क्या एक नियोक्ता को वेतन स्टब रखने की आवश्यकता है?
संघीय श्रम कानूनों में आपको अपने कर्मचारियों के लिए पेरोल रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता होती है, लेकिन आपको अपने या अपने कर्मचारियों के लिए चेक स्टब उत्पन्न करने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, कुछ राज्यों में श्रम कानून हैं जो कर्मचारियों को विस्तृत पेरोल जानकारी प्रस्तुत करना अनिवार्य बनाते हैं। उदाहरण के लिए, इलिनोइस में, एक नियोक्ता को सभी कटौती को सूचीबद्ध करने के लिए एक स्टब या अलग दस्तावेज़ प्रदान करना होगा, और कैलिफोर्निया में, नियोक्ता को अपने शुद्ध वेतन की गणना करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सभी पेरोल डेटा के लिए एक स्टब या दस्तावेज़ लेखांकन के साथ कर्मचारी को प्रस्तुत करना होगा। आप अपने अनिवार्य पेरोल रिकॉर्ड के हिस्से के रूप में भुगतान स्टब्स की एक प्रति रख सकते हैं। जब तक स्टब में सभी आवश्यक जानकारी नहीं होती है, हालांकि, स्टब अकेले संघीय कानूनों को संतुष्ट नहीं करेगा।
सूचना आप अवश्य पुनः प्राप्त करें
संघीय कानून आपको प्रत्येक कर्मचारी पर बुनियादी जानकारी को बनाए रखने की आवश्यकता है, जिसमें उसका पूरा नाम और पता, सामाजिक सुरक्षा संख्या, लिंग, व्यवसाय और, यदि कोई कर्मचारी 19 वर्ष से कम आयु का है, तो उसकी जन्मतिथि। प्रत्येक पेरोल रिकॉर्ड को दिन और समय दिखाना होगा जब कार्य सप्ताह शुरू हुआ, प्रत्येक दिन कर्मचारी ने कितने घंटे काम किया और कार्य सप्ताह के लिए कुल घंटे। मजदूरी निर्धारित करने के लिए रिकॉर्ड को आधार दिखाना होगा। आपको कर्मचारी की नियमित प्रति घंटा दर, कुल नियमित मजदूरी और बिना किसी अतिरिक्त कर्मचारियों के लिए कुल ओवरटाइम मजदूरी दिखाना होगा, लेकिन आप छूट वाले कर्मचारियों के लिए इस जानकारी को बाहर कर सकते हैं। रिकॉर्ड को प्रत्येक कटौती या कर्मचारी के वेतन, कुल शुद्ध मजदूरी, वेतन अवधि और भुगतान की तारीख को प्रभावित करने के लिए विस्तार करना होगा।
धारण नीति
यद्यपि राज्य के कानून अलग-अलग होते हैं, संघीय क़ानून आपको पेरोल रिकॉर्ड, खरीद और बिक्री रिकॉर्ड को बनाए रखने की आवश्यकता होती है, जिसका उपयोग कम से कम तीन वर्षों के लिए पेरोल और यूनियन अनुबंधों की गणना के लिए किया जाता है। पेरोल के लिए स्रोत दस्तावेज़, जैसे कि टाइमकार्ड, काम के टिकट और शेड्यूल, कम से कम दो साल के लिए बनाए रखें।
स्रोत दस्तावेज़
आप कर्मचारियों को समय घड़ी का उपयोग करने, उनके स्टॉप को रिकॉर्ड करने और इलेक्ट्रॉनिक रूप से समय शुरू करने या मैन्युअल समय रिपोर्ट तैयार करने के लिए कह सकते हैं। संघीय कानून आपको प्रत्येक कर्मचारी के काम के समय पर एक टाइमकीपर से एक रिपोर्ट स्वीकार करने की भी अनुमति देता है। यदि कर्मचारी एक नियत समय पर काम करता है, तो आप अनुसूची की एक प्रति रख सकते हैं और केवल अपवाद रिकॉर्ड कर सकते हैं।
अभिलेखों का भंडारण
संघीय कानून में नियोक्ता को कर्मचारी के कार्यस्थल या नियोक्ता के केंद्रीय स्थल पर सुरक्षित स्थान पर पेरोल रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता होती है। यदि श्रम विभाग का एक निरीक्षक आपके रिकॉर्ड की जांच का अनुरोध करता है, तो आपको अनुरोध करने के 72 घंटे से अधिक समय तक संग्रहित फाइलों का उत्पादन करने में सक्षम होना चाहिए। क्योंकि भुगतान किए गए स्टब्स और पेरोल रिकॉर्ड में व्यक्तिगत जानकारी होती है, ऐसे फाइलों को एक बंद दराज में रखना सबसे अच्छा होता है, जिसमें केवल उन लोगों तक ही पहुंच होती है, जो फाइलों की समीक्षा करने की वास्तविक जरूरत रखते हैं।
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