एक कर्मचारी जो कोई लंबा काम नहीं करता है, यह बताते हुए एक पत्र कैसे लिखें

आपके सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद, यह संभावना है कि आपके व्यवसाय के स्वामित्व के कुछ बिंदु पर, आपका कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ देगा। चाहे कर्मचारी समाप्ति के कारण अधिक से अधिक अवसरों या पत्तियों के लिए छोड़ता है, या तो मामले में, आपको एक पत्र लिखना होगा, जिसमें कहा जा सकता है कि एक कर्मचारी अब आपके संगठन में काम नहीं करता है।

पत्र के लक्ष्यों को जानें

यह औपचारिक नोटिस कभी-कभी कार्यस्थल की घोषणा करने के लिए लिखा जाता है कि कर्मचारी ने कंपनी छोड़ दी है। लेकिन ज्यादातर मामलों में, यह एक पत्र है जो आप अपने विक्रेताओं, ग्राहकों और ग्राहकों को लिखते हैं, इसलिए उन्हें इस बारे में अवगत कराया जाता है कि कर्मचारी अब आपके व्यवसाय का प्रतिनिधित्व नहीं करता है और अब आपकी ओर से आदेश देने या सेवाएं देने के लिए अधिकृत नहीं है। पत्र लिखते समय इस श्रोताओं को ध्यान में रखें।

आपके पत्र का स्वर कर्मचारी के प्रस्थान की विशिष्ट परिस्थितियों पर निर्भर करेगा, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि आप पहले अपने पत्र के लक्ष्यों को सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, आपके उद्देश्य कर्मचारी के प्रस्थान के ग्राहक को सूचित करना और उस ग्राहक को आश्वस्त करना भी हो सकता है कि आपने अपने खाते को संभालने के लिए एक नया व्यक्ति पाया है ताकि चीजें समान रहेंगी। यदि कर्मचारी ने एक गैर-प्रकटीकरण समझौते पर हस्ताक्षर किए हैं, तो आपके लक्ष्य में इस तथ्य के ग्राहक को सूचित करना भी शामिल हो सकता है ताकि यह भविष्य में एक अजीब स्थिति पैदा न करे।

वर्किंग ड्राफ्ट बनाएं

आपका पहला वाक्य उत्कृष्ट सेवा प्रदान करने के लिए आपकी प्रतिबद्धता को सुदृढ़ करना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “ XYZ में, हम मानते हैं कि हमारे ग्राहकों को खुश और सुरक्षित बनाना हमारी पहली प्राथमिकता है, और हमने यह सुनिश्चित करने में वर्षों बिताए हैं कि हमारे साथ आपका अनुभव हर समय पहली दर पर हो। “आपको ग्राहक को सूचित करना चाहिए कि कर्मचारी आपकी कंपनी को छोड़ रहा है।

आप मामले-दर-मामला आधार पर शामिल करने का विकल्प चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपका कर्मचारी छोड़ रहा है क्योंकि एक पति या पत्नी को दूसरे शहर में एक शानदार प्रस्ताव मिला है, तो आप इसका उल्लेख कर सकते हैं क्योंकि यह कर्मचारी को सकारात्मक रोशनी में रखता है। कर्मचारी के प्रस्थान के बारे में बताने के बाद, आप उस कर्मचारी की पहचान करना चाहते हैं जिसे आपने ग्राहक के खाते का प्रभार सौंपा है और उस व्यक्ति की संपर्क जानकारी प्रदान करते हैं।

उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “ मैंने आपका खाता संभालने के लिए कर्मचारी Y को सौंपा है, और मुझे विश्वास है कि उसकी विशेषज्ञता और आपकी इच्छा और आवश्यकताओं का ज्ञान इस संक्रमण को यथासंभव सहज बना देगा। आप कर्मचारी Y से 555-555-5555 पर या [email protected] पर ईमेल द्वारा संपर्क कर सकते हैं। "

क्लाइंट को आश्वस्त करें

इसके बाद, अपने ग्राहकों को आश्वस्त करें कि आप उनके व्यवसाय को महत्व देते हैं और आप किसी भी प्रश्न का उत्तर देने या किसी चिंता का समाधान करने के लिए उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “ हालाँकि कर्मचारी एक्स अब कंपनी के साथ नहीं है, बाकी लोगों ने आश्वासन दिया है कि हम आपको वह उत्कृष्ट सेवा प्रदान करते रहेंगे, जिसकी आप उम्मीद करते आए हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई समस्या नहीं है, इस संक्रमण के दौरान कोई समस्या, चिंता या प्रश्न होने पर कृपया मुझे ईमेल या फोन पर संपर्क करें। अगर मैं आपके लिए अधिक आरामदायक होगा तो मैं इन-पर्सन मीटिंग की व्यवस्था करने में भी खुश हूं । ”

प्रूफरीड और संशोधित करें पत्र

अपने पत्र को वरिष्ठ प्रबंधन कर्मचारियों को दें, जिन पर आप भरोसा करते हैं ताकि वे पत्र को प्रूफरीड और रिव्यू कर सकें। यह एक अच्छा विचार है कि नए संपर्क व्यक्ति जो आपके दिवंगत कर्मचारी की जगह ले रहे हैं, पत्र की भी समीक्षा करें। अपने कर्मचारियों के इनपुट और सुझाव प्राप्त करने के बाद, पत्र को तब तक संशोधित करें जब तक यह आपके द्वारा आवश्यक मानक को पूरा न कर दे।

संशोधित पत्र उन्हीं लोगों को दें, जिन्होंने पहले ड्राफ्ट की समीक्षा करके यह सुनिश्चित किया है कि आपने सभी प्रासंगिक विवरणों और सूचनाओं को शामिल किया है। पत्र पर हस्ताक्षर करें और इसे अपने ग्राहकों तक पहुंचाने की व्यवस्था करें।