाने के लिए कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल में लिखे गए नोट्स का उपयोग करें।

बातचीत और मूल्यांकन

उल्लंघन का दस्तावेजीकरण करते समय, आपके द्वारा किए गए कार्यों या कर्मचारी के साथ हुई बातचीत के संबंध में नोट्स शामिल करें। प्रदर्शन की कमियों, उनके परिणामों, साथ ही यथार्थवादी दिशानिर्देशों और सुधार के लिए आपके द्वारा निर्धारित समय सीमा के बारे में कर्मचारी के साथ आपके द्वारा की गई विस्तृत बातचीत। इस तरह के नोट न्यायोचित अनुशासनात्मक कार्रवाई या एक समाप्ति को लागू करने में मदद करते हैं। किसी कर्मचारी को इस तरह के प्रलेखन से अवगत कराना भी उसके दुष्परिणामों से अवगत कराता है।

मूल्यांकन

बातचीत के अलावा, दस्तावेज़ कर्मचारी मूल्यांकन ने प्रदर्शन किया, बैठकें जो स्थापित लक्ष्यों के प्रति एक कर्मचारी की प्रगति और पूरी प्रक्रिया में कर्मचारी की भागीदारी के स्तर का आकलन करने के लिए हुईं। लिखित में चेतावनी जारी करना एक अच्छा विचार है और समस्या कर्मचारी को एक दस्तावेज पर हस्ताक्षर करना है जो दस्तावेज़ की प्राप्ति को स्वीकार करता है। यह पावती इस तथ्य का समर्थन करने में मदद कर सकती है कि कर्मचारी को चेतावनी मिली और संभावित परिणामों के बारे में अवगत कराया गया। कर्मचारी समाप्ति दस्तावेज़ में वार्तालाप, मूल्यांकन और चेतावनी के बारे में जानकारी शामिल करें।

अनुशासनात्मक कार्यवाही

हमेशा कार्मिक फाइलों और समाप्ति दस्तावेजों में एक कर्मचारी को सौंपे गए अनुशासनात्मक कार्यों पर ध्यान दें। अनुशासनात्मक क्रियाओं में डिमोशन, प्रोबेशन या निलंबन शामिल हो सकते हैं। अपने नोट्स में किसी भी अनुशासनात्मक कार्रवाई का परिणाम शामिल करें।