किसी संगठन में प्रभावी संचार विधियाँ

एक समूह के रूप में, छोटे व्यापार मालिकों को महान वार्ताकारों के रूप में जाना जाता है। आमतौर पर, उनके पास बहुत कुछ होता है - अर्थात्, वे उत्पाद या सेवाएँ जो उनके जीवन के जुनून के साथ-साथ उनके व्यवसाय का भी प्रतिनिधित्व करते हैं। फिर भी यह "उपहार के लिए उपहार" जरूरी प्रभावी संचार में अनुवाद नहीं करता है। उसी तरह जो सुनने और पढ़ने से अलग होता है, समझ की गारंटी नहीं देता है, केवल बात करने से हमेशा उपयोगी संचार नहीं होता है। और क्या एक छोटा व्यवसाय स्वामी 10 कर्मचारियों या 100 का प्रबंधन करता है, वह एक निश्चितता पर बैंक कर सकता है: उसे हर दिन, स्पष्ट रूप से और कूटनीतिक रूप से जानकारी संवाद करने की उम्मीद की जाएगी।

उसकी संतुष्टि से अधिक इस योग्यता पर निर्भर करता है; उसके व्यवसाय का भविष्य उस पर निर्भर हो सकता है, वह भी - कम से कम यदि आप मानते हैं कि किसी व्यवसाय की वृद्धि कर्मचारी की संतुष्टि और प्रेरणा से जुड़ी है।

यही कारण है कि यह सबसे क्रियाशील छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए भी अपने सहज कौशल और समीक्षा को बेहतर बनाने के लिए समझ में आता है:

• एक छोटे व्यवसाय की बुनियादी संचार की जरूरत है।
• संचार के विभिन्न तरीके।
• कर्मचारियों को कैसे जानकारी का संचार किया जाना चाहिए। संगठनात्मक संचार की प्रभावी रणनीति। संगठनात्मक संचार की अनदेखी की लागत।

एक संगठन की संचार आवश्यकताएं क्या हैं?

लॉन्च के दिन से पहले, छोटे व्यवसाय के मालिक कई मुद्दों का सामना करते हैं जो उनके संचार कौशल (और उनके धैर्य) का परीक्षण करते हैं। उन्हें फोन, बिजली और इंटरनेट सेवाओं जैसी उपयोगिताओं की स्थापना करनी चाहिए। उन्हें कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देना चाहिए और डिलीवरी शेड्यूल पर बातचीत करनी चाहिए। उन्हें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनकी विपणन योजना चालाकी से चल रही है और उनकी लेखांकन प्रणाली लागू है। और, निश्चित रूप से, उन्हें उन लोगों के लिए विज्ञापन देना, साक्षात्कार करना और काम पर रखना होगा, जो उनके साथ काम करेंगे, क्योंकि वे नए व्यापार उद्यम को अपनाते हैं।

इन सभी मुठभेड़ों संचार के प्रकार के लिए अच्छा अभ्यास प्रदान करते हैं छोटे व्यवसाय के मालिक लॉन्च के दिन के लिए जिम्मेदार होंगे। मुद्दे स्वयं तुच्छ से होंगे ("रात में विस्फोट करने वाले सोडा को किसने छोड़ा? रात भर में विस्फोट हो गया?") बेहद महत्वपूर्ण ("एक नया प्रतियोगी बस नीचे ब्लॉक में चला गया है; यहां हम कैसे जवाब देंगे?")।

इस आंतरिक संचार के उद्देश्य आम तौर पर निम्नलिखित श्रेणियों में से एक या अधिक में आते हैं:

