दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाएँ

दस्तावेज़ नियंत्रण की प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि कंपनी संचालन में कर्मचारी अपने काम को पूरा करने के लिए सही दस्तावेजों का उपयोग करें। प्रक्रियाएं गुणवत्ता आश्वासन प्रक्रिया का एक प्रमुख घटक हैं। वे दस्तावेज तैयार करने और हैंडलिंग को सुनिश्चित करने के लिए प्रलेखन के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को अप्रचलित दस्तावेजों को नवीनतम संस्करणों के साथ प्रतिस्थापित करते हैं। ऐसी प्रक्रियाओं में कर्मचारियों के रिकॉर्ड शामिल हैं जिन्होंने दस्तावेजों को बनाया, बदला और अनुमोदित किया है ताकि कंपनी यह निर्धारित कर सके कि गलतियों से कैसे बचें और अपने उत्पादों और सेवाओं की गुणवत्ता में सुधार करें।

सृष्टि

दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाएं निर्दिष्ट करती हैं कि विशेष दस्तावेज़ बनाने के लिए कौन ज़िम्मेदार है और दस्तावेज़ के प्रवर्तक को इसकी पहचान कैसे करनी है। दस्तावेज़ को एक निर्धारित प्रारूप में नाम देने के अलावा, जिम्मेदार कर्मचारी को स्वयं को प्रवर्तक के रूप में पहचानने के लिए दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना होगा। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना इंगित करता है कि कर्मचारी काम को पूरा मानता है, और उसे उस तारीख को शामिल करना होगा जब उसने काम पूरा किया।

समीक्षा

गुणवत्ता आश्वासन सिद्धांतों की आवश्यकता है कि कंपनियां सटीकता, विशेष रूप से तकनीकी चित्र और विनिर्देशों के लिए अपने कई दस्तावेजों की समीक्षा करती हैं। दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाएं विस्तार से बताती हैं कि किन दस्तावेजों की समीक्षा की जानी चाहिए, किसके द्वारा और कैसे इस तरह की समीक्षा को रिकॉर्ड किया जाए। आमतौर पर एक समीक्षा प्रक्रिया निर्दिष्ट करती है कि एक समीक्षक के पास क्या योग्यता होनी चाहिए, और कैसे समीक्षक दस्तावेज़ में आवश्यक किसी भी बदलाव को करता है। यह बताता है कि परिवर्तनों को कैसे रिकॉर्ड किया जाए और समीक्षक को यह इंगित करने के लिए हस्ताक्षर करना चाहिए कि उसने एक सफल समीक्षा पूरी कर ली है।

संशोधन

समीक्षा के दौरान किए गए परिवर्तनों के अलावा, प्रलेखन में आवश्यक परिवर्तन अक्सर परियोजनाओं या संचालन में परिवर्तन के परिणामस्वरूप होते हैं। दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाएं निर्दिष्ट करती हैं कि कौन संशोधन करता है और कौन उन्हें बाहर करता है। एक बार संशोधन पूरा हो जाने के बाद, संशोधित दस्तावेज़ एक पदनाम प्राप्त करता है जो कर्मचारियों को किसी विशेष तिथि के रूप में सबसे हाल के संशोधन के रूप में पहचानने देता है। पुराना दस्तावेज़ एक पदनाम को अप्रचलित और एक निशान के रूप में प्राप्त करता है कि यह अब चालू नहीं है।

प्रतिस्थापन

दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाओं का एक प्रमुख हिस्सा यह बताता है कि कैसे कंपनी यह सुनिश्चित करती है कि दस्तावेजों के सबसे हाल के संस्करण उन स्थानों पर अप्रचलित संस्करणों को बदल दें जहां दस्तावेज़ उपयोग में हैं। प्रक्रियाएं निर्दिष्ट करती हैं कि प्रलेखन के नवीकरण के लिए कौन जिम्मेदार है, अक्सर संशोधनों के सर्जक। दूसरी ओर, प्रक्रियाएं अप्रचलित सामग्री की पहचान और सबसे हाल के संशोधनों की जांच करने के लिए प्रलेखन के उपयोगकर्ताओं को निर्देश देती हैं।

बाहरी दस्तावेज

व्यवसायों को अक्सर कंपनी के बाहर से आने वाले प्रलेखन का उपयोग करना पड़ता है। जब वे पहली बार आते हैं तो ऐसे दस्तावेज आंतरिक प्रक्रियाओं का पालन नहीं करते हैं। दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाएं निर्दिष्ट करती हैं कि कंपनी सिस्टम में ऐसे दस्तावेजों के एकीकरण के लिए कौन जिम्मेदार है। वे विस्तार से बताते हैं कि बाहरी दस्तावेजों की पहचान कैसे करें, क्या एक समीक्षा आवश्यक है और यदि आवश्यक हो तो संशोधनों के साथ कैसे आगे बढ़ें। एक बार एकीकृत होने के बाद, जिम्मेदार कर्मचारी यह सुनिश्चित करते हैं कि जहां आवश्यक हो, संबंधित बाहरी दस्तावेज उपलब्ध हों।