एक गलत आदेश के लिए एक ग्राहक को एक व्यवसाय ईमेल कैसे लिखें
गलत आदेश के संबंध में भेजे जाने पर व्यावसायिक ईमेल कई उद्देश्यों को पूरा करता है। यह एक कानूनी दस्तावेज, माफी और संकल्प के रूप में कार्य करता है। यह ग्राहक को बनाए रखते हुए, अशुद्धि को ठीक करने का प्रयास करता है। एक प्रभावी ईमेल स्पष्ट जानकारी और प्राप्य प्रक्रियाएं प्रदान करता है जो ग्राहक को ऑर्डर की रिज़ॉल्यूशन प्रक्रिया के माध्यम से सुचारू रूप से निर्देशित करता है।
1।
ईमेल को इलेक्ट्रॉनिक हार्ड कॉपी समझें। अपने व्यावसायिक ईमेल में एक मानक व्यवसाय पत्र के सभी औपचारिक आइटम शामिल करें। प्रतिक्रिया की तारीख को सूचीबद्ध करें और लागू आदेश संख्या और एक पेशेवर अभिवादन के साथ इसका पालन करें, जैसे कि "प्रिय डॉ। ए। स्मिथ" या "प्रिय श्री जॉन एफ। स्मिथ।"
2।
संक्षिप्त परिचय देने के लिए अपने ईमेल के पहले पैराग्राफ का उपयोग करें। अपना परिचय दें, आदेश की जानकारी को रेखांकित करें और ग्राहक को सुनिश्चित करें कि अशुद्धि को ठीक किया जाएगा।
3।
निम्नलिखित पैराग्राफ में आदेश की बारीकियों को समझाइए। उत्पाद जानकारी को सूचीबद्ध करें जो ग्राहक को वास्तव में जारी किए जाने के खिलाफ प्राप्त होनी चाहिए। गलत ऑर्डर को हल करने के लिए जो विकल्प उपलब्ध हैं, उनके बारे में बताएं और कंपनी रिजॉल्यूशन में तेजी लाने के लिए कदम उठाएगी, जैसे एक्सप्रेस शिपिंग या उसी दिन डिलीवरी। स्पष्ट और विनम्र रहें।
4।
सराहना दिखाने के लिए अंतिम पैराग्राफ का उपयोग करें। ग्राहक को उसके व्यवसाय और धैर्य के लिए धन्यवाद। प्रतिनिधि या विभाग की संपर्क जानकारी और व्यावसायिक घंटे प्रदान करें जो किसी भी प्रश्न और चिंताओं के साथ ग्राहक की सहायता कर सकता है। प्रश्न और चिंताओं के साथ विभाग से संपर्क करने पर ग्राहक को ऑर्डर नंबर का संदर्भ देने के लिए याद दिलाएं।
5।
व्यावसायिक ईमेल को "समापन" या एक साधारण "धन्यवाद" के रूप में समाप्त करें, सुनिश्चित करें कि आपके हस्ताक्षर में आपके व्यवसाय का शीर्षक और संपर्क जानकारी शामिल है, यदि यह समापन पैराग्राफ में शामिल जानकारी से अलग है।
6।
अपने ईमेल के लिए एक ब्लॉक-शैली प्रारूप का उपयोग करें, जिसमें सभी पाठ बाईं ओर से शुरू होते हैं। एक फ़ॉन्ट और आकार का उपयोग करें जो पढ़ने में आसान हो, जैसे कि टाइम्स न्यू रोमन 12 या एरियल 10, और प्रत्येक पैराग्राफ के बीच डबल स्पेस शामिल करें।
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