प्रभावी ग्राहक सेवा तकनीक

आपका ग्राहक सेवा विभाग आपकी कंपनी की एक मूल्यवान संपत्ति है। यह समस्या के मुद्दों पर ग्राहकों के साथ विश्वास विकसित करके ग्राहक प्रतिधारण और खाता वृद्धि में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। ग्राहक सेवा कर्मचारी ग्राहकों की आवश्यकताओं का आकलन करके और ग्राहकों की राय प्राप्त करके उत्पाद विकास में मदद करते हैं। कुशल ग्राहक सेवा विभाग के लिए, आपको प्रभावी ग्राहक सेवा तकनीकों को सिखाना होगा।

अवसर की तलाश करो

MoreBusiness.com के अनुसार, एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को प्रत्येक ग्राहक को एक अवसर पर विचार करना चाहिए। यह ग्राहक को यह दिखाने का मौका है कि आपकी कंपनी समस्याओं को संभालने में कितना प्रभावी है, और यह निर्धारित करने में आपकी मदद कर सकता है कि ग्राहक महसूस करते हैं कि आपकी कंपनी अधिक बाजार हिस्सेदारी हासिल करने के लिए बेहतर कर सकती है। एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को नहीं उखड़ना चाहिए जब कोई ग्राहक "आपकी प्रतियोगिता मुझे अनुमति देता है" के साथ एक वाक्य शुरू करता है। बल्कि, इसे यह जानने के लिए एक अवसर के रूप में देखें कि व्यवसाय प्राप्त करने के लिए प्रतिस्पर्धा क्या कर रही है और आपकी कंपनी उस तकनीक में सुधार करने के लिए क्या कर सकती है।

एक वार्तालाप का विकास करें

CustomerServiceManager.com के अनुसार ग्राहक कंपनियों और लोगों के साथ व्यापार करना पसंद करते हैं। ग्राहक सेवा कॉल लेते समय, कॉल को एक यांत्रिक घटना में बदलने के बजाय बातचीत में ग्राहक को संलग्न करने का प्रयास करें जिसमें आप किसी रिपोर्ट को भरने के लिए प्रश्न पूछते हैं। छोटी बात से बचें, लेकिन उत्पाद और ग्राहक को होने वाली समस्या के बारे में बातचीत के पहलुओं में मिश्रण करने की कोशिश करें। अपनी कंपनी की ओर किसी भी गुस्से से ग्राहक को दूर करने की कोशिश करें और समस्या को हल करने पर ध्यान केंद्रित करें। ग्राहक को अपनी कुंठाओं को बाहर निकालने की अनुमति दें, और फिर उसके साथ उन समस्याओं के बारे में सहानुभूति रखें जो वह अनुभव कर रहा है। यदि आपके पास एक समान समस्या थी, तो ग्राहक को बताएं और उसे बताएं कि आपने अपनी समस्या को कैसे हल किया। ग्राहक सेवा प्रक्रिया को यथासंभव व्यक्तिगत बनाएं ताकि ग्राहक के लिए इसे सकारात्मक अनुभव बनाया जा सके।

स्वामित्व लेने

एक ग्राहक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से निराश हो जाएगा यदि उसे लगता है कि प्रतिनिधि किसी और को इस मुद्दे को पारित करने की कोशिश कर रहा है। PowerHomeBiz.com इस मुद्दे के स्वामित्व को उस समय से लेने की सिफारिश करता है जब कॉल आपके माध्यम से आती है। स्थिति के लिए प्रयास करने और उपाय करने की पूरी कोशिश करें; यदि आपको कॉल को अगले स्तर पर पास करना है, तो ग्राहक के साथ नए प्रतिनिधि के लिए संक्रमण करने के लिए वहां होने का प्रयास करें। यदि आप कॉल का पालन करने में सक्षम हैं, तो समस्या को हल करने के लिए सुनिश्चित करें।

नोट्स का उपयोग करें

जब ग्राहक कॉल करता है, तो कॉल को अधिक सुचारू रूप से चलाने के लिए ग्राहक के पिछले कॉल पर किसी भी नोट का उल्लेख करना सुनिश्चित करें। ManageSmarter.com के अनुसार, अपने ग्राहक की ब्रांड वरीयता और व्यवसाय सीखने के लिए समय निकालना और अतीत में उसके द्वारा अनुभव किए गए मुद्दों की समझ हासिल करना उसे आपकी कंपनी में आत्मविश्वास की भावना दे सकता है। यह अनिवार्य करें कि सभी ग्राहक सेवा कॉल को सभी प्रतिनिधियों के लिए सुलभ डेटाबेस में नोट किया जाए, और जब ग्राहक कॉल करें तो उस जानकारी का उपयोग करें।