कैसे एक व्यापार पत्र लिखने के लिए जो एक नए उत्पाद का परिचय देता है

एक संभावित ग्राहक के लिए एक नया उत्पाद पेश करने के लिए एक व्यावसायिक पत्र की रचना करते समय, पत्र को स्पष्ट, आश्वस्त और सम्मोहक होना चाहिए। स्पष्टता सुनिश्चित करती है कि ग्राहक समझता है कि आप क्या कहना चाह रहे हैं। एक सम्मोहक संदेश ग्राहक को तुरंत कार्य करने के लिए आश्वस्त करता है और आपको उस नए उत्पाद के बारे में संपर्क करता है जो आपको पेश करना है।

लक्ष्य

अपना पत्र लिखने के लिए बैठने से पहले, यह सोचने के लिए कुछ समय लें कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक स्थापित ग्राहक से संपर्क कर रहे हैं, तो आपका लक्ष्य उसे अपने नियमित क्रम में नए उत्पाद को जोड़ने के लिए राजी करना है। इस प्रकार का पत्र सबसे प्रभावी होता है जब इसमें मौजूदा व्यापार संबंधों के अनूठे पहलुओं का उल्लेख होता है, इसलिए यह एक फॉर्म पत्र की तरह नहीं पढ़ा जाता है और ग्राहक को महत्वपूर्ण लगता है। यदि आप एक संभावित नए ग्राहक से संपर्क कर रहे हैं, तो लक्ष्य एक नियुक्ति पाने का हो सकता है ताकि आप बिक्री पिच बना सकें। इस प्रकार के पत्र के लिए तात्कालिकता की भावना अधिक उपयुक्त हो सकती है, क्योंकि लक्ष्य ग्राहक की ओर से तत्काल कार्रवाई को प्रेरित करना है।

लाभ

अपने नए उत्पाद की सभी विशेषताओं को लिखें और फिर उन सभी को लाभ के रूप में फिर से लिखें। उदाहरण के लिए, एक नई विंडो सिस्टम की ऊर्जा-दक्षता रेटिंग एक विशेषता है लेकिन कम हीटिंग बिल एक लाभ होगा। क्योंकि नई विंडो प्रणाली इतनी ऊर्जा कुशल है, इसलिए यह ग्राहक के पैसे बचा सकती है और उच्च हीटिंग बिल की समस्या को हल कर सकती है। आपका नया उत्पाद एक समस्या को हल कर सकता है, एक आवश्यकता को पूरा कर सकता है या एक सुखद अनुभव प्रदान कर सकता है, लेकिन ग्राहक इसे तभी खरीदेगा जब उसे विश्वास हो जाए कि यह इन चीजों में से एक या अधिक कर सकता है। सुनिश्चित करें कि आप हर सुविधा को इस तरह से समझाते हैं कि ग्राहक स्पष्ट रूप से यह देख सकता है कि यह उसकी समस्याओं को कैसे हल करता है, उसे कुछ ऐसी चीजें प्रदान करता है जिसकी उसे आवश्यकता होती है या वह चाहता है या मज़ेदार होगा।

संगठन

एक बार जब आप जानते हैं कि आपका लक्ष्य क्या है और आपके पास लाभों की एक सूची है, तो अपनी सूची को उस क्रम में पुनर्व्यवस्थित करें जो आपके लिए सबसे अधिक समझ में आता है और फिर आपके पत्र के पहले मसौदे की रचना करता है। पत्र को व्यवस्थित करने का एक तरीका यह है कि आप पहले कम से कम महत्वपूर्ण या आकर्षक लाभ को सूचीबद्ध करें और सबसे सम्मोहक और आकर्षक लाभ तक अपने तरीके से काम करें। ग्राहक के व्यवसाय के लिए पूछने से पहले सबसे महत्वपूर्ण लाभ को प्रकट करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि सबसे मजबूत बिक्री बिंदु उसके दिमाग में सबसे ऊपर है क्योंकि वह पत्र को पूरा करता है और निर्णय लेता है कि इसके बारे में क्या करना है। पत्र के अंत में, अपने ग्राहक को कुछ कार्रवाई करने के लिए कहें जो आपके लक्ष्य को पूरा करे। उदाहरण के लिए, आप ग्राहक से नए उत्पाद पर चर्चा करने के लिए अपॉइंटमेंट लेने के लिए कह सकते हैं।

पुनर्लेखन

आपके पास अपने पत्र का पहला मसौदा होने के बाद, किसी भी वर्तनी या व्याकरण की त्रुटियों को दूर करने के लिए सावधानीपूर्वक उस पर जाएं। सुनिश्चित करें कि पत्र में प्रत्येक कथन बिल्कुल स्पष्ट है और गलत नहीं समझा जा सकता है। पत्र का लहजा दोस्ताना होना चाहिए लेकिन बहुत आकस्मिक नहीं। यह उसी तरह से आपको आवाज़ देनी चाहिए जैसे कि ग्राहक आपको उत्पाद के बारे में बात करते हुए सुन सकता है। यदि पत्र में कुछ भी अस्पष्ट है, बहुत आकस्मिक है, बहुत सूखा है या जिस तरह से आप वास्तव में अपने रोजमर्रा के व्यापार की बातचीत में बात करते हैं, उसके विपरीत इसे सुधारने के लिए इसे फिर से लिखें। आमतौर पर अपने विचारों को अपने पहले मसौदे में लाना आसान होता है और फिर अपने दूसरे मसौदे में उन्हें स्पष्ट करना और उन पर फिर से विचार करना होता है।