एक छोटी सी कंपनी में ईंधन उपयोग को ट्रैक करने के सर्वोत्तम तरीके
खर्च कागजी कार्रवाई करने से छोटे कर्मचारी आसानी से हाथ से निकल सकते हैं। माइलेज रिपोर्ट के साथ, किसी भी खर्च के साथ, सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखा जाना चाहिए। जगह में एक सटीक प्रणाली होने से चीजों को सुचारू रूप से चलाने में मदद मिल सकती है और आपको कुछ बड़े सिरदर्द से बचा सकते हैं।
कलम और कागज़
कर्मचारियों को पेन-एंड-पेपर माइलेज लॉग प्रदान करें और उन्हें कार में मिलने वाले लॉग का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें। प्रविष्टियों में यात्रा की तारीख, ओडोमीटर रीडिंग, गंतव्य और उद्देश्य शामिल होना चाहिए। आप विभाग-विशिष्ट जानकारी या लागत कोड के लिए स्थान भी शामिल कर सकते हैं।
लॉग एकत्रित करना
माइलेज लॉग इकट्ठा करने के लिए एक दिन या समय का चयन करें और उन्हें लेने के बारे में लगातार रहें। आप शायद उन्हें कुछ दिन पहले चाहते हैं ताकि आप देरी करने के बजाय प्रतिपूर्ति शामिल कर सकें। फिर भी, अतिरिक्त रिपोर्ट के लिए एक दिन की अनुमति दें, ताकि लोग कभी-कभी बीमार या व्यस्त हो जाएं और भूल जाएं। हर बार लॉग्स के कारण एक रिमाइंडर ईमेल भेजना मुद्दों से बचने में मदद कर सकता है।
डिजिटल रिकॉर्ड्स
अपने आप को कागजी लॉग इकट्ठा करने की समस्या से बचाने के लिए यदि संभव हो तो माइलेज लॉग के डिजिटल रिकॉर्ड रखें। आपके पास एक बहीखाता पद्धति या लेखा कार्यक्रम हो सकता है जो माइलेज लॉग को भी संभाल सकता है। यदि नहीं, तो एक स्प्रेडशीट सभी तक पहुँच सकती है उसी तरह से काम करना चाहिए आप बस चीजों को सरल रखने के लिए प्रत्येक सप्ताह के लिए प्रति कर्मचारी कुल लाभ को शामिल करना चाह सकते हैं। कुल खर्च को ट्रैक करने के लिए इसका उपयोग करें और देखें कि यह समय के साथ कैसे बदलता है, जो बजट को प्रभावित कर सकता है।
एकमुश्त
एक बार जब आप जानकारी लॉग इन कर लेते हैं, तो कर्मचारियों की ठीक से प्रतिपूर्ति हो जाएगी, फाइल को एक फ़ोल्डर में रख कर माइलेज रिपोर्ट को एक साथ मिलाना होगा। आप व्यय रिपोर्ट के लिए व्यक्तिगत कर्मचारी फ़ोल्डर में एक अनुभाग भी बना सकते हैं। शीर्ष पर सबसे हाल की जानकारी रखने के लिए उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में रखें।
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