चालान गलतियों को कैसे ठीक करें

इनवॉइस गलतियाँ होती हैं, और अधिकांश ग्राहक इन गलतियों को ठीक करने की प्रक्रिया के बारे में समझ रहे हैं, जब तक कि यह बहुत जटिल नहीं है और बहुत बार नहीं होती है। चाहे आप ग्राहकों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से या कागज पर बिल देते हैं, आपको इनवॉइस गलतियों को जल्दी से ठीक करना चाहिए और परिवर्तनों के बारे में स्पष्ट रूप से संवाद करना चाहिए और यदि लागू हो, तो उसके पीछे के कारण इसी तरह, जब कोई विक्रेता आपकी कंपनी को जारी किए गए इनवॉइस पर गलती को ठीक करने के लिए कहता है, तो अपनी टिप्पणी को विशिष्ट त्रुटि को संबोधित करने की ओर निर्देशित करते हुए स्पष्ट और पेशेवर रहें।

इलेक्ट्रॉनिक गलतियाँ

जब आप ग्राहक को इनवॉइस भेजने से पहले एक इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस गलती पकड़ते हैं, तो आप बस अपने सिस्टम में समस्या को ठीक कर सकते हैं और फिर ग्राहक को कभी भी जाने बिना एक और चालान प्रिंट और जारी कर सकते हैं। अधिकांश बिलिंग सिस्टम समायोजन के आधार पर शेष राशि और मात्रा को समायोजित करेंगे, यहां तक ​​कि अंतिम चालान पर दिखाए बिना भी कि एक बदलाव किया गया है। यदि आपने पहले ही चालान जारी कर दिया है, लेकिन ग्राहक ने भुगतान नहीं किया है, तो एक दोस्ताना ईमेल भेजें या गलती से समझाते हुए एक विनम्र फोन कॉल करें, और फिर एक नया चालान जारी करें। यदि ग्राहक ने पहले ही भुगतान कर दिया है, तो भविष्य के चालान पर सुधार समायोजन करें, या गलती को सुधारने के लिए एक और चालान या क्रेडिट जारी करें।

हस्तलिखित चालान गलतियाँ

आप केवल गलत संख्या को पार करके और सही मात्रा में लिखकर एक हस्तलिखित इनवॉइस पर एक गलती को ठीक कर सकते हैं। हालाँकि, आपका चालान अधिक पेशेवर दिखेगा - भले ही वह हस्तलिखित हो - यदि आप एक नए चालान के साथ शुरू करते हैं। यदि आपके चालान अनुक्रम गैप को दर्ज करने के लिए गिने जाते हैं तो शून्य बिल की एक प्रति रखें। एक हस्तलिखित इनवॉइस पर एक गलती को ठीक करने के लिए, जो आपने पहले ही एक ग्राहक को दिया है, एक सही संस्करण लिखें, इसे सुधार को नोट करने वाले नोट के साथ मेल करें और गलत और सही दोनों चालान की प्रतियों को रखें।

आवर्ती चालान गलतियाँ

एक व्यवसाय जो आवर्ती इनवॉइस जैसी गलतियाँ करता है या गलत कीमतें सबसे अधिक संभावना है, त्रुटियों के पीछे प्रणालीगत समस्याएं हैं। नियमित रूप से मूल्य की जानकारी को अपडेट करने में विफलता के रूप में आवर्ती गलतियों के स्रोत की पहचान करें, और इसे एक प्रणालीगत स्तर पर संबोधित करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके चालान बार-बार किसी एक वस्तु की कीमत की सूची बनाते हैं, जब उन्हें एक मामले की कीमत की सूची चाहिए, तो दो विकल्पों के बीच अंतर को स्पष्ट करने के लिए आइटम सूची के साथ टिंकर करें।

विक्रेताओं से चालान की गलतियाँ

जब आपको एक चालान पर गलती मिलती है जो आपके लिए विक्रेता ने प्रदान की है, तो अपने बिल या भुगतान स्टब पर राशि को सही करें और अपना भुगतान करते समय सुधार के दस्तावेज प्रदान करें। अक्सर, गलतियाँ स्पष्ट होती हैं और बहुत कम या कोई स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, जैसे कि कीमत या मात्रा जो पैकिंग पर्ची के विपरीत होती है। जब गलती में एक बड़ी राशि शामिल होती है या अतिरिक्त स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, तो समस्या को हल करने के लिए कंपनी के मुनीम को कॉल या ईमेल करें।