एक गलत परीक्षण संतुलन कैसे ठीक करें

महीने के अंत में जब लेखांकन पुस्तकों को संतुलित करने और अगली लेखांकन अवधि के लिए तैयार होने का समय होता है, तो पहले चरणों में से एक परीक्षण संतुलन को संकलित करता है। उस बिंदु से, आप शेष लेखांकन प्रक्रिया को पूरा कर सकते हैं। हालाँकि, यदि परीक्षण संतुलन में त्रुटियां हैं, जब तक आप उन त्रुटियों का पता नहीं लगाते हैं और सही नहीं करते हैं, तो आप आगे नहीं बढ़ सकते हैं, यह जानते हुए कि परीक्षण संतुलन त्रुटियों को कैसे संभालना है और उनका सुधार अभ्यास और धैर्य लेता है, लेकिन यह किया जा सकता है।

परीक्षण संतुलन क्या है?

ट्रायल बैलेंस एक व्यवसायिक इकाई की अपनी पुस्तकों को संतुलित करने का पहला प्रयास है जब एक लेखा अवधि समाप्त होती है। यह प्रत्येक सामान्य खाता बही खाते से समाप्त शेष राशि लेता है। सामान्य खाता बही को सामान्य जर्नल प्रविष्टियों से पोस्टिंग से बनाया जाता है जो पूरे लेखा अवधि में बनाई जाती हैं, और उन जर्नल प्रविष्टियों का इतिहास है कि लेखा अवधि के दौरान व्यापार ने क्या किया। यदि ठीक से किया जाता है, तो ट्रायल बैलेंस का डेबिट पक्ष क्रेडिट पक्ष के बराबर होगा। यदि वे बराबर नहीं होते हैं, तो त्रुटि को खोजने के लिए कुछ जांच की आवश्यकता होती है ताकि लेखांकन प्रक्रिया जारी रह सके।

कैसे त्रुटियां होती हैं

ट्रायल बैलेंस संकलित करते समय होने वाली सबसे आम त्रुटियों में से एक संख्या के आसपास स्विच करना है। ट्रायल बैलेंस में ट्रांसपोज़िशन एरर तब होता है जब दो नंबर गलती से स्वैप हो जाते हैं। उदाहरण के लिए, $ 675 को $ 657 के रूप में दर्ज किया गया है, या $ 989 को $ 899 के रूप में दर्ज किया गया है । एक और आम त्रुटि गलत खाता बही के लिए पोस्ट कर रहा है, जो दो अलग-अलग खाता बही में खाता बही को फेंक देता है। एक तीसरी संभावना यह है कि ट्रायल बैलेंस बनने पर कुछ खाते गलती से छूट जाते हैं।

कैसे खोजें और सही त्रुटियां

शुरू करने का सबसे आसान तरीका ट्रायल बैलेंस चरणों को फिर से शुरू करना है। लेज़र बैलेंस को देखें और उनकी तुलना ट्रायल बैलेंस में पोस्ट की गई राशि से करें। यदि ये संख्याएँ मेल खाती हैं, तो एक बार फिर डेबिट और क्रेडिट कॉलम जोड़ें। यदि नंबर नहीं बदलते हैं, तो आप ट्रांसपोज़िशन ट्रिक आज़मा सकते हैं। यदि डेबिट और क्रेडिट योगों के बीच अंतर 9 से विभाज्य है, तो एक अच्छा मौका है जब किसी बिंदु पर एक संख्या को ट्रांसपोज़ किया गया था। उदाहरण के लिए, यदि डेबिट पक्ष $ 6549 के बराबर है और क्रेडिट पक्ष $ 6459 है, तो अंतर $ 90 है, जो कि नौ से विभाज्य है। यदि यह स्थिति है, तो आपको लेज़र प्रविष्टियों पर एक नज़दीकी नज़र डालनी होगी और उनकी तुलना सामान्य जर्नल प्रविष्टियों से करनी होगी। सबसे अधिक लेन-देन जैसे कैश या सेल्स के साथ लीडर्स के साथ शुरुआत करें, तब तक दूसरों के माध्यम से अपना काम करें, जब तक कि आप त्रुटि का पता नहीं लगा लेते हैं।

कम सॉफ्टवेयर के साथ त्रुटियाँ

यद्यपि कम्प्यूटरीकृत लेखा सॉफ्टवेयर सही नहीं है, यह निश्चित रूप से एक परीक्षण संतुलन में त्रुटियों जैसे मुद्दों के साथ मदद करता है। कई मामलों में, जैसे ही त्रुटि की जाती है, सॉफ्टवेयर आपको सतर्क करेगा। यदि आप सामान्य पत्रिका में कोई त्रुटि करते हैं, तो सॉफ्टवेयर मिलान प्रविष्टि की कमी को उठा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप $ 450 के लिए नकद बिक्री और $ 550 के लिए क्रेडिट की बिक्री करते हैं, तो सॉफ्टवेयर यह नोटिस करेगा कि या तो नकद या बिक्री खातों में एक मिलान लेनदेन गायब है। इसलिए, यदि आप अभी भी पुराने ढंग का हिसाब-किताब कर रहे हैं - हाथ से लिखी जाने वाली पत्र-पत्रिकाओं और लीडर्स का उपयोग करते हुए - आप कंप्यूटराइज्ड सिस्टम पर स्विच करने पर विचार कर सकते हैं। सुरक्षा उपायों, जाँचों और शेष अवधि की लेखांकन प्रक्रिया को पूरा करने की प्रक्रिया को आसान बनाता है, जो बहुत आसान है, और यह भी कि बहुत तेजी से।