व्यापार संचार के Do & Don'ts

मैसाचुसेट्स में एक स्थानीय चुनाव मतपत्र का स्पेनिश-भाषा संस्करण प्रदान करने के प्रयासों ने एक मनोरंजक मोड़ लिया जब एक उम्मीदवार को "वर्तमान शेरिफ" के बजाय "वर्तमान ड्रैगनफ़्लू" का लेबल दिया गया था। मतपत्र त्रुटि के परिणामस्वरूप अनुवाद में एक-अक्षर की गलती हुई थी। पाठ और सैकड़ों हजारों मतपत्रों को वापस बुलाने के लिए नेतृत्व किया, नोट्स स्तंभकार डायने विलियमसन। इस तरह की गलतियाँ व्यावसायिक संचार को ध्यान में रखते हुए और उसके महत्व को स्पष्ट करती हैं।

लिखित संचार

एक व्यावसायिक पत्र, मेमो या फ्लायर का मसौदा तैयार न करें और फिर पहले सामग्री को प्रूफ किए बिना प्रिंट या वितरित करें। सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, पाठ को आंखों के दूसरे सेट के अधीन करना सबसे अच्छा है; एक सहकर्मी से पूछें कि इसे भी प्रूफरीड करें। जैसा कि मैसाचुसेट्स मतपत्र त्रुटि से पता चलता है, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप किसी अन्य भाषा में अनुवादित पाठ का उपयोग कर रहे हैं। टेक्स्ट को प्रूफ़ करने के लिए उस भाषा के एक देशी वक्ता को भर्ती करें और सुनिश्चित करें कि यह आपके इच्छित संदेश को बताता है। जिस व्यक्ति ने सामग्री का अनुवाद किया, वह पूर्ण नहीं था।

संचार कढ़ी

ईमेल में जटिल या विवादास्पद व्यावसायिक योजनाओं या निर्णयों को समझाने की कोशिश न करें। कर्मचारियों की एक बैठक की व्यवस्था करें जहाँ आप इन मुद्दों की व्याख्या कर सकते हैं और कर्मचारी के सवालों का जवाब दे सकते हैं। इन घोषणाओं को व्यक्तिगत रूप से करने से आप अशाब्दिक प्रतिक्रिया का अनुमान लगा सकते हैं और गलतफहमी से बच सकते हैं जो गलत ई-मेल से हो सकता है। ध्यान रखें कि अच्छी खबर देने के लिए ईमेल सबसे अच्छा संचार चैनल नहीं हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को किसी प्रोजेक्ट पर अपने काम के बारे में अधिक सार्थक जानकारी मिल सकती है यदि आप उसके डेस्क को बंद करने और उसे व्यक्तिगत रूप से वितरित करने के लिए समय लेते हैं।

शब्दावली

सार्वजनिक या गैर-कर्मचारियों के साथ अपने व्यवसाय के बारे में संवाद करते समय शब्दजाल, समरूप या तकनीकी शब्द शामिल न करें। जब वे पिछले वाक्यों में आपके द्वारा उपयोग किए गए एक संक्षिप्त विवरण को समझने का प्रयास करते हैं, तो आपके उद्योग के समरूपों से अपरिचित लोग आपके बोले गए संदेश को देख सकते हैं। लिखित सामग्रियों में शब्दजाल और तकनीकी शब्दों के कारण पाठक को आपकी मार्केटिंग सामग्री को समझने की कोशिश करने के बजाय टॉस करना पड़ सकता है। भ्रमित करने वाली शर्तें आपके दर्शकों के सदस्यों को बाहरी लोगों की तरह महसूस करती हैं, ऐसा प्रभाव जो आप ग्राहकों या कर्मचारियों पर नहीं करना चाहते हैं। अमेरिकी संस्कृति के माध्यम से अपना रास्ता बनाते हुए नवीनतम आकर्षक वाक्यांश का उपयोग करने से बचें। सातवीं कक्षा के छात्र द्वारा समझे जा सकने वाले शब्दों के बजाय फोकस करें।

ईमानदारी और ब्रेविटी

जब आप किसी विषय पर चर्चा करने के लिए तैयार न हों, तो सच बताएं या स्वीकार करें, लेकिन कर्मचारियों या ग्राहकों से झूठ न बोलें। "झूठ बोलने के बजाय, अपने आप को प्रशिक्षित करने के लिए जवाब दें, 'मैं टिप्पणी करने के लिए स्वतंत्र नहीं हूं', या, 'गोपनीय या संवेदनशील विषयों के बारे में पूछे जाने पर मैं इसका पूरी तरह से जवाब नहीं दे सकता।" जब संभव हो तो संचार को संक्षिप्त रखें। टेनेसी विश्वविद्यालय के अनुसंधान से पता चलता है कि औसत वयस्क का 20 मिनट का ध्यान अवधि, नोट्स इंक पत्रिका है। अपने आप से पूछें कि पत्र, ईमेल या प्रस्तुति में जानकारी का प्रत्येक टुकड़ा कितना महत्वपूर्ण है। किसी समूह से बात करते समय, दर्शकों से सवाल पूछकर, लघु वीडियो क्लिप का उपयोग करके और अपने प्रमुख बिंदुओं को दर्शाने वाली कहानियों को शामिल करके रखें।