नकद संवितरण प्रणाली क्या है?

प्रत्येक छोटे व्यवसाय को एक नकद संवितरण प्रणाली की आवश्यकता होती है जो किसी कंपनी के नकद भुगतानों को कुशलतापूर्वक और सुरक्षित रूप से संभालती है। देय खातों, या ए / पी, नकद संवितरण के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है, और नकद भुगतान किए जाने पर अधिकांश लेनदेन ए / पी के माध्यम से संसाधित होते हैं। उचित प्रलेखन एक प्रभावी नकद संवितरण समारोह का हिस्सा है, और सभी नकद संवितरण को कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड पर दर्ज किया जाना चाहिए। नकदी संवितरण में अच्छे आंतरिक नियंत्रण की उपस्थिति महत्वपूर्ण है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि वैध लेनदेन के लिए नकद भुगतान किया जाता है।

देय खाते

ए / पी फ़ंक्शन किसी कंपनी के विक्रेता और लेनदार लेनदेन पर भुगतान को मंजूरी देने के प्रभारी है। A / P भुगतान का अनुमोदन केवल तभी करता है जब लेनदेन में सहायक दस्तावेज़ मौजूद हो। क्योंकि A / P लेन-देन अनुमोदन के लिए आवश्यक कागजी कार्रवाई से मेल खाता है, इसलिए यह बेहतर है कि यह विक्रेता या लेनदार को धोखाधड़ी या अवैध लेनदेन के भुगतान को रोकने के लिए वास्तविक भुगतान को रिकॉर्ड नहीं करता है।

लेनदेन दस्तावेज़

अधिकांश नकद संवितरण चालान भुगतान हैं। उदाहरण के लिए, जब इन्वेंट्री खरीदी जाती है, तो लेन-देन का भुगतान करने से पहले लेन-देन में एक खरीद ऑर्डर और व्यापारिक रसीद का एक प्रमाण होना चाहिए। सेवा के लिए, इनवॉइस एक अनुबंध का उल्लेख करना चाहिए जो पार्टियों के बीच नौकरी समझौते का विवरण देता है। गुम प्रलेखन एक अपूर्ण लेनदेन का संकेत हो सकता है, जैसे कि उत्पादों या सेवाओं की गैर-डिलीवरी, या धोखाधड़ी गतिविधि।

लेनदेन रिकॉर्डिंग

जब आपका व्यवसाय विशिष्ट मूल्य के साथ मूल्य की वस्तु खरीदता है या प्राप्त करता है, तो इसे एक देयता या नकद खाते में क्रेडिट के रूप में दर्ज किया जाता है। देयताओं के रूप में दर्ज किए गए क्रेडिट लेनदेन का भुगतान भविष्य की तारीख में किया जाता है और, एक बार आवश्यक दस्तावेज प्राप्त होने के बाद, देयता को डेबिट कर दिया जाता है और भुगतान राशि के लिए नकद जमा किया जाता है। वित्तीय रिकॉर्ड पर लेनदेन की रिकॉर्डिंग विक्रेता द्वारा जारी किए गए चेक या इलेक्ट्रॉनिक भुगतान के निर्माण के बाद होती है।

आतंरिक नियंत्रक

नकद संवितरण में अच्छे आंतरिक नियंत्रण नकदी के नुकसान को रोकने के लिए महत्वपूर्ण हैं। आदर्श रूप से, अवैध लेनदेन के भुगतान को रोकने के लिए, ए / पी स्टाफ को नकद संवितरण के प्रभारी नहीं होना चाहिए। कर्तव्यों का यह पृथक्करण आपके नकद खाते को सुरक्षित रख सकता है। यदि आपका व्यवसाय इस व्यवस्था के लिए बहुत छोटा है, तो ए / पी के साथ शामिल नहीं होने वाले कर्मचारी को हर महीने अपने बैंक खाते को समेटना होगा और यह सुनिश्चित करने के लिए नकद भुगतान का यादृच्छिक ऑडिट करना होगा कि क्या नकद भुगतान वैध लेनदेन के लिए हैं।