कैसे एक चालान प्रारूप करने के लिए

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपकी आजीविका आपके ग्राहकों को समय पर ढंग से भुगतान करने की आपकी क्षमता पर केन्द्रित होती है। यदि आप बड़ी कंपनियों, या यहां तक ​​कि छोटे खातों के लिए प्राप्य प्रक्रियाओं में सख्त प्रक्रियाओं से निपटते हैं, तो एक उचित स्वरूपित इनवॉइस वितरित करने से समय पर भुगतान करने या कंपनी को छांटने और भुगतान को मंजूरी देने का इंतजार करने में अंतर हो सकता है। इसके अतिरिक्त, एक उचित स्वरूपित इनवॉइस आपके लेखांकन टीम के भुगतानों को ट्रैक करने और विवादों को निपटाने में मदद कर सकता है। किसी वर्ड प्रोसेसिंग या स्प्रेडशीट एप्लिकेशन में इनवॉइस टेम्पलेट को शिल्प करना सरल है; इसे पेशेवर रूप देने के लिए समय निकालें।

1।

चालान के शीर्ष पर बुनियादी चालान जानकारी प्रदान करें। चालान की तारीख, बिक्री के किसी भी भुगतान की शर्तों और शिपिंग विवरण शामिल करें। अतिरिक्त जानकारी के लिए एक संदर्भ फ़ील्ड प्रदान करें जैसे कि ग्राहक का क्रय ऑर्डर नंबर या अन्य संदर्भ।

2।

चालान का नंबर। प्रत्येक चालान को विशिष्ट रूप से क्रमांकित किया जाना चाहिए ताकि इसे आपकी पुस्तकों में व्यक्तिगत रूप से ट्रैक किया जा सके। जबकि व्यवसाय अपने चालानों की संख्या के लिए कई योजनाओं का उपयोग करते हैं, कई बार चालान बनाने और ग्राहकों की पहचान करने के लिए उपसर्गों का उपयोग करते हैं। एक इनवॉइसिंग सिस्टम में जो इस नंबरिंग सिस्टम का उपयोग करता है, 12-004-1994 2012 में भेजे गए इनवॉइस को ग्राहक संख्या 004 में भेज सकता है, जो उस वर्ष भेजे गए 1, 994 वें इनवॉइस को दर्शाता है।

3।

"रेमिट टू:" क्षेत्र में चालान के शीर्ष पर अपने व्यवसाय का नाम, पता और टेलीफोन नंबर शामिल करें। यह जानकारी अक्सर चालान पर दाहिने हाथ के मार्जिन के साथ जोड़ दी जाती है।

4।

इनवॉइस पर क्लाइंट का नाम, "बिल टू टू" फ़ील्ड में शामिल करें। यह व्यापार नाम, स्थान और टेलीफोन नंबर सहित संभव के रूप में विशिष्ट होना चाहिए, और यदि लागू हो, तो ग्राहक के प्रतिनिधि का नाम जिसने सामान खरीदा है। कुछ कंपनियों को भुगतान करने से पहले चालान को प्रमाणित करने के लिए प्रत्येक प्रतिनिधि की आवश्यकता होती है, इसलिए किसी कर्मचारी को संदर्भित करने में विफल होने से भुगतान में देरी हो सकती है। यह जानकारी आम तौर पर शीर्ष के पास होती है, बाएं हाथ के मार्जिन के साथ गठबंधन की जाती है।

5।

सभी खरीद की एक आइटम सूची प्रदान करें; यह इनवॉइस के थोक बनाता है। अंतरिक्ष को बचाने के लिए, आप प्रत्येक आइटम, उसकी कीमत और अलग-अलग कॉलम में बेची जाने वाली वस्तुओं की कुल संख्या को सूचीबद्ध कर सकते हैं, जो आइटम के लिए कुल लाइन के साथ समाप्त होती हैं।

6।

चालान पर बिक्री को सारांशित करने के लिए कुल सभी लाइन-आइटम योग। खरीदे गए सामानों के लिए चालान के शरीर में शिपिंग शुल्क या वित्त शुल्क जैसे किसी भी अतिरिक्त शुल्क को सूचीबद्ध करें। प्रत्येक चार्ज को विवरण के साथ सूचीबद्ध करें।

7।

चालान के तल पर एक भव्य कुल प्रदान करें। यह दर्शाता है कि आप ग्राहक से चालान पर वितरित सभी सेवाओं के लिए भुगतान करने की अपेक्षा करते हैं। देय तिथि और भुगतान के रूपों को शामिल करें, जैसे चेक या मनी ट्रांसफर।