• सूचित करने के लिए, व्यापार संचार का अब तक का सबसे सामान्य रूप है। यह माना जाता है कि अच्छी तरह से सूचित कर्मचारी आमतौर पर काम पर बेहतर प्रदर्शन करते हैं, जब तक कि उन्हें दी गई जानकारी सटीक, सार्थक और सहायक हो। * सलाह देने के लिए, अक्सर निर्देश और प्रशिक्षण के रूप में।
• सुझाव, विचार और राय देने के लिए, जिसकी गुणवत्ता एक छोटे व्यवसाय के मालिक की स्थिति को आधिकारिक राय नेता के रूप में सील कर सकती है। * समझाने के लिए, और आदर्श रूप से जोर-जबरदस्ती के बजाय धीरे-धीरे विचारशील होने के तरीके से।

• प्रेरित करना -

  जब संचार भी प्रेरणादायक होता है, तो यह कर्मचारी की वफादारी बनाने और उसे बनाने के लिए चमत्कार कर सकता है। प्रतिक्रिया देने के लिए, विशेष रूप से प्रदर्शन लक्ष्यों पर। एक प्रक्रिया या परिणाम को नियंत्रित करने के लिए, जब तक आप संभावनाओं के बारे में सोचते हैं तब तक यह दुर्जेय लग सकता है। किसी भी व्यवसाय में कर्मचारियों को कुछ नीतियों, प्रक्रियाओं या प्रोटोकॉल का पालन करना चाहिए। इस तरह, एक प्रक्रिया या परिणाम को नियंत्रित करने से आपके छोटे व्यवसाय को आसानी से और बिना किसी रुकावट के चलाने में मदद मिल सकती है।

संचार के विभिन्न तरीके क्या हैं?

यहां तक ​​कि अगर आपने अपनी मासिक विपणन संचार योजना को मुश्किल से खोल दिया है, तो शायद आप विभिन्न प्रकार की रणनीति से प्रभावित होते हैं, जो आपकी मार्केटिंग टीम ने आपके लिए विकसित की है। जैसा कि होना चाहिए, खासकर किसी व्यवसाय के शुरुआती दिनों में।

यदि आप उन सभी पर नज़र रखने के बारे में चिंतित हैं, तो यह विशेष रूप से अच्छी खबर होगी कि आंतरिक संचार अनिवार्य रूप से दो अलग-अलग तरीकों से आते हैं: लिखित और मौखिक।

यह काफी सरल लग सकता है, लेकिन यह उन संभावनाओं पर विचार करने के लायक है जो दोनों तरीके प्रदान करते हैं:

• लिखित संचार में ईमेल, पत्र, मेमो, प्रस्ताव, पत्र, प्रशिक्षण नियमावली, नीतियां और सोशल मीडिया शामिल हैं। * मौखिक संचार में आमने-सामने संचार, व्यक्तिगत रूप से और समूहों में, और कई चैनलों, फोन और टेलीकांफ्रेंसिंग टूल शामिल हैं।

यहां तक ​​कि दो संचार विधियां आपको सोचने के लिए कुछ दे सकती हैं। दूसरे शब्दों में, आप कैसे जानते हैं कि किस पद्धति पर भरोसा करना है? यह स्थिति पर निर्भर करेगा, लेकिन लिखित संचार अधिक उपयुक्त हो सकता है जब:

• तत्काल प्रतिक्रिया आवश्यक नहीं है।
• संदेश अत्यधिक विस्तृत या जटिल है (इसका मतलब यह है कि इसे समझने के लिए कई बार पढ़ा जा सकता है)। प्राप्तकर्ता अस्थायी रूप से पहुंच से बाहर है। संदेश का एक स्थायी रिकॉर्ड वांछनीय है।

मौखिक संचार बेहतर विकल्प हो सकता है अगर:

• एक संदेश अत्यावश्यक या सामयिक है। सहभागिता या त्वरित प्रतिक्रिया आवश्यक है। संदेश सरल और सीधा है।
• कोई स्थायी रिकॉर्ड वांछित नहीं है।

कुछ छोटे व्यवसाय के मालिक एक तिहाई जोड़ते हैं - और अक्सर समान रूप से प्रभावी - विधि: अशाब्दिक संचार। यह एक मान्य बिंदु है, विशेष रूप से क्योंकि कई संचार अध्ययनों से पता चलता है कि लोग मौखिक संदेश का मूल्यांकन सामग्री के लिए उतना ही करते हैं जितना कि यह संवाद के माध्यम से किया जाता है जैसे कि स्वर, आंखों के संपर्क, चेहरे के भाव, शरीर की भाषा और रुख।

एक संगठन को कर्मचारियों के लिए सूचना का संचार कैसे करना चाहिए?

