रोजगार सत्यापन फ़ाइल सिस्टम के प्रकार

संयुक्त राज्य में, यह सुनिश्चित करना नियोक्ता की जिम्मेदारी है कि सभी कंपनी कर्मचारी काम करने के लिए कानूनी रूप से अधिकृत हैं। हालांकि इसका आधार सरल लग सकता है, यदि आप एक बड़े मानव संसाधन विभाग, या एक समर्पित मानव संसाधन व्यक्ति के बिना एक छोटे से व्यवसाय के मालिक हैं, तो कानूनी पेचीदगियों को समझना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। सौभाग्य से, आपके पास फाइलिंग सिस्टम बनाने के लिए रोजगार कानून में एक पृष्ठभूमि नहीं है जो आपको अपने कर्मचारियों की पात्रता जानकारी को व्यवस्थित करने में मदद करेगा।

I-9 प्रपत्र

यूएस सिटिजनशिप एंड इमिग्रेशन सर्विसेज के अनुसार, यूएस में सभी नियोक्ताओं को प्रत्येक किराए के व्यक्ति के लिए I-9 फॉर्म को पूरा करना होगा और उन्हें बनाए रखना होगा। इसमें अमेरिकी नागरिक और गैर-नागरिक दोनों शामिल हैं, जिनके पास फॉर्म के यूएस अनुभाग 1 में काम करने के लिए प्राधिकरण है, आमतौर पर कर्मचारी द्वारा भरा जाता है और इसमें कर्मचारी की जानकारी के लिए एक क्षेत्र शामिल होता है, जिसमें कानूनी नाम, जन्म तिथि, पता और सामाजिक सुरक्षा नंबर शामिल होते हैं। । अनुभाग 2 नियोक्ता द्वारा पूरा किया गया है और वह जगह है जहां नियोक्ता कर्मचारी के काम के प्राधिकरण दस्तावेजों से जानकारी भरता है। कुछ अनुमोदित कार्य प्राधिकरण दस्तावेजों में एक वैध चालक लाइसेंस और सामाजिक सुरक्षा संख्या, एक यूएस पासपोर्ट और एक स्थायी निवासी कार्ड शामिल हैं।

पूर्ण I-9 फॉर्म दाखिल करना

कई नियोक्ता कर्मचारी पहचान दस्तावेजों की प्रतियां बनाते हैं, जैसे कि ड्राइविंग लाइसेंस या पासपोर्ट। वे तब पूर्ण और हस्ताक्षरित I-9 फॉर्म को पहचान दस्तावेजों से अलग दर्ज करते हैं। I-9 फाइलें और पहचान दस्तावेज आमतौर पर सुरक्षित फाइलें हैं जो निजी या यहां तक ​​कि लॉक की गई हैं। नियोक्ता पहचान की चोरी को रोकने के साथ-साथ यह सुनिश्चित करते हैं कि व्यक्तिगत कर्मचारी की जानकारी निजी बनी रहे।

अनुप्रयोग फ़ाइलें

अधिकांश नियोक्ता फ़ाइल पर भी कर्मचारी आवेदन रखते हैं। हालांकि यह कानून द्वारा अनिवार्य नहीं है कि कर्मचारी आवेदन और I-9 फॉर्म अलग-अलग दाखिल किए जाएं, ज्यादातर एचआर विभाग ऐसा करते हैं। यह फाइलिंग प्रैक्टिस इसलिए की जाती है क्योंकि अगर आपको कभी USCIS या US श्रम विभाग से रोज़गार सत्यापन ऑडिट का सामना करना पड़ता है, तो कागज़ अनुप्रयोगों, गोपनीयता समझौतों और अन्य से भरी हुई सैकड़ों फ़ाइलों के माध्यम से खुदाई करने के बजाय जानकारी प्राप्त करना बहुत आसान हो जाएगा कर्मचारी प्रपत्र, जैसे दवा-स्क्रीनिंग परिणाम। I-9 को अलग से दाखिल करने का अन्य कारण यह है कि I-9 में आमतौर पर एक कर्मचारी की राष्ट्रीयता के बारे में जानकारी होती है। यदि यह जानकारी सुरक्षित रूप से दर्ज की जाती है, तो नियोक्ता अन्य कर्मचारियों को उनकी जातीयता के आधार पर किसी कर्मचारी के साथ भेदभाव करने से रोकने में सक्षम हो सकता है।

फाइलें रखना

USCIS में I-9 नहीं भेजा गया है - इसे नियोक्ता के पास रखा जाता है। यूएससीआईएस के अनुसार, इस फॉर्म को कम से कम तीन साल के लिए रखा जाना चाहिए जब वह किसी कर्मचारी के समाप्त होने की तारीख के बाद या कम से कम एक साल के लिए रखा जाए। कुछ कंपनियां न्यूनतम आवश्यकताओं से अधिक समय तक फाइल रखती हैं और पुराने I-9 के लिए अतिरिक्त फाइलिंग सिस्टम बनाती हैं।