धन वापसी के लिए एक पत्र कैसे लिखें

किसी भी छोटे व्यवसाय के मालिक को एक दुखी ग्राहक पसंद नहीं है, लेकिन ग्राहक के पक्ष में समस्याओं को हल करना हमेशा संभव नहीं होता है। यदि कोई ग्राहक आपके उत्पाद या सेवा पर खर्च किए गए धन के लिए धनवापसी का अनुरोध करता है, तो आपको सभी उपलब्ध सूचनाओं की समीक्षा करने और यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि क्या परिस्थितियां धनवापसी का वारंट देती हैं। यदि आप धनवापसी जारी नहीं करने का निर्णय लेते हैं, तो ग्राहक को उसे विनम्र लेकिन दृढ़ इनकार पत्र भेजकर शीघ्रता से अवगत कराएं, धनवापसी अनुरोध को घोषित करने के लिए अपने कारणों को स्पष्ट रूप से बताएं।

व्यावसायिक स्टेशनरी और सैल्यूटेशन का उपयोग करें

अपना पत्र लिखते समय कंपनी लेटरहेड का प्रयोग करें और मानक व्यवसाय पत्र प्रारूप का पालन करें। उदाहरण के लिए, दिनांक और ग्राहक का पूरा नाम और पता, साथ ही एक संक्षिप्त विषय पंक्ति - "विषय: आपका वापसी अनुरोध 10 मई, " शामिल करें। टोन सेट करने के लिए "प्रिय सुश्री स्मिथ:" जैसे औपचारिक अभिवादन के साथ खोलें।

एक फर्म, साहसी टोन में लिखें

दृढ़ लेकिन विनम्र भाषा का प्रयोग करें। अपने पहले कुछ वाक्यों में, धनवापसी अनुरोध को स्वीकार करें और परिस्थितियों पर शोध करने और अपने निर्णय पर पहुंचने के लिए आपने जो कदम उठाए हैं, उन्हें संक्षेप में बताएं। वाक्यांशों के साथ अपने मामले को मजबूत करें, जैसे "मैंने आपके अनुरोध के आसपास की स्थिति को व्यक्तिगत रूप से देखा है" या, "हमने आपके अनुबंध की शर्तों की समीक्षा करने के बाद हमारे प्रबंधक के साथ बात की थी।"

एक माफी माँगता हूँ

विनम्रता व्यक्त करें, लेकिन स्पष्ट रूप से बताएं कि आप अनुरोध को कम कर रहे हैं और अपने मुख्य पैराग्राफ में कारण प्रदान करते हैं। जब भी संभव हो अपने निर्णय को सही ठहराने के लिए एक विशिष्ट कंपनी नीति का हवाला दें।

उदाहरण

यदि कोई ग्राहक हाल ही में खरीदी गई घड़ी के लिए धनवापसी का अनुरोध कर रहा है, तो आपका पत्र पढ़ा जा सकता है:

"हमें खेद है कि आप अपनी नई घड़ी से नाखुश हैं, लेकिन हमने रिफंड जारी नहीं करने का फैसला किया है। निर्माता की नीति स्पष्ट रूप से बताती है कि घड़ी जलरोधक नहीं है और इसे पानी के नीचे नहीं पहना जाना चाहिए। आपने संकेत दिया था कि तैराकी करते समय आपने घड़ी पहनी थी। जो वारंटी को अमान्य करता है। "

अन्य मामलों में, आप अपने निर्णय की व्याख्या कर सकते हैं कि कंपनी की गारंटीकृत धनवापसी की अवधि समाप्त हो गई है, या ग्राहक को यह याद दिलाते हुए कि आइटम को एक अनुबंध के तहत बेचा गया था "जैसा कि स्थिति है - कोई वापसी या रिटर्न नहीं है।"

आप ग्राहक को महत्व देते हैं

अपने समापन पैराग्राफ में एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें जिसे आप ग्राहक के संरक्षण की सराहना करते हैं। यदि आप एक दीर्घकालिक या मूल्यवान ग्राहक से डरते हैं, तो धनवापसी के बजाय कम मूल्य की पेशकश करने पर विचार करें।

उदाहरण

एक वाक्यांश पर विचार करें जैसे:

"जब हम इस समय धनवापसी प्रदान करने में असमर्थ होते हैं, तो हम आपके व्यवसाय को महत्व देते हैं और आपको अपनी खरीदारी पर 15 प्रतिशत की छूट प्रदान करना चाहते हैं।"

एक अन्य विकल्प क्रेडिट की पेशकश करना होगा जो भविष्य की खरीद पर इस्तेमाल किया जा सकता है। यह सांत्वना रिफंड इनकार के झटका को नरम कर सकती है। अपने औपचारिक व्यापार हस्ताक्षर ब्लॉक के साथ पत्र को बंद करें, जिसमें आपका हाथ से लिखा हस्ताक्षर भी शामिल है।

भेजने से पहले प्रूफरीड लेटर

अपने पत्र को सावधानी से प्रूफ करें। किसी भी टंकण या व्याकरण की गलतियों को ठीक करें, एक स्वच्छ प्रति प्रिंट करें और फिर से हस्ताक्षर करें। एक विशेष रूप से मूल्यवान ग्राहक के लिए, या एक बड़े पैमाने पर धनवापसी अनुरोध के मामले में, किसी अन्य स्वामी या वरिष्ठ प्रबंधक को भेजने से पहले अपने पत्र की समीक्षा करने पर विचार करें।