प्रशासनिक सहायक निर्देश पुस्तिका कैसे लिखें

एक प्रशासनिक सहायक आपके अधिकारियों और अन्य स्टाफ सदस्यों को कार्यालय में आपूर्ति, शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट्स और मीटिंग्स के साथ रखता है और आवश्यकतानुसार फोन का जवाब देता है। आपके व्यवसाय के लिए काम करने वाले प्रशासनिक सहायक केवल उतने ही अच्छे होते हैं जितना कि आप उनके लिए लिखी गई निर्देश पुस्तिका। यह मैनुअल आपकी कंपनी की अपेक्षाओं का विवरण देता है और जलवायु और संस्कृति के बारे में बताता है। इसका उपयोग यह बताने के लिए करें कि विशिष्ट कार्यों को करने के साथ-साथ आचरण के नियमों को कैसे पूरा किया जाए।

अनुदेश मैनुअल के लिए एक कवर पेज बनाएं। मैनुअल को एक सरल शीर्षक दें, जैसे "प्रशासनिक सहायक मैनुअल और हैंडबुक।" कवर पेज पर अपने व्यवसाय का नाम और उसका पता शामिल करें।

दूसरे पृष्ठ पर सामग्री की एक तालिका बनाएँ। उन सभी विषयों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप मैनुअल में शामिल करेंगे, जैसे "फोन का उत्तर देना और संदेश ले जाना, " "डिक्टेशन और ट्रांसक्रिप्शन, " और "ऑर्डर ऑफ़िस सप्लाई"। आपके द्वारा सूचीबद्ध विषय प्रशासनिक सहायकों की जिम्मेदारियों पर निर्भर करते हैं। कार्य करने के निर्देशों के अलावा, "अनुपस्थिति नीति, " "ब्रेक, " "लाभ और वेतन" जैसी सामग्री शामिल करें और अन्य प्रासंगिक जानकारी एक सहायक को एक कर्मचारी के रूप में आवश्यक होगी।

प्रत्येक विषय के लिए एक शीर्षक बनाएँ।

बुलेटेड या क्रमांकित सूची का उपयोग करके प्रत्येक कार्य के चरणों को सूचीबद्ध करें ताकि सहायक कार्य की प्रगति को स्पष्ट रूप से देख सकें। कार्य का कोई पूर्व ज्ञान न मानें; उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ को टाइप करने के लिए वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम को खोलने के लिए सहायक को निर्देश दें।

प्रत्येक कार्य को करने के तरीके का वर्णन करने के लिए स्पष्ट भाषा का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "हेलो! फोन [बिजनेस नेम] के लिए धन्यवाद!" कहकर फोन का जवाब दें। यह [आपका नाम] है, मैं आपकी मदद कैसे कर सकता हूं? " संदेश लेते समय या किसी अन्य व्यक्ति को कॉल स्थानांतरित करने से पहले उन्हें कॉल से एकत्रित की जाने वाली जानकारी को सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, सहायक को कॉलर के नाम को नीचे ले जाना चाहिए, जहां वह कॉल कर रहा है और कॉल का उद्देश्य।

निर्देश पुस्तिका को सहेजें और प्रिंट करें। कागजों के बाईं ओर पंच छेद करें, फिर उन्हें बांधने की मशीन में डालें।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कंप्यूटर और वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर

• मुद्रक

• कागज़

• छेद बनाना

• 2-इंच 3-रिंग बांधने की मशीन

टिप

• अपने कंप्यूटर पर सेव किए गए इंस्ट्रक्शन मैनुअल की एक बैकअप कॉपी अपने पास रखें ताकि आप उसे आवश्यकतानुसार संशोधित और पुन: प्रिंट कर सकें।

2016 सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए वेतन सूचना

यूएस ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स के अनुसार, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने 2016 में $ 38, 730 का औसत वार्षिक वेतन अर्जित किया। कम अंत पर, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने $ 30, 500 का 25 वां प्रतिशत वेतन अर्जित किया, जिसका अर्थ है कि इस राशि से 75 प्रतिशत अधिक कमाई हुई। 75 वाँ प्रतिशत वेतन $ 48, 680 है, जिसका अर्थ है कि 25 प्रतिशत अधिक कमाते हैं। 2016 में, 3, 990, 400 लोग अमेरिका में सचिव और प्रशासनिक सहायक के रूप में कार्यरत थे।