दूर से प्रभावी ढंग से संवाद कैसे करें

"एमआईटी स्लोन मैनेजमेंट रिव्यू" में 2009 की एक रिपोर्ट के अनुसार, सभी अमेरिकी श्रमिकों का दस प्रतिशत घर से दूरसंचार होता है। बड़े निगमों के लिए रिमोट काम करना अधिक प्रबंधनीय हो सकता है, जिनके कर्मचारियों की अक्सर संकीर्ण भूमिका होती है। लेकिन छोटे व्यवसाय के कर्मचारियों के पास आमतौर पर कार्यों और असाइनमेंट की भीड़ की जिम्मेदारी होती है, जिसका अर्थ है प्रभावी संचार महत्वपूर्ण यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम के प्रत्येक सदस्य कंपनी की प्राथमिकताओं को समझते हैं और वास्तव में जानते हैं कि किन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना है। छोटे-व्यवसाय प्रबंधकों के लिए चुनौती का कारण यह तथ्य है कि छोटी कंपनियां - विशेष रूप से स्टार्टअप चरण के दौरान - शारीरिक कार्यालय नहीं हो सकते हैं, इसलिए कर्मचारी नियमित आधार पर अपने प्रबंधक के साथ आमने-सामने बातचीत नहीं करते हैं - यदि बिल्कुल भी। नतीजतन, छोटे-व्यवसाय प्रबंधकों को सीखना चाहिए कि प्रभावी रूप से दूरस्थ रूप से कैसे संवाद करें।

1।

अपने संचार को संतुलित करें। दूरस्थ कर्मचारियों की अनदेखी की प्रवृत्ति के खिलाफ गार्ड सिर्फ इसलिए क्योंकि वे दृष्टि से बाहर हैं। कम से कम एक बार एक दूरस्थ स्टाफ सदस्य से बात किए बिना दिन को जाने न दें। इसके विपरीत, श्रमिकों के साथ अधिक संवाद करने से बचें। ईमेल, फोन कॉल और संदेशों के साथ दूरदराज के कर्मचारी के समय में बहुत अधिक कटौती करने को micromanaging के रूप में देखा जा सकता है और कर्मचारी के काम से ध्यान भटक जाएगा।

2।

रिमोट कर्मचारी के साथ कम लेकिन अक्सर संचार के साथ वाटर कूलर पर सामान्य दैनिक इंटरैक्शन को बदलें। सुखद शुरुआत करने के लिए दिन की शुरुआत में अपने अधीनस्थों के साथ जांच करें, जैसे आप सुबह की बात कहने के लिए उसकी मेज से रुकेंगे। यह पता लगाने के लिए संपर्क करें कि दिन के दौरान चीजें कैसे चल रही हैं, और उसे कार्यालय में होने वाली दैनिक घटनाओं के बारे में बताएं।

3।

संदेश के लिए सही माध्यम चुनें। एक ईमेल जटिल निर्देशों को भेजने के लिए सबसे अच्छा विकल्प है क्योंकि इसे कर्मचारी द्वारा आवश्यकतानुसार, मुद्रित और फिर से पढ़ा जा सकता है। फोन या त्वरित संदेश द्वारा समय-संवेदनशील जानकारी वितरित करें ताकि आप तुरंत पुष्टि कर सकें कि क्या कर्मचारी को संदेश मिला है - पाठ संदेश और ईमेल देरी के अधीन हैं। गोपनीय समाचार और जानकारी को फोन द्वारा वितरित करें ताकि चर्चा का रिकॉर्ड गलती से लीक न हो सके।

4।

गंभीर रूप से सोचें कि आपका संदेश कैसे माना जाएगा। कर्मचारियों के लिए बॉडी लैंग्वेज के बिना आपके संदेश के स्वर या इरादे को निर्धारित करना मुश्किल है। ईमेल भेजने के बजाय फोन द्वारा या किसी व्यक्ति की बैठक की स्थापना करके बुरी खबर देने पर विचार करें।

5।

याद रखें कि संचार एक तरफ़ा सड़क नहीं है। अपने कर्मचारियों को आपसे और आपके द्वारा उपलब्ध समय से संपर्क करने का सबसे अच्छा तरीका बताएं। कॉल और ईमेल तुरंत लौटाएं। दूरदराज के श्रमिकों को ऊपरी प्रबंधन के साथ सामना करने का मौका नहीं है। कर्मचारी की सफलताओं को ऊपरी प्रबंधन के लिए संचारित करें ताकि वह अपनी उपलब्धियों के लिए पहचाना जाए।

6।

कर्मचारी को अपने साथियों के साथ बातचीत करने के अवसर प्रदान करें। प्रभावी संचार सिर्फ एक कर्मचारी और उसके प्रबंधक से आगे निकलता है। कर्मचारियों के लिए कंपनी के संचालन, प्राथमिकता और रणनीति को पूरी तरह से समझने के लिए, दूरस्थ कर्मचारियों को टीम के अन्य सदस्यों के साथ चल रही चर्चा करनी चाहिए।

टिप्स

• उचित शिष्टाचार का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, किसी ईमेल में सभी बड़े अक्षरों का उपयोग चिल्लाना माना जाता है।
• एक कंपनी-वाइड इंस्टेंट मैसेजिंग सिस्टम हालांकि अपनी उपलब्धता को इंगित करें। कर्मचारी तुरंत देख सकते हैं कि कौन ऑनलाइन है और सहायता के लिए उपलब्ध है।
• लिखित लक्ष्यों और कार्य सूचियों को सेट करें ताकि आपके अधीनस्थ को ठीक से पता चल जाए कि क्या काम करना है।