ईमेल नामकरण परंपराएँ क्यों महत्वपूर्ण हैं?

कई संगठनों के लिए, ईमेल आंतरिक और बाहरी संचार प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। ईमेल नामकरण सम्मेलनों से एक संगठन को अपने ईमेल खातों को प्रबंधित करने और एक मानक प्रारूप सुनिश्चित करने में मदद मिलती है। एक प्रकाशित मानक अराजकता को कम करता है और छोटे और बड़े दोनों समूहों के लिए वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करता है।

नामकरण सम्मेलनों को समझना

ईमेल नामकरण परंपराएं नियमों का एक समूह हैं जो एक संगठन के भीतर नए ईमेल पतों के निर्माण पर लागू होती हैं। छोटे और बड़े समूह एक जैसे नामकरण सम्मेलनों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए करते हैं कि प्रत्येक व्यक्ति का एक अनूठा पता हो। सामान्य नियम मानक ईमेल पते के गठन के साथ शुरू होते हैं, जैसे कि, "[email protected]।" संगठन के आकार के आधार पर, विभिन्न परिस्थितियों को संभालने के लिए नियम तेजी से जटिल हो जाते हैं: उदाहरण के लिए, समान शब्द, कई शब्दों के साथ नाम, हाइफ़न किए गए नाम या विराम चिह्न के साथ नाम।

उपलब्धता

नामकरण सम्मेलनों से एक संगठन को प्रत्येक नए व्यक्ति के लिए ईमेल पते की उपलब्धता सुनिश्चित करने में मदद मिलती है। कई नामकरण मानक किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत जानकारी पर आधारित होते हैं: नाम, वर्ष या स्थिति शीर्षक। प्रत्येक व्यक्ति के लिए अद्वितीय जानकारी का उपयोग करके, एक संगठन ओवरलैप से बचता है। बड़े संगठनों के लिए, नामकरण परंपराएं मानक नियम के अपवादों को निर्दिष्ट करके समान नाम या शीर्षक वाले लोगों के लिए बाधाओं को कम करने में मदद करती हैं: एक दूसरा जॉन डो "[email protected], " या "[email protected]" बन जाता है। । "

पूर्वानुमान

ईमेल नामकरण परंपराएं आंतरिक और बाहरी दोनों तरह के पूर्वानुमान के कुछ स्तर की अनुमति देती हैं। ऐसे संगठन के लिए, जो ग्राहकों या इच्छुक पार्टियों के साथ संचार का स्वागत करता है, नामकरण परंपराएं बहुत अधिक अनुमानित हैं। एक विश्वविद्यालय उदाहरण के लिए छात्र के ईमेल के लिए पहले और मध्य नाम के साथ-साथ अंतिम नाम का उपयोग कर सकता है, जिससे यह पता लगाना आसान हो जाता है कि किसी से कैसे संपर्क किया जाए। एक व्यवसाय जो गोपनीय सामग्री को संभालता है, दूसरी ओर, अपने कर्मचारियों से संपर्क करने के लिए बाहरी लोगों के लिए मुश्किल बनाने के लिए कम पूर्वानुमान योग्य नामकरण सम्मेलनों का चयन कर सकता है।

संगति और स्वचालन

कई संगठन अपने नामकरण सम्मेलनों को एक दस्तावेज में प्रकाशित करते हैं जो नए खातों के लिए एक मार्गदर्शक बन जाता है। प्रक्रिया को परिभाषित करके, एक कंपनी स्वचालन का एक स्तर बनाती है और कर्मचारियों के लिए वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करती है। बड़े संगठन, जैसे विश्वविद्यालय या बहु-शाखा निगम, अक्सर पूरी तरह से स्वचालित प्रक्रियाएं होती हैं; जब नए व्यक्ति का नाम सिस्टम में दर्ज किया जाता है, तो यह प्रकाशित मानकों के आधार पर एक ईमेल पता उत्पन्न करता है। छोटे संगठनों के लिए, नामकरण सम्मेलन दस्तावेज कर्मचारियों को एक समान स्तर बनाए रखने की अनुमति देता है।