बहीखाता पद्धति के लिए एक्सेल का उपयोग करना

Microsoft Excel के साथ किसी अन्य कक्ष या कार्यालय स्थान को समर्पित किए बिना अपनी टीम में एक कुशल बहीखाता पेशेवर जोड़ें। यद्यपि एक्सेल प्रत्येक दिन वाटर कूलर समाचार साझा नहीं करेगा, लेकिन यह चालान बुक करने और गणना करने सहित कई बहीखाता कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करता है। आप अपने वर्तमान बहीखाता कर्मचारियों की सहायता के लिए केवल उपकरण जोड़ना चाहते हैं या सॉफ्टवेयर लागू करना चाहते हैं जो कुछ राजकोषीय प्रक्रियाओं के बोझ से राहत दे सकते हैं, आप संख्याओं को चलाने में मदद करने के लिए एक्सेल पर भरोसा कर सकते हैं।

सामान्य व्यवस्था

हर संगठन की "किताबें" कंपनी चलाने वाले लोगों की तरह अलग होती हैं, लेकिन एक्सेल सामान्य बुककीपिंग स्प्रेडशीट को आसान बनाने की प्रक्रिया को आसान बनाने में मदद करता है। यहां तक ​​कि अगर आप अभी तक एक्सेल में काम करने से परिचित नहीं हैं, तो आप Word और Visio जैसे अन्य Microsoft Office कार्यक्रमों के टैब और रिबन को पहचान लेंगे। अपनी पहली मूल स्प्रेडशीट सेट करने के लिए, ग्रिड पर एक सेल में क्लिक करें और उसमें टाइप करें। ज्यादातर मामलों में, आपके शीर्ष पर जाने वाले शीर्ष लेखों की एक पंक्ति होगी और बाईं ओर नीचे चल रहे शीर्ष लेखों का एक स्तंभ होगा। आप एक ऐसी स्प्रेडशीट बनाना चाहते हैं जो आपके खातों को देय, प्राप्य, निवेश, संपत्ति, इन्वेंट्री, वेतन और अन्य चीजों को कवर करती हो, सभी को एक में ट्रैक करने के लिए, या प्रत्येक के लिए एक अलग शीट समर्पित करें। एक बार जब आप अपनी पहली स्प्रेडशीट सेट कर लेते हैं तो आप इसे एक टेम्प्लेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं और इससे अन्य बना सकते हैं।

टेम्पलेट्स

आप अपने अकाउंटिंग डिपार्टमेंट को एक्सेल के साथ बदलना नहीं चाह सकते हैं, लेकिन एक्सेल का टेम्प्लेट कलेक्शन आपके बहीखाते को काफी समय और मेहनत से बचा सकता है। फ़ाइल टैब के माध्यम से पाए जाने वाले एक्सेल के साथ उपलब्ध टेम्पलेट्स का अन्वेषण करें, जो चालान, बजट, रसीद फ़ॉर्म, रिपोर्ट, व्यवसाय विवरण और अन्य रूपों सहित पूर्व-निर्मित बहीखाता आवश्यक प्रस्तुत करता है। टेम्प्लेट खोलने पर आपको मैक्रोज़ से लेकर उन जगहों तक सब कुछ मिल जाएगा जहाँ आप केवल डेटा भर सकते हैं और इसे ग्राहक या सहयोगी को भेज सकते हैं। एक्सेल के सभी टेम्प्लेट आपके व्यवसाय के लिए पूरी तरह से अनुकूलित हो सकते हैं - वे "एक आकार सभी फिट" की आवश्यकता नहीं है। आप अपना लोगो और यहां तक ​​कि एक टैगलाइन भी जोड़ सकते हैं ताकि बहीखाता फॉर्म आपकी कंपनी के लिए एक विशिष्ट रूप ले।

