बिज़नेस में रद्द किए गए चेक को कैसे फाइल करें

एक रद्द किया गया चेक वह है जिसे आदाता द्वारा भुनाया गया है और आपके बैंकिंग संस्थान द्वारा साफ़ किया गया है। रद्द किए गए चेक के लिए एक समझदार फाइलिंग प्रणाली व्यवसाय के लिए परिचालन लाभ और कानूनी कवरेज प्रदान करती है। एक व्यवसाय व्यक्तिगत प्राथमिकता के आधार पर इलेक्ट्रॉनिक या भौतिक प्रारूप में अपने रद्द किए गए चेक दाखिल कर सकता है।

चेक रखने के कारण

अपने रद्द किए गए चेक को रखने का सबसे महत्वपूर्ण कारण कर लेखा परीक्षा के मामले में साक्ष्य प्रदान करना है। रद्द किए गए चेक ठोस सबूत प्रदान करते हैं कि आपके कर रिटर्न पर आपके द्वारा दावा किए गए खर्च वास्तव में मौजूद हैं। कर उद्देश्यों के लिए कम से कम सात वर्षों के लिए रद्द चेक रखना सबसे अच्छा है, हालांकि तकनीकी रूप से आईआरएस पुराने रिटर्न को भी चुनौती दे सकते हैं यदि उन्हें धोखाधड़ी का संदेह है। कानूनी लाभ के अलावा, रद्द किए गए चेक बहीखाता कार्यों को सरल कर सकते हैं और विक्रेताओं को दोहरा भुगतान रोकने में मदद कर सकते हैं।

भौतिक बनाम इलेक्ट्रॉनिक

कुछ बैंक अभी भी ग्राहकों से मूल रद्द किए गए चेक वापस करते हैं जो उनसे अनुरोध करते हैं। हालांकि, अधिकांश बैंक मूल के बदले रद्द चेक की भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां जारी करते हैं। आईआरएस भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों को वैध साक्ष्य के रूप में अनुमति देता है, इसलिए व्यवसाय के मालिक अपने संचालन के लिए सबसे अच्छा काम कर सकते हैं। कई बैंक ग्राहकों को अपने रद्द किए गए चेक की सभी प्रतियों को अपने भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक मासिक विवरण के साथ स्वचालित रूप से प्राप्त करने का विकल्प देते हैं।

फाइलिंग प्रणाली

भले ही आप इलेक्ट्रॉनिक या भौतिक जांच प्रतियां चुनें, आपको एक कार्यशील फाइलिंग सिस्टम की आवश्यकता होगी। रद्द चेक दाखिल करने के लिए दो मुख्य विकल्प हैं: समय अवधि या विक्रेता द्वारा। मासिक वेतन वृद्धि में चेक दाखिल करना पुराने चेक को हटाना या नष्ट करना आसान बनाता है जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है। मासिक विधि भी अच्छी तरह से काम करती है यदि आप अपने मासिक बैंक विवरण से इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां डाउनलोड करते हैं। विक्रेता द्वारा फाइल करना यह विश्लेषण करना आसान बनाता है कि आपके लेनदेन कहां से आ रहे हैं, लेकिन आप हमेशा ऐसा करने के लिए अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।

अन्य जानकारी

छोटे विवरण आपके चेक फाइलिंग सिस्टम को ठीक से महान तक ले जा सकते हैं। आप दो पक्षियों को एक पत्थर से मार सकते हैं यदि आप इसके संबंधित चालान को रद्द चेक संलग्न करते हैं और उन्हें एक साथ फाइल करते हैं। इससे आने वाले इनवॉइस पर किसी भी छूटे हुए भुगतान को पकड़ना आसान हो जाता है। जब आप चेक लिखते हैं, तो एक चालान पर एक चिह्न या एक चेक बनाना सुनिश्चित करें; यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आप गलती से दो बार चालान का भुगतान न करें। यदि आपका फाइलिंग सिस्टम भौतिक है, तो इसे अतिरिक्त सुरक्षा के लिए लॉकिंग फाइलिंग कैबिनेट में रखें। डेटा के नुकसान से बचने के लिए इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम का बैकअप रखें या उन्हें क्लाउड पर रखें।