यदि आप पूछते हैं, तो आपको अपनी वितरण शैली के बारे में काफी रचनात्मक प्रतिक्रिया मिलने की संभावना है। लेकिन कोई भी कर्मचारी आपके संचार के तरीकों में खराबी नहीं कर पाएगा, यदि आप कुछ सिद्धांतों पर ध्यान दें:

• समय पर हो। यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें कि कर्मचारी आपसे समाचार और जानकारी सुनें, न कि किसी तीसरे पक्ष से। यदि जानकारी गोपनीय है, तो कहें। लोगों को संवेदनशील जानकारी के साथ भरोसेमंद माना जाता है; वास्तव में, वे अक्सर विश्वास के विस्तार से चापलूसी करते हैं। वे जानकारी के अभाव में गपशप करते हैं और अफवाह फैलाते हैं। ईमानदार हो। आप "पारदर्शिता" के विचार की सदस्यता ले सकते हैं या नहीं भी कर सकते हैं। कई बार ऐसा भी हो सकता है कि आप अपने कर्मचारियों को कुछ जानकारी न दें या न दें। लेकिन आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी आपके विश्वसनीय होने के लिए ईमानदार होनी चाहिए। तथ्यात्मक हो। आपकी विश्वसनीयता आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी की गुणवत्ता पर भी निर्भर करती है। इसलिए यदि कोई तृतीय-पक्ष स्रोत आपके मामले को हर तरह से प्रभावित करता है, तो उसे समर्थन के रूप में उपयोग करें।
• उद्देश्यपूर्ण बनें। आपके कर्मचारियों को आश्चर्यचकित होने के लिए कभी नहीं छोड़ा जाना चाहिए, "क्या बात थी?" वास्तव में, आपके पास एक लिखित या मौखिक संदेश की सामग्री की योजना बनाने से पहले स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्य होना चाहिए।
• स्पष्ट रहिये। जितना आसान लगता है, उससे अधिक स्पष्टता अभ्यास के साथ आती है। सरल, सटीक भाषा का उपयोग करके और जटिल शब्दों से बचकर अपने सीखने की अवस्था को बढ़ाएं। यह कहना नहीं है कि आपको संदेशों को "गूंगा" करना चाहिए; आपके कर्मचारी संभवतः अत्यधिक सूक्ष्म हैं। लेकिन अगर आपको डर है कि एक विचार या अवधारणा भ्रम पैदा कर सकती है, तो इसे एक उदाहरण या उदाहरण के साथ वापस कर दें ताकि आपका संदेश समझ में आ जाए।
• निष्पक्ष और सम्मानित रहें। किसी स्थिति के सभी पक्षों को प्रस्तुत करें, और पक्षपाती, अपमानजनक और आहत भाषा से बचें। यह याद रखने में मदद मिल सकती है कि एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप अपने संगठन के लिए टोन सेट करते हैं। और अगर आपके कर्मचारी आपको सुनते हैं, उदाहरण के लिए, एक प्रतियोगी को खुले तौर पर निराश करना, वे शायद ऐसा करने के हकदार महसूस करेंगे।
• आत्मविश्वास रखो। यदि आप संदेश के समय, प्रकृति या सामग्री के बारे में निश्चित नहीं हैं, तो अपनी बेहतर प्रवृत्ति का पालन करें और कार्य करने से पहले मामले को अधिक सोचें। लोगों को अक्सर झिझक और अनिश्चितता से उबरने की जल्दी होती है, और इस तरह के संदेह आपके संदेश को लगभग निश्चित रूप से कम कर देंगे।

प्रभावी संगठनात्मक संचार के प्रकार क्या हैं?