मैक्रों और सूत्र

चाहे आप प्रोग्राम की गणितीय गणनाओं के साथ केवल डेटा या टिंकर के साथ कोशिकाओं को आबाद करने के लिए एक्सेल का उपयोग करते हैं, मैक्रोज़ और सूत्र आपके बहीखाते को अगले स्तर तक ले जा सकते हैं। स्वयं गणना करने के बजाय, जो संभावित त्रुटि के लिए जगह छोड़ता है, आप एक्सेल को प्रोग्राम कर सकते हैं - या शामिल गणनाओं का लाभ उठा सकते हैं - उन्हें आपके लिए करने के लिए। सूत्र टैब पर पाए गए फ़ंक्शंस के एक प्रकार हैं जिन्हें मैक्रोज़ कहा जाता है, जो छोटे सूत्र हैं जिन्हें एक्सेल आपके द्वारा नामित कोशिकाओं पर चलाता है। यह सेल सामग्रियों की एक पंक्ति को संक्षिप्त करने के समान सरल हो सकता है या जटिल हो सकता है जहां आपको एक ही स्प्रेडशीट पर कई अलग-अलग राज्यों के लिए बिक्री कर की गणना करने की आवश्यकता होती है। आप अपने स्वयं के मैक्रोज़ और फ़ार्मुलों को भी बना और सहेज सकते हैं, फिर उन्हें अधिक कुशल बहीखाता के लिए बार-बार उपयोग कर सकते हैं।

समीक्षा

एक्सेल आपको अपनी टीम के साथ बहीखाता जानकारी साझा करने के लिए तरीके प्रदान करता है। नवीनतम बहीखाता पद्धति का एक प्रारूप भेजें और सहकर्मियों से टिप्पणी की सुविधा का उपयोग करके अपनी चिंताओं के साथ इसे चिह्नित करने के लिए कहें, जो प्रत्येक टिप्पणी के लिए एक चिपचिपा नोट की प्रतिकृति देता है। आप ट्रैक परिवर्तन का भी लाभ उठा सकते हैं, जो एक ऑन-पेपर मार्कअप के समान है जहां संपादकों की टिप्पणियां एक अलग रंग में दिखाई देंगी, जिसमें क्रॉस-आउट, जोड़ और ग्रिड पर डेटा में परिवर्तन शामिल हैं। यह आवश्यक हो सकता है जब आप लेखांकन में एक गंभीर त्रुटि पर ठोकर खाते हैं या ऐसा कुछ जिसे आप आगे बढ़ने से पहले आंखों की एक और जोड़ी चाहते हैं।

किताबों से परे

चाहे आप बहीखाता जानकारी को इन्फोग्राफिक्स के रूप में देखना पसंद करते हैं या आप हितधारकों और अन्य समीक्षकों के लिए दस्तावेज तैयार करने की कोशिश कर रहे हैं, एक्सेल ग्रिड पर सिर्फ संख्या से अधिक प्रदान करता है। सम्मिलित टैब के चार्ट बटन में से एक पर क्लिक करके आप बहीखाता डेटा को पाई चार्ट, बार ग्राफ़ और अधिक, सभी कुछ क्लिकों में बदल सकते हैं। यह दिखा सकता है, उदाहरण के लिए, एक महीने में आपकी राजस्व धारा एक मासिक आधार पर टूट गई, जिससे आपके व्यवसाय ने कैसा प्रदर्शन किया है। आप अपनी कंपनी की शैली वरीयताओं और रंगों से मेल करने के लिए एक्सेल के चार्ट को भी अनुकूलित कर सकते हैं, साथ ही किसी भी समय चार्ट की उपस्थिति को अपडेट कर सकते हैं।

एक्सेल में बहीखाता पद्धति के लिए ग्रिड से आगे जाने का एक अन्य तरीका अन्य कार्यक्रमों के साथ इंटरफेस करने की क्षमता है। Excel बहीखाता जानकारी को Word दस्तावेज़ में डाला जा सकता है, उदाहरण के लिए, Word के सम्मिलित टैब के ऑब्जेक्ट बटन के माध्यम से। स्क्रैच से डेटा को फिर से बनाने के बजाय एक वार्षिक रिपोर्ट में एक स्प्रेडशीट जोड़ें। एक बार जब आप एक स्प्रेडशीट सम्मिलित करते हैं, तो आप इसे डबल-क्लिक कर सकते हैं और वास्तव में एक्सेल विंडो-इन-द-विंडो का उपयोग कर सकते हैं और सीधे वर्ड के साथ डेटा को जोड़ सकते हैं।