एक ईमेल में कंपनी के अधिकारी को कैसे नमस्कार करें

प्रोटोकॉल और शिष्टाचार व्यापार में अत्यधिक दर। शायद जब आप एक निरपेक्ष अजनबी ऊपर चले गए और आपको नाम से पुकारा गया तो आप चौंक गए होंगे - जब तक आपको एहसास नहीं हुआ कि आपके पास अभी भी अपने गैपेल पर एक नाम टैग है। जब आप नाराज नहीं हुए होंगे, तो यह एक उदाहरण था कि एक बहुत-आकस्मिक दृष्टिकोण कैसे हो सकता है; निश्चित रूप से इस तरह की धारणा नहीं है जिसे आप एक कॉर्पोरेट कार्यकारी के साथ पहले संचार में बनाना चाहते हैं जिसे आप शायद ही जानते हों। भले ही शिष्टाचार मानकों ने अधिक आकस्मिक व्यवहार का पक्ष लिया है, पहले छापें अभी भी एक सावधान दृष्टिकोण तय करती हैं। अच्छे शिष्टाचार के लिए आप कभी भी दोषी नहीं हो सकते।

1।

उस कॉरपोरेट अधिकारी को असिस्टेंट को कॉल करें, जिस पर आप लिख रहे हैं। बताएं कि आप एक ईमेल भेज रहे हैं और उचित ईमेल पते के बारे में सुनिश्चित करना चाहते हैं, अधिकारी के नाम की वर्तनी और वह कैसे संबोधित करना पसंद करते हैं। यह एक मानक अनुरोध है, और सहायक को आपके सवालों के जवाब देने में खुशी होगी और आपको उस विषय पर संपर्क करने के तरीके के बारे में कुछ संकेत भी दे सकते हैं जिसके बारे में आप लिख रहे हैं।

2।

मानक ईमेल प्रारूप का उपयोग करें और ईमेल स्टेशनरी, इमोटिकॉन्स या प्यारा ग्राफिक्स से बचें। कई कंपनियाँ सुरक्षा को संरक्षित करने के लिए अपने इनबाउंड ईमेल से HTML कोडिंग को हटा देती हैं। यह ग्राफिक्स, विशेष फोंट और बोल्डफेस या इटैलिक्स से मुक्त एक पाठ संदेश छोड़ देता है।

3।

यदि आप अधिकारी का नाम नहीं जानते हैं तो "डियर सर" (या मैडम) का उपयोग करके अपना पत्र शुरू करें। अन्यथा, "प्रिय श्री उपनाम।" "प्रिय सुश्री उपनाम" को व्यावसायिक सेटिंग में उचित माना जाता है।

4।

व्यक्ति के पेशेवर पदनाम का उपयोग करें, जैसे "जेन डो, सीपीए" या "जॉन स्मिथ, पीएचडी।" वकीलों के लिए, "जेन डो, एस्क्वायर" या "जॉन स्मिथ, एटॉर्नी एट लॉ।" पेशेवर पदनाम का उपयोग करते समय, नाम से श्री या सुश्री को छोड़ दें। व्यावसायिक पत्राचार लिखते समय केवल पेशेवर पदनाम का उपयोग करें; अन्यथा, श्री या सुश्री का उपयोग करें

5।

फूल गद्य, कठबोली या फ़्लिप्टेंट टिप्पणियों से बचें। अपने व्यापार संचार को व्यापार की तरह रखें। एक पारंपरिक "ईमानदारी से" या "सर्वश्रेष्ठ संबंध" के साथ बंद करें और अपने पूरे नाम पर हस्ताक्षर करें। अपने उपनाम का उपयोग न करें जब तक कि यह सामान्य रूप से व्यवसाय सेटिंग्स में कैसे संबोधित किया जाता है।

टिप

• सभी सफल व्यावसायिक पत्राचार के पीछे मार्गदर्शक सिद्धांत उस व्यक्ति के लिए सम्मान है जिसे पत्र संबोधित किया जाता है। इसका मतलब बहुत सारी भव्य तारीफ और वफादारी का वादा नहीं है। इसका सीधा सा मतलब है कि एक सुखद व्यापारिक लहजा और संदेश को संक्षिप्त और संक्षिप्त रखना।

चेतावनी

• किसी व्यवसाय में व्यक्तिगत मेल न भेजें। यदि आप किसी रेस्तरां में किसी से मिलते हैं, तो यह उल्लेख करना उचित है कि आपके पास एक अद्भुत बातचीत क्या थी, लेकिन हॉट बेब के बारे में उस हिस्से को छोड़ दें जो वह था या आप दोनों शराब के नशे में थे। व्यापारिक पत्राचार में कभी भी ऐसा कुछ न रखें जिसे आप कानून की अदालत में प्रोजेक्शन स्क्रीन पर दोबारा नहीं देखना चाहेंगे।