यदि आप संगठनात्मक संचार के विषय पर अपनी छाप डालने के लिए उत्सुक नहीं थे, तो आप एक छोटे व्यवसाय के स्वामी नहीं होंगे। इसके अलावा, क्या अच्छा है कि "उपहार के लिए उपहार" यदि आप चीजों को मिश्रण करने और अपना खुद का संचार "कॉकटेल" बनाने के लिए तैयार नहीं हैं?

स्वाभाविक रूप से, आप ऐसी रणनीतियों को अपनाना चाहेंगे जो आपकी व्यक्तिगत शैली और आराम के स्तर के पूरक हों। कई व्यापार मालिकों की तरह, आप पारंपरिक आउटरीच प्रयासों, विशेष रूप से आमने-सामने के मुकाबलों के साथ सबसे अधिक आरामदायक महसूस कर सकते हैं। लेकिन जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है और आप अपने कर्मचारियों को व्यस्त, उत्पादक और प्रेरित रखने के तरीकों की तलाश करते हैं, इनमें से कुछ परंपराएं पूरी करती हैं-नवीनता-रणनीतियाँ आपकी अच्छी सेवा कर सकती हैं:

• आवर्ती बैठकें, एक मोड़ के साथ। बैठकों के बारे में कोई नई बात नहीं है (या, कुछ कहेंगे, रोमांचक), लेकिन यह इस बात पर निर्भर करता है कि कौन उन्हें चला रहा है - और कैसे। यदि आप चाहें तो उन्हें "चेक-इन" कहें, लेकिन नियमित रूप से "समूह से मिलने" से कर्मचारियों को जवाबदेह और ध्यान केंद्रित रखा जा सकता है। यदि आप ध्यान के स्तर को कम करने के बारे में चिंता करते हैं, तो "स्टैंड अप" बैठकें करें, जिसमें हर कोई खड़ा रहता है। (सत्र बहुत कम हो सकते हैं।) वैकल्पिक रूप से, एक सर्कल में बैठें। या हर शुक्रवार को एक "राउंड-अप" शेड्यूल करें, एक उत्साहित नोट पर सप्ताह को समाप्त करने के लिए एक सामाजिक घंटे के लिए seguing।
• एक खुला और घूमता हुआ दरवाजा। ओपन-डोर नीतियां तूफान से या तो छोटे व्यवसाय की दुनिया को बिल्कुल नहीं ले रही हैं। लेकिन जब आप प्रतिमान उलटते हैं और अपने दरवाजे से चलते हैं और किसी बात, अनौपचारिक या अन्यथा के लिए कुर्सी खींचते हैं, तो अपने कर्मचारियों के आश्चर्य की कल्पना करें। यदि आप उदाहरण के लिए सही मायने में नेतृत्व करना चाहते हैं, और चाहते हैं कि कर्मचारी आपसे बात करने के लिए आपके दरवाजे के माध्यम से चलें, तो यह स्पष्ट करें कि आप मानते हैं कि खुले दरवाजे दोनों तरह से स्विंग करना चाहिए।
• अर्थ सहित उच्छिष्ट। नए कर्मचारियों को "सीखने के रूप में वे सीखते हैं" के लिए बोर्डिंग प्रक्रियाओं को नजरअंदाज करना आसान है, एक संरक्षक को निर्दिष्ट करके अपने सीखने की अवस्था को कम से कम छह महीने के लिए अपने गो-टू संसाधन के रूप में काम करेंगे। अन्य लाभ: मेंटर्स आमतौर पर स्थिति (अपने साथियों के बीच स्वस्थ प्रतिस्पर्धा को लुभाने वाले) को महत्व देते हैं और अक्सर बॉस (आप) को रचनात्मक आलोचना की रिपोर्ट करते हैं।

गरीब संगठनात्मक संचार के प्रभाव क्या हैं?

