एक अंतर ज्ञापन की तैयारी के लिए दिशानिर्देश

एक ज्ञापन एक दस्तावेज है जो संगठन के भीतर विशिष्ट लोगों को एक समझौते को रिकॉर्ड करने, जानकारी देने या किसी प्रकार की कार्रवाई को सक्षम करने के उद्देश्य से संबोधित करता है। ज्ञापन या अंतर-ज्ञापन ज्ञापन का उद्देश्य पाठक को सूचित करना है - राजी करना नहीं। मेमो लिखते समय Brevity महत्वपूर्ण है क्योंकि निर्णय लेने वालों को सामग्री को जल्दी से आत्मसात करना पड़ता है और मेमो को संदर्भ के रूप में लिखे जाने के लंबे समय बाद तक उपयोग कर सकते हैं।

अपने दर्शकों को पता है

जब आप अपना मेमो लिखने की तैयारी करते हैं, तो यह आवश्यक है कि आप अपने दर्शकों को जानें। अपने दर्शकों को जानने के लिए, अपने आप से कुछ सवाल पूछें। वे कौन है? क्या मेमो निर्णय निर्माताओं या एक प्रबंधक द्वारा पढ़ा जा रहा है? अपने आप से यह पूछकर मेमो लिखना शुरू करें कि पाठक को क्या जानना है। पाठक की स्थिति और जिम्मेदारियों पर विचार करें - उदाहरण के लिए, एक वकील अदालत के मामले की तैयारी के लिए जानकारी का उपयोग कर सकता है। निर्णय लें कि एक अच्छा निर्णय लेने से पहले पाठक को कितनी जानकारी चाहिए।

वाक्य की बनावट

आपकी वाक्य संरचना को सादगी पर ध्यान देना चाहिए। बहुत सारे व्यावसायिक शब्दजाल और तकनीकी शब्दों से बचें। सही शब्द चुनकर स्पष्टता के साथ लिखें और जटिल शब्दों से बचें। आपको व्यवस्थित रखने के लिए एक रूपरेखा का उपयोग करें और आगे जो आप कहने जा रहे हैं उस पर ध्यान केंद्रित करें।

ज्ञापन के अंग

शीर्षक में चार टुकड़े होते हैं: उस व्यक्ति का नाम जिसे ज्ञापन को संबोधित किया जाता है, लेखक का नाम, संदेश का विषय और प्रेषित तिथि। शीर्षक को आमतौर पर "To, " "From, " "Subject" और "Date" के रूप में लेबल किया जाता है। ज्ञापन का अगला भाग शरीर है। एक "प्रश्न प्रस्तुत" पैराग्राफ बताता है कि ज्ञापन क्या है। यह परियोजना के तथ्यों और उद्देश्य या आपके विचार से महत्वपूर्ण है - उदाहरण के लिए, राज्य से बाहर यात्रा खर्चों को भी आइटम करता है। एक "संक्षिप्त उत्तर" पैराग्राफ बताता है कि आपकी भविष्यवाणी क्या है। यह एक सवाल का जवाब दे सकता है, संक्षेप या एक सिफारिश दे सकता है। तथ्यों को बताएं। "चर्चा" सबसे बड़ा पैराग्राफ है और मेमो का समापन करता है। यहां आप "संक्षिप्त उत्तर" पैराग्राफ में लिखे गए को साबित करने के लिए विस्तार से जाएं। यदि आपकी चर्चा जटिल है और कई मुद्दों का विश्लेषण करती है, तो अनुच्छेद को उपखंडों में तोड़ दें।

ठीक करना

आपको मेमो को संशोधित करना चाहिए। टाइपो के लिए मेमो पढ़ें, सुनिश्चित करें कि आपने कुछ भी गलत नहीं किया है। ईमेल में मेमो को प्रिंट या भेजने से पहले, अपने वाक्य संरचना की जाँच करें और ध्यान से पढ़ें। किसी के नाम को गलत बताने या उसे गलत पते पर भेजने की शर्मिंदगी से बचें।