प्रभावी संचार और प्रस्तुतियाँ

चाहे आप एक ऐसी परियोजना पर रिपोर्ट कर रहे हों, जो समाप्त हो गई हो, अपने कर्मचारियों को कुछ दे रही हो या ग्राहकों के सामने प्रस्तुति दे रही हो, प्रभावी संचार के सिद्धांत समान हैं। अपने संदेश के संगठन पर ध्यान केंद्रित करने से आपको बेहतर तरीके से उपस्थित होने में मदद मिलेगी कि आपको क्या कहना है और अपने विचारों और प्रस्तावों के साथ लोगों को बोर्ड पर लाना है।

दर्शक

एक प्रभावी प्रस्तुति बनाने में पहला कदम अपने दर्शकों का विश्लेषण करना है। इसका मतलब यह है कि वे कौन हैं और इस बारे में सोच रहे हैं कि उनके कौशल, आवश्यकताएं और रुचियां क्या हैं। लोगों को आप जो पेश कर रहे हैं उसे खरीदने के लिए, आपको उन्हें एक लाभ प्रदान करना होगा। अपने कर्मचारियों के सदस्यों के साथ, इसका मतलब यह हो सकता है कि आप नई प्रणालियों के माध्यम से अपने कार्यभार को आसान बना रहे हैं, जिससे आप कंपनी को लागत कम करने और लाभ बढ़ाने में मदद कर रहे हैं - जिसका अर्थ है उनके लिए अधिक नौकरी की सुरक्षा। आपके ग्राहक बेहतर गुणवत्ता, कम शिपिंग समय, बढ़ी हुई बिक्री, अधिक लाभ और बेहतर ग्राहक सेवा जैसे लाभ चाहते हैं।

उद्देश्य

इससे पहले कि आप कोई भी प्रेजेंटेशन बनाना शुरू करें, महत्व के क्रम में आपके पास मौजूद उद्देश्यों को सूचीबद्ध करें। प्रस्तुतकर्ताओं की एक सामान्य गलती यह है कि वे प्रस्तुति से बाहर निकलना चाहते हैं, जैसे कि एक विक्रेता अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की उम्मीद कर रहा है। इसके बजाय, इस बात पर ध्यान केंद्रित करें कि आप पहले दर्शकों को क्या लाभ प्रदान करना चाहते हैं, जो उन्हें उन भागीदारों में बदलने में मदद करेगा जो आपकी मदद करना चाहते हैं। एक बार जब आप अपने उद्देश्यों को जान लेते हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि प्रस्तुति को कैसे शुरू करें और समाप्त करें, अपनी बात की शुरुआत में लाभ का वादा करें और फिर इसे अंत में दोहराएं।

प्रस्तुति संरचना

आपकी प्रस्तुति को एक तीन-चरण दृष्टिकोण का पालन करना चाहिए जो दर्शकों को यह बताकर शुरू करता है कि वे क्या सुन रहे हैं और यह उनके लिए महत्वपूर्ण क्यों है। एक बार जब वे आपकी जानकारी सुनने में रुचि रखते हैं, तो वे आपकी बात के लिए तैयार होंगे। आपकी प्रस्तुति का दूसरा भाग आपके द्वारा दिए गए वादे को पूरा करना चाहिए। यह वह जगह है जहां आप अपने शुरुआती वादे का समर्थन करने के लिए विवरण प्रदान करते हैं। एक पुनरावृत्ति और कार्रवाई के लिए एक कॉल के साथ प्रस्तुति को समाप्त करें, अपने दर्शकों को बात की शुरुआत में दिए गए लाभ की याद दिलाते हुए और उन्हें बताएं कि वे इसे कैसे प्राप्त कर सकते हैं।

प्रस्तुति के टिप्स

दर्शकों के सदस्यों को अमूर्त अवधारणाओं के बजाय साइड-बाय-साइड तुलना या ठोस जानकारी देखने में मदद करने के लिए अपनी प्रस्तुति में दृश्य जोड़ें। आपके तकनीकी योग्यता के स्तर के आधार पर, आप एक ड्राई एरेस बोर्ड, फ्लिप चार्ट, ड्रॉइंग, इलस्ट्रेशन, एक स्लाइड शो या पावर पॉइंट प्रेजेंटेशन का उपयोग कर सकते हैं। श्रोताओं को अपनी ओर खींचने के लिए अपनी प्रस्तुति के दौरान प्रश्न पूछें। आपके प्रश्न सरल होने चाहिए और जो उत्तर आप चाहते हैं, उन्हें उत्पन्न करें और हो सकता है कि दर्शकों के सदस्यों को प्रक्रिया का हिस्सा बनने का प्रयास करें और मौखिक रूप से आपसे सहमत हों। जानकारी के बारे में किसी भी प्रश्न या गलतफहमी के साथ कोई भी सुनिश्चित करने के लिए अपनी प्रस्तुति के अंत में एक सवाल-जवाब की अवधि पकड़ो। एक प्रश्नोत्तर सत्र आपको संदेह या आपत्तियों को सुनने और उन्हें तुरंत समाप्त करने का अवसर देता है।