आप शायद समझ गए हैं कि प्रभावी संचार में समय लगता है। यह समय लगता है कि आप दो काम टीमों के बीच बहस को रेफरी करने की तुलना में एक शांत दोपहर के भोजन के रूप में आनंद लेंगे। जब आप किसी ध्वजवाहक कर्मचारी को प्रोत्साहित करने के लिए दालान में रहने के बजाय दिन के अंत में घर जाना चाहते हैं तो आपको समय लगता है। और यह समय लगता है जो आपको दिन के लिए अनप्लगिंग को स्थगित कर देता है और एक और देर रात के ईमेल का जवाब देने के बजाय सो जाता है।

प्रभावी संचार में समय और मेहनत लगती है, और जबकि आपके कार्यस्थल को एक उल्लेखनीय पत्रिका द्वारा "काम करने के लिए सबसे अच्छे स्थान" में से एक नहीं माना जा सकता है, फिर भी इसे खराब संचार के कुछ सबसे अधिक हानिकारक नकारात्मक परिणामों से पीड़ित नहीं होना चाहिए, जिसमें शामिल हैं:

• कम उत्पादकता। कर्मचारी, जो असंतुष्ट, असंतुष्ट या असंतुष्ट महसूस करते हैं, अपने साथियों के साथ काम करने में समय बिता सकते हैं; दूसरों को काम के समय में अपना ध्यान आकर्षित करने के लिए गैर-कार्यकलाप मिलेंगे।
• छूटी हुई डेडलाइन। जो कर्मचारी किसी कार्य को पूरा करना नहीं जानते हैं वे निश्चित रूप से इसके साथ संघर्ष करेंगे। * अधिक लगातार अनुपस्थिति। उन भावनाओं में से एक के साथ कुश्ती करने वाले कर्मचारियों को अक्सर काम के लिए दिखाने में कठिनाई होती है। वे बीमार हैं, ठीक है - पाश से बाहर निकलने का।
• भारी कारोबार। हर कोई जानता है कि असंतुष्ट कर्मचारी जो महसूस करते हैं कि उनके पास कार्यस्थल में आवाज नहीं है, छोड़ने के द्वारा अपने मुखर डोरियों में टूटने का फैसला करते हैं।
• कार्यस्थल की चोटों की अधिक संख्या। यह अनुसरण करता है कि उचित प्रथाओं के बारे में गलत सूचना देने वाले या बिना सूचना के काम करने वाले कर्मचारी अधिक गलतियाँ करते हैं और काम पर अधिक दुर्घटनाएँ होती हैं।
• गरीब ग्राहक सेवा। एक और निश्चितता: एक छोटे व्यवसाय के बारे में लगभग सब कुछ पूर्ण चक्र आता है, मालिक के साथ शुरू होता है, कर्मचारियों के पास जाता है और ग्राहक के साथ समाप्त होता है। अच्छी सेवा या तो एक सुखद परिणाम है या संगठनात्मक संचार की उदास हताहत है।

इस पृष्ठभूमि के खिलाफ, नवाचार एक मौका नहीं खड़ा करता है - और न ही, शायद, वह व्यवसाय करता है जिसमें आपने बहुत सारी आशाएं निवेश की हैं। हालांकि, समर्पण और अभ्यास के साथ, हर छोटा व्यवसाय स्वामी एक प्रभावी कार्यस्थल संचारक बनना सीख सकता है। आखिरकार, छोटे व्यवसाय के मालिक महान वार्ताकारों से अधिक हैं; एक समूह के रूप में, वे ओवर-अचीवर्स भी कर सकते हैं।