बहीखाते के प्रकार

दो प्रणालियों में से एक का उपयोग करके पारंपरिक बहीखाता पद्धति का प्रदर्शन किया गया। एकाउंटेंट और बुककीपरों ने सिस्टम का उपयोग मैन्युअल रूप से कंपनी की पुस्तकों की गणना करने और संघीय नियमों के अनुसार वित्तीय विवरण प्रस्तुत करने के लिए किया। दो मुख्य प्रणालियां आज के डिजिटल युग में भी मौजूद हैं, लेकिन कंप्यूटर पर आपकी कंपनी के लिए बहीखाता कार्यों को करना बहुत आसान है। कई व्यवसाय के मालिक अपने स्वयं के बहीखाता करना चुनते हैं या ऑफ-साइट लेखांकन पेशेवरों के लिए शुल्क को आउटसोर्स करते हैं।

सिंगल-एंट्री सिस्टम

एकल-प्रविष्टि बहीखाता पद्धति का उपयोग उन व्यवसायों के लिए किया जाता है जिनके पास न्यूनतम या सरल लेनदेन होते हैं। यह प्रणाली नकद बिक्री और व्यावसायिक खर्चों को रिकॉर्ड करती है जो भुगतान किए जाने पर भुगतान किया जाता है। यह प्रणाली पारंपरिक रूप से उन व्यवसायों के लिए उपयोग नहीं की जाती है जिनमें प्राप्य खाते, देय खाते या कई पूंजी लेनदेन होते हैं। इस प्रणाली के तहत बहीखाता एंट्रीज़ संबंधित खातों से लेन-देन से मेल नहीं खाती हैं, जिससे ट्रेसिंग राजस्व और खर्च अधिक मुश्किल हो सकता है। संक्षेप में, एकल-प्रविष्टि प्रणाली में एक नकद बिक्री पत्रिका, एक नकद संवितरण पत्रिका और आपके बैंक विवरण शामिल होते हैं। राजस्व प्राप्त होने पर बिक्री पत्रिका के लिए एक प्रविष्टि बनाई जाती है, और एक व्यय का भुगतान होने पर संवितरण पत्रिका में प्रवेश किया जाता है। आपकी जर्नल प्रविष्टियों को आपके बैंक खाते के लेनदेन के साथ सामंजस्य स्थापित करना चाहिए।

दोहरी लेखा प्रणाली

डबल-एंट्री बहीखाता प्रणाली उन व्यवसायों के लिए उपयोग की जाती है जो नियमित रूप से अधिक जटिल लेनदेन करते हैं। वे कंपनियां जो प्राप्य खातों के माध्यम से आय एकत्र करती हैं और क्रेडिट पर माल और इन्वेंट्री प्राप्त करती हैं, इस पद्धति के लिए बेहतर अनुकूल हैं। यह प्रणाली एकल लेन-देन को आय या व्यय मद के रूप में पोस्ट करती है, फिर संबंधित खाते में लेनदेन का पता लगाने के लिए दूसरी प्रविष्टि बनाती है। उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहक से आय प्राप्त करते हैं, तो राजस्व को आय के रूप में पोस्ट किया जाता है और ग्राहक के खाते में भी पता लगाया जाता है। घटना में आपको ऑडिट किया जाता है या यह जानने की आवश्यकता होती है कि आय और व्यय भुगतान कहां से उत्पन्न हुए हैं, आपके पास जानकारी जल्दी से खोजने के लिए एक पेपर ट्रेल होगा। यह प्रणाली डेबिट और क्रेडिट का उपयोग करती है, जो आपके लेन-देन से प्रभावित प्रत्येक खाते में वृद्धि और घटने की एकाउंटेंट की भाषा है।

बहीखाता सॉफ्टवेयर

कई छोटे-व्यवसाय के मालिक वित्तीय गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए बहीखाता सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं। क्विकबुक और ऋषि जैसे कार्यक्रम - पूर्व में पीचट्री - डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति का उपयोग करते हैं, लेकिन आपको सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए विधि को अच्छी तरह से समझने की आवश्यकता नहीं होगी। ये कार्यक्रम अपेक्षाकृत उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं और आपको अपने लेनदेन को पूरा करने और पोस्ट करने के लिए जानकारी दर्ज करने के लिए प्रेरित करते हैं। सॉफ़्टवेयर के विभिन्न संस्करण मौजूद हैं, जिनमें मूल से लेकर व्यावसायिक क्षमताएँ हैं, और आप सॉफ़्टवेयर को डेस्कटॉप, ऑनलाइन या क्लाउड संस्करणों में खरीद सकते हैं।

आभासी बहीखाता

यदि एकल-प्रविष्टि और डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति का पूरा विचार आपको परेशान करता है, तो आप आभासी बहीखाता सेवाओं से लाभ उठा सकते हैं। एक वर्चुअल बुक कीपर महंगी सीपीए फीस या एक इन-हाउस बुककीपिंग कर्मचारी की आवश्यकता को समाप्त करता है। अधिकांश आभासी बहीखाताकर्ता इलेक्ट्रॉनिक रूप से आपकी बिक्री के चालान, व्यय प्राप्तियां और पेरोल लीडर स्वीकार करते हैं। मुनीम आपके लेनदेन को उपयुक्त पत्रिकाओं और लीडर को पोस्ट करता है, और आपको अपनी रिपोर्ट की एक प्रति ईमेल करता है। आभासी बहीखाता आमतौर पर सीपीए या पतित लेखाकार होते हैं जो निजी सीपीए फर्मों की तुलना में कम शुल्क रखते हैं।