व्यापार में संचार के लिए एक मानक मेमो का नुकसान
अमेरिकी नौसेना ने अपने 2010 के पत्राचार मैनुअल के पूरे अध्याय को मेमो के उचित निष्पादन के लिए समर्पित किया है। दस्तावेज़ में विभिन्न प्रकार के ज्ञापनों के प्रारूपण और उद्देश्यों को शामिल किया गया है, जिसमें बैठक के नोटों को रिकॉर्ड करने, एक मौखिक समझौते का दस्तावेज तैयार करने, एक निर्णय और रूपरेखा प्रक्रियाओं की घोषणा करना शामिल है। आलोचकों का तर्क हो सकता है कि ई-मेल, पाठ संदेश और वीडियोकांफ्रेंसिंग की दुनिया में, मानक ज्ञापन संचार का एक पुराना तरीका है, खासकर व्यवसायों के लिए।
लंबाई और फोकस
मानक ज्ञापन का एक नुकसान यह है कि उन्हें एक या दो पृष्ठों की जानकारी के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह उन्हें जटिल विषयों को संप्रेषित करने के लिए कम से कम उपयोगी उपकरण बनाता है। मेमो भी एक ही विषय पर ध्यान केंद्रित करने के लिए हैं, इसलिए यदि आप कर्मचारियों को सूचना के कई क्षेत्रों से अवगत कराने की आवश्यकता है तो वे एक अच्छा विकल्प नहीं हैं।
लागत और देरी
एक बार जब आप एक मानक व्यवसाय ज्ञापन लिख लेते हैं, तो आपके पास अपने कर्मचारियों को वितरण के लिए मुद्रित या कॉपी होना चाहिए। इसका मतलब है कि आप उस पेपर के लिए भुगतान कर रहे हैं जिस पर मेमो छपा है और संचार की प्रतिलिपि बनाने और वितरित करने के लिए एक कर्मचारी के समय की लागत। इसके अलावा, वितरण प्रक्रिया में समय लगता है, जिससे आपके कर्मचारियों को सूचना प्राप्त करने में देरी होती है। जो लोग अपने मेलबॉक्स या इनबॉक्स की बार-बार जांच नहीं करते हैं, वे आपकी जानकारी को वितरित होने के कुछ घंटों बाद या दिनों तक भी प्राप्त नहीं कर सकते हैं।
औपचारिकता
व्यवसायिक ज्ञापनों से जुड़ा एक औपचारिक स्वर है, जिससे उन्हें संवेदनशील सूचनाओं के संप्रेषण के लिए एक खराब विकल्प बना दिया जाता है। यदि आपको किसी कर्मचारी को अनुशासित करने या कर्मचारियों के समूह को आसन्न छंटनी के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है, तो आमने-सामने संचार एक बेहतर विकल्प है। यह आपको अपने संदेशों में अशाब्दिक संचार को शामिल करने और दूसरे व्यक्ति की प्रतिक्रिया की व्याख्या करने के लिए उसकी शारीरिक भाषा को शामिल करने की अनुमति देता है। आपके संदेश के प्राप्तकर्ता कंपनी द्वारा अधिक मूल्यवान महसूस कर सकते हैं, क्योंकि आपने उनके साथ व्यक्तिगत रूप से बात करने के लिए समय लिया था।
वन-वे कम्युनिकेशन
चूंकि प्रबंधक निर्णय लेने या निर्देशों को जारी करने के लिए मानक ज्ञापनों का उपयोग करते हैं, ये संचार टुकड़े अंतिमता की भावना पर ले जा सकते हैं। समूह की बैठक के विपरीत, जहां कर्मचारी सवाल पूछ सकते हैं या राय व्यक्त कर सकते हैं, एक ज्ञापन उन्हें यह महसूस कर सकता है कि कोई विषय चर्चा के लिए खुला नहीं है।
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