प्रभावी व्यापार संचार लेखन

यदि आपको कभी मेमो टाइपो और व्याकरण संबंधी गलतियों से भरा मेमो मिला है, तो आप शायद मेमो में संदेश को छूट देते हैं। या, यदि मेमो अधिक लंबा है और एक उपयुक्त और स्पष्ट फैशन में हाथ में कार्य को रेखांकित नहीं करता है, तो आप इस बारे में भ्रमित होंगे कि आपसे और आपके साथियों से क्या अपेक्षा की जाती है। प्रभावी व्यावसायिक लेखन मौखिक संचार के रूप में महत्वपूर्ण है और उत्पादकता और मुनाफे को प्रभावित कर सकता है।

अपने दर्शकों को पता है

प्रोजेक्ट प्लान के लिए एक विस्तृत चरण-दर-चरण दस्तावेज़ को संभावनाओं की सूची में मेल किए गए विक्रय पत्र से अलग तरीके से लिखा जाएगा। सफल व्यवसाय लेखन की पहली कुंजी आपके दर्शकों को जानना है। यह न केवल आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले वास्तविक शब्दों को प्रभावित करेगा, बल्कि आप जो भी लिखते हैं उसका स्वर भी। एक विस्तृत योजना का स्वर संक्षिप्त, तार्किक और बिंदुवार होगा। एक बिक्री पत्र टोन में अधिक भावुक और अधिक प्रेरक होगा।

प्रारूप

वर्ड प्रोसेसिंग और स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर ने कई लेखन प्रारूप व्यावसायिक लेखकों के लिए उपलब्ध कराए हैं। प्रारूप का चुनाव महत्वपूर्ण है और आपके संदेश को बेहतर ढंग से संप्रेषित करने में मदद कर सकता है। स्प्रेडशीट के उपयोग से परियोजना की योजना का सबसे अधिक संभावना है, कम से कम भाग में, जबकि बिक्री पत्र आमतौर पर एक पृष्ठ से अधिक नहीं होता है और कंपनी लेटरहेड पर रखा जाता है।

रचना और शैली

जब आप वास्तव में लिखना शुरू करते हैं, तो रचना और शैली के विचार होते हैं जो प्रक्रिया में मदद करते हैं। एक रूपरेखा बनाना - विशेष रूप से उपयोगी यदि आप एक लंबा दस्तावेज़ लिख रहे हैं - अपने काम को जानकारी के प्रबंधनीय टुकड़ों में तोड़ने में मदद करता है जो अंततः आपके दर्शकों द्वारा अधिक पठनीय हैं। सरल भाषा का उपयोग करें जो आपके टुकड़े को पढ़ने वाले सभी के लिए समझ में आएगा। सुनिश्चित करें कि आपका मुख्य विषय आपके बयानबाजी में नहीं खोया है। आप जो कुछ भी लिखते हैं उसे मुख्य विषय का समर्थन करना चाहिए ताकि आपका संदेश खो न जाए।

पाठक के अनुकूल दस्तावेज

छोटे पैराग्राफ लंबे लोगों की तुलना में बेहतर संवाद करते हैं और हेडर को आपके पाठक का ध्यान खींचने की आवश्यकता होती है। ग्राफ़ और चार्ट को जोड़ना, आज के सॉफ़्टवेयर के साथ फिर से आसान है, पाठ को तोड़ता है और समझ में जोड़ता है।

आपका व्याकरण देखें

व्याकरण की गलतियों और वर्तनी की त्रुटियों वाले दस्तावेज़ की तुलना में कुछ भी अधिक अव्यवसायिक नहीं दिखता है। आज के सॉफ़्टवेयर कार्यक्रमों में वर्तनी और व्याकरण की जाँच के साथ भी, दस्तावेज़ में गलतियाँ करना आसान है जो दस्तावेज़ के संदेश से अलग हो जाते हैं। सुनिश्चित करें कि आपने अपने पाठक के दृष्टिकोण से जो कुछ भी लिखा है, उसे पढ़ें और यह सुनिश्चित करें कि यह अक्षर सही है। अस्पष्टताओं के लिए भी जाँच करें। स्पष्ट, सीधी भाषा यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि आपका संदेश समझ में आ जाएगा।