विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्र और उनके कंकाल के हिस्से

लघु-व्यवसाय संचार के लिए पत्र एक महत्वपूर्ण उपकरण हैं। वे आपको प्राप्तकर्ताओं के साथ जानकारी साझा करने या उन्हें कार्रवाई के लिए मजबूर करने की अनुमति देते हैं, और वे कागज के निशान भी बनाते हैं जो आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में काम कर सकते हैं। व्यावसायिक पत्र कई रूप लेते हैं, लेकिन सभी को आपके संगठन की ओर से लिखने के लिए अपने लक्ष्य की पहचान करके शुरू करना चाहिए। अपने पत्र को अपने उद्देश्य के लिए उचित तरीके से व्यवस्थित करें, उचित व्याकरण और वर्तनी के साथ-साथ व्यावसायिक दृश्य प्रस्तुतियों और टोन का उपयोग करने का ध्यान रखें। जब भी संभव हो, आंखों के दूसरे सेट को सुनिश्चित करें कि अंतिम उत्पाद आपके इच्छित लक्ष्य को दर्शाता है।

कवर पत्र के तत्व

एक कवर पत्र प्रस्ताव और रिपोर्ट सहित किसी भी व्यवसाय के दस्तावेजों के साथ आता है। इसका हेडर इच्छित प्राप्तकर्ता को संबोधित करता है - अक्सर उसके प्रशासनिक सहायक की देखभाल में। इसका शरीर पाठक को शीघ्रता से आकर्षित करता है और संलग्न वस्तुओं की संख्या और प्रकृति का विवरण देता है। उदाहरण के लिए: "मेडले मार्केट्स की ओर से, कृपया मुझे 1 अप्रैल को हमारी प्रबंधन टीम के साथ बैठक करने के लिए एक बार फिर धन्यवाद दें। आपकी समीक्षा के लिए एक सर्विस एग्रीमेंट ड्राफ्ट संलग्न है।" भविष्य के कार्यों का समर्थन करें। इस तरह का पत्र जारी हो सकता है: “कृपया महीने के आखिरी कारोबारी दिन केली जेम्स, व्यवसाय निदेशक को किसी भी प्रस्तावित निवारण या निष्पादन को निर्देशित करें। हम आपके साथ अपने संबंधों को औपचारिक रूप देने के लिए तत्पर हैं। "इसके अलावा, " संलग्नक "या" संलग्नक "जोड़ें - पत्र की हस्ताक्षर लाइन के नीचे - संलग्न वस्तुओं की संख्या पर निर्भर करता है।

बिक्री पत्र के घटक

एक बिक्री पत्र आपके छोटे व्यवसाय के उत्पादों और सेवाओं का विपणन करता है। अपने पत्र को किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित करें जिसके पास क्रय निर्णय लेने या उसे प्रभावित करने की शक्ति है। एक सम्मोहक शीर्षक प्रदान करें और आप शरीर में क्या बेच रहे हैं, इसके बारे में जानकारी साझा करें। उदाहरण के लिए: “2013 में, हमारे शहर के नंबर 1 टेक्सटाइल फर्म के रूप में अंदरूनी अभिजात वर्ग के उपभोक्ताओं द्वारा मतदान किया गया था। हम वास्तव में बाकी हिस्सों से ऊपर 'कट' हैं! संलग्न कृपया हमारे नए वसंत अंदरूनी लाइन के लिए कपड़े के नमूने और एक मूल्य निर्धारण सूचकांक प्राप्त करें। "तत्काल बिक्री व्यवहार का समर्थन करने वाले अनुवर्ती चरणों के साथ एक बिक्री पत्र बंद हो जाता है:" विशेष प्राप्त करने के लिए, कोड 525 का संदर्भ देते हुए, अगले दो सप्ताह में ग्राहक सेवाओं से संपर्क करें हमारे अनुकूलित डिजाइन विकल्पों पर बचत। ”

एक आभार पत्र के कुछ हिस्सों

एक पावती पत्र सूचना या सामग्री की प्राप्ति की पुष्टि करता है या अन्यथा एक कार्रवाई को पहचानता है। इसके अलावा, यह आमतौर पर धन्यवाद व्यक्त करता है। आपका पत्र संक्षिप्त हो सकता है, लेकिन इसका समय महत्वपूर्ण है। सुनिश्चित करें कि शीर्ष लेख में सटीक संपर्क जानकारी दिखाई देती है ताकि आपकी पावती जल्दी और कुशलता से निर्देशित हो। पत्र के शरीर में भाषा को स्पष्ट रूप से बताएं कि आपकी कंपनी क्या पुष्टि करती है। आप लिख सकते हैं: "अगला चरण जिम 15 मार्च को $ 125.00 की राशि में आपके भुगतान की प्राप्ति की पुष्टि करता है। हम अपनी सुविधा चुनने के लिए धन्यवाद देते हैं।" पत्र के निष्कर्ष में अगले चरणों को संक्षेप में कहें: "हम आपकी सदस्यता को तारीख के रूप में बहाल करेंगे। यह पत्र और जल्द ही आपको देखने के लिए तत्पर हैं। ”

एक समायोजन पत्र के अनुभाग

समायोजन पत्र के साथ ग्राहकों की शिकायतों का जवाब दें। शीर्षक उस व्यक्ति को संबोधित करता है जिसने दावा जारी किया था। शरीर आपके व्यवसाय के ध्यान में लाए गए मामले को गर्मजोशी से स्वीकार करता है, फिर बताता है कि आप इसे कैसे हल करेंगे। एक उदाहरण के रूप में: “ईज़ी नंबर ग्रुप आपको अपने बिल के बारे में हाल की जांच के लिए धन्यवाद। 15 फरवरी को हमने इस मामले की जांच की और निर्धारित किया कि आपके पिछले बिल से शेष राशि गलत तरीके से लागू की गई थी। इसलिए हम तुरंत आपके खाते में $ 49.52 क्रेडिट करेंगे। ”समायोजन पत्र के समापन में प्रशंसा व्यक्त करें। उदाहरण के लिए: “हम वास्तव में आपकी वफादारी को महत्व देते हैं। पिछले 11 वर्षों के लिए हमारी कंपनी चुनने के लिए धन्यवाद। ”