इंसेंटिव लेटर कैसे लिखें

प्रोत्साहन पत्र को कभी-कभी बोनस पत्र कहा जाता है, और इसका उपयोग किसी कर्मचारी या कर्मचारियों के समूह को यह बताने के लिए किया जाता है कि वे बोनस प्राप्त कर रहे हैं। व्यवसाय मालिकों को केवल एक चेक भेजने से अधिक करके, प्रोत्साहन की सद्भावना को अधिकतम करना चाहिए। लोगों को बताएं कि उन्हें क्या और क्यों मिल रहा है।

शायद आपके पास एक साल का अंत समारोह हो सकता है, शीर्ष कर्मचारियों को सम्मानित करते हुए, सभी को प्रोत्साहन क्लब में रहने का कारण देने के लिए। प्रोत्साहन पत्र लिखना मुश्किल नहीं है, और यह मानक व्यवसाय पत्र प्रारूपण का अनुसरण करता है।

पत्र को प्रारूपित करना

व्यावसायिक पत्रों के लिए उपयोग किए जाने वाले ब्लॉक स्वरूपण का पालन करें। इसका मतलब है कि सभी नए पैराग्राफों को बायीं मार्जिन के साथ संरेखित करना, और पैराग्राफ और अनुभागों को एक रिक्त स्थान द्वारा अलग करना। प्रत्येक अनुच्छेद या अनुभाग एक ब्लॉक है। अधिकांश व्यावसायिक पत्र 11 या 12 के फ़ॉन्ट आकार के साथ एक एरियल या कूरियर फ़ॉन्ट का उपयोग करते हैं, लेकिन आपके व्यवसाय जो आमतौर पर व्यापार पत्राचार के लिए उपयोग करते हैं, उसके साथ रहना है।

प्राप्तकर्ता को बधाई

अगर किसी को प्रोत्साहन मिला है, तो इसका मतलब है कि उन्होंने एक लक्ष्य हासिल कर लिया है। यदि एक समूह या पूरे स्टाफ को प्रोत्साहन मिलता है, तो इसका मतलब है कि सामूहिक टीम ने कंपनी को एक विशिष्ट लक्ष्य पूरा करने में मदद की। उपलब्धि पर प्राप्तकर्ताओं को बधाई देना सुनिश्चित करें। यह उन्हें अच्छा लगता है और सराहना करता है।

जबकि कुछ लोग पैसे से सख्ती से प्रेरित होते हैं, अन्य लोग मान्यता से प्रेरित होते हैं। मान्यता यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि आपके प्राप्तकर्ता अगले साल के लक्ष्यों को मारने के लिए प्रेरित हों।

लक्ष्य मेट को परिभाषित करना

यह एक बात है, "बधाई! और यहाँ आपका प्रोत्साहन है।" उपलब्धि की समीक्षा करना दूसरी बात है। लक्ष्य को परिभाषित करना और उपलब्धि की समीक्षा करना, भले ही यह केवल कुछ पंक्तियाँ हों, जो कर्मचारियों को ठीक वही याद दिलाएंगी जो उन्होंने किया था। एक बार फिर, प्रोत्साहन पिछले काम के लिए केवल एक इनाम नहीं है, यह भविष्य के विकास के लिए एक प्रेरक है।

लोग प्रोत्साहन की सराहना करते हैं जब उन्हें यह याद दिलाया जाता है कि उन्होंने क्या हासिल किया। आखिरकार, अधिकांश प्रोत्साहन बड़े लक्ष्यों पर आधारित होते हैं जो आसानी से प्राप्त नहीं होते हैं। यह आगे उस कर्मचारी को दिखाता है जिसे आप किए गए प्रयास को समझते हैं। यदि आप किसी उत्सव समारोह या रात्रिभोज का आयोजन कर रहे हैं, तो यह दूसरों को यह जानने की सुविधा भी देता है कि जब प्रयास किया जाता है तो वास्तव में क्या संभव है।

इंसेंटिव का जश्न मनाना

प्रोत्साहन के जश्न के बिना कोई भी प्रोत्साहन पत्र पूरा नहीं होता है। एक बार फिर, व्यक्ति को उनकी कड़ी मेहनत और राज्य के लिए बधाई दें कि आप अगले साल फिर से सूची में उनका नाम देखने के लिए उत्सुक हैं। प्रोत्साहन की राशि बताएं, अगर यह नकद प्रोत्साहन था। यदि यह एक अलग प्रोत्साहन था, जैसे कि एक यात्रा, यात्रा का विवरण दें।

कंपनी को एक बेहतर जगह बनाने के लिए वह जो कुछ भी करता है उसके लिए कर्मचारी को धन्यवाद दें, पत्र को समाप्त करें और उस पर हस्ताक्षर करें। एक रबर हस्ताक्षर स्टैम्प का उपयोग न करें क्योंकि प्रोत्साहन मनाया जाना चाहिए और इसे सामान्य प्रक्रिया में नहीं बदलना चाहिए। यदि संभव हो तो प्रत्येक पर हस्ताक्षर करने के लिए समय निकालें। बेशक, अगर यह 3, 000 कर्मचारियों के साथ एक कंपनी-व्यापी प्रोत्साहन बोनस है, तो यह संभव नहीं है, लेकिन निश्चित रूप से, यह केवल 10 या 20 प्रोत्साहन पत्रों के साथ संभव है।

टिप

• यदि कर्मचारी के लिए कर परिणाम हैं, तो इनको प्रोत्साहन में नोट करना अच्छा है। कुछ को सरल बताते हुए, "प्रत्येक प्राप्तकर्ता को एक फॉर्म 1099 भेजा जाता है। कृपया अपनी स्थिति के बारे में अपने कर सलाहकार से सलाह लें, " कर्मचारियों को सहायता प्राप्त करने के लिए बताना पर्याप्त है।