प्रभावी सुरक्षा प्रक्रिया कैसे लिखें
सुरक्षा प्रक्रियाएँ समग्र या विभागीय सुरक्षा नीति के परिनियोजन चरण का प्रतिनिधित्व करती हैं। प्रत्येक प्रक्रिया एक कार्रवाई कदम है जो एक या अधिक सुरक्षा उद्देश्यों का समर्थन करती है। किसी भी सुरक्षा नीति को प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए स्पष्ट, अच्छी तरह से परिभाषित और अच्छी तरह से लिखित प्रक्रियाएं महत्वपूर्ण हैं। यह जानना महत्वपूर्ण है कि सुरक्षा प्रक्रियाओं को कैसे लिखना है जो प्रभावी रूप से दोनों को संवाद करते हैं कि कर्मचारियों को क्या चाहिए और जानना चाहते हैं।
सामान्य अनुशंसाएँ
स्पष्ट, अच्छी तरह से लिखित प्रक्रियाओं को तैयार करने के लिए सामान्य सर्वोत्तम अभ्यास सिफारिशों का पालन करें। एक कार्रवाई-उन्मुख, अनुदेशात्मक परिप्रेक्ष्य से लिखें प्रत्येक कदम के क्रम में इसे लेने की आवश्यकता है। सुरक्षा प्रक्रियाओं के गंभीर परिणाम हो सकते हैं यदि उनका ठीक से पालन नहीं किया जाता है, इसलिए प्रत्येक को एक काले-और-सफेद फैशन में लिखा जाना चाहिए, जो विषय, व्यक्तिगत निर्णय या व्यक्तिगत व्याख्या के लिए कोई जगह नहीं छोड़ता है। दर्शकों पर विचार करें और सही शब्दावली का उपयोग करके लिखें, पूर्ण रूप से समादेशों को वर्तनी दें और किसी भी शब्द को परिभाषित करें जो पाठकों - विशेष रूप से नए कामों - को समझ में न आए।
जानकारी इकट्ठा करें और समीक्षा करें
सुरक्षा नीति की गहन समीक्षा करके शुरू करें जिसके लिए आप एक प्रक्रिया अनुभाग जोड़ रहे हैं। नीति को उसके उद्देश्यों के घटकों में तोड़ दें और फिर प्रत्येक उद्देश्य को उप-घटकों की एक श्रृंखला में तोड़ दें जो अंततः कार्रवाई के चरणों में परिवर्तित हो जाएंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप जिस पॉलिसी पर काम कर रहे हैं, वह बिल्डिंग सिक्योरिटी को संदर्भित करती है, तो उद्देश्य बिल्डिंग एक्सेस, आपातकालीन निकासी और प्राधिकरण की लाइनों को संदर्भित कर सकते हैं। भवन पहुंच के लिए उप-घटकों में भवन में प्रवेश करने और बाहर निकलने के लिए प्रक्रियाएं शामिल हो सकती हैं, पहचान बैज प्राप्त करने और कर्मचारियों के लिए प्रक्रियाएं जो अपनी पहुंच पहचान भूल जाते हैं या खो देते हैं। सुरक्षा नीति के उद्देश्यों को बेहतर ढंग से समझने के लिए यदि आवश्यक हो तो विस्तृत नोट लें।
पहला ड्राफ्ट लिखें
पहले मसौदे को तैयार करें, जिसमें सुरक्षा प्रक्रिया को पूरा करने के लिए केवल वही जानकारी शामिल हो जो पाठक को चाहिए। सक्रिय आवाज़ का उपयोग करके और प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करने के लिए पर्याप्त शब्द और पर्याप्त शब्दों के साथ प्रत्येक पंक्ति को एक अलग लाइन पर लिखें। उदाहरण के लिए, भवन में प्रवेश करने की एक प्रक्रिया में "अपना आईडी कार्ड चेहरे को वेरिफिकेशन स्लॉट में सम्मिलित करना" जैसे कदम शामिल हो सकते हैं, "प्रवेश प्रकाश के हरे होने पर दरवाज़े के हैंडल को धकेलें" और मुख्य प्रवेश के माध्यम से एक व्यक्ति में प्रवेश करें पहर।
सटीकता के लिए सत्यापित करें
अंतिम चरण को तैयार करने से पहले प्रक्रिया में प्रत्येक चरण को स्पष्ट और समझने योग्य बनाने के लिए एक अभ्यास रन-थ्रू आचरण करें। यदि संभव हो तो, उन व्यक्तियों की सहायता को सूचीबद्ध करें, जिनसे प्रक्रिया के सही होने की आपकी धारणा सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया का पालन करने की अपेक्षा की जाएगी। आवश्यक के रूप में क्रिया या चरणों को संशोधित करें और फिर प्रक्रिया का परीक्षण करें। जब आप सुनिश्चित करें कि सुरक्षा प्रक्रियाएँ स्पष्ट, अच्छी तरह से लिखित और प्रभावी हैं, तो अंतिम संस्करण को शिल्प और वितरित करें।
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