प्रभावी समूह संचार प्रक्रियाएँ

समूह संचार एक विज्ञान और एक कला दोनों है। व्यवहार वैज्ञानिकों और प्रबंधन सिद्धांतकारों ने समूह संचार में पैटर्न को समझने और वर्षों तक संचार प्रभावशीलता बढ़ाने के तरीकों को लिखने का प्रयास किया है। हालांकि दुनिया भर में विविध संस्कृतियों का विलय इसे एक हमेशा विकसित होने वाला विषय बनाता है, लेकिन ऐसे कई तत्व हैं जो प्रभावी समूह संचार प्रक्रियाओं को प्रोत्साहित करने के लिए सिद्ध हुए हैं।

महत्व

समूह, या काम करने वाली टीमें, छोटे और बड़े व्यवसायों में एक जैसी चीजों को पूरा कर सकती हैं। एक समूह की समग्र प्रभावशीलता, हालांकि, प्रतिभागियों की संचार क्षमताओं की प्रभावशीलता पर काफी हद तक टिका है। संचार के सकारात्मक प्रवाह के बिना, गलतफहमी समूहों के बीच हो सकती है, जिससे एक भयावह कार्य वातावरण बन जाता है। समूह के नेताओं और श्रमिकों के बीच स्पष्ट संचार के बिना, उत्पादकता धीमी हो सकती है क्योंकि श्रमिक अपने विशिष्ट कार्य को समझने के लिए संघर्ष करते हैं।

संचार शैली समूह की गतिशीलता के अनुसार भिन्न हो सकती है। भौगोलिक रूप से इंटरनेट के माध्यम से जुड़े समूह, उदाहरण के लिए, हर दिन एक-दूसरे के साथ एक ही कमरे में काम करने वाले व्यक्तियों की तुलना में बहुत अलग तरीके से संवाद करने की संभावना है। जो भी हो, जिस तरह से समूह आपकी कंपनी में संवाद करते हैं, वह सीधे आपके रणनीतिक लक्ष्यों की सफलता को प्रभावित कर सकता है।

कंपनी की संस्कृति

सहकर्मियों के बीच खुलेपन, ईमानदारी और विश्वास की संस्कृति को प्रभावी समूह संचार के लिए महत्वपूर्ण है। सभी समूह प्रतिभागियों को यह महसूस करना चाहिए कि वे अस्वीकृति, अपमान या राजनीतिक नतीजों के डर के बिना अपनी क्षमता में सर्वश्रेष्ठ योगदान देने के लिए स्वतंत्र हैं। समूह को अपने बौद्धिक संसाधनों को पूर्ण प्रभाव तक पहुंचाने में सक्षम होना चाहिए, और यह तभी पूरा हो सकता है जब सभी सदस्य तैयार हों और नई चुनौतियों को नवीन तरीकों से निपटने में सक्षम हों।

व्यक्तियों के लिए सम्मान

व्यक्तिगत सम्मान प्रभावी समूह संचार की कुंजी है। बैठकों में स्पष्ट पदानुक्रमित सीमाएँ निम्न श्रेणी के कर्मचारियों के विचारों और अंतर्दृष्टि को प्रभावित कर सकती हैं। प्रत्येक व्यक्ति को वास्तव में विश्वास करना चाहिए कि प्रबंधकों और अधिकारियों के इनपुट को दिए गए अनुचित खंड के बिना, उनके इनपुट को मूल्यवान और माना जाएगा। समूह के सदस्यों के व्यक्तित्व के लिए इस तरह का सम्मान औपचारिक नीतियों के माध्यम से नहीं आ सकता है; अधिकारियों और प्रबंधकों को इस क्षेत्र में उदाहरण के लिए पहले कर्मचारियों को बैठकों में योगदान करने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए, फिर सभी प्रतिभागियों से इनपुट को पहचानना और विचार करना चाहिए।

व्यवसाय शिष्टाचार

कार्यस्थल समूहों में शिष्टाचार के एक सामान्य कोड का पालन करने से संचार प्रक्रियाओं को भटकाव और असंतोष की भावनाओं को कम करके उत्पादक और सहयोगी बने रहने में मदद मिल सकती है। यदि सभी समूह सदस्य पेशेवर रूप से कपड़े पहनते हैं, विनम्रता से बात करते हैं, तो बातचीत के विभाजनकारी, अप्रासंगिक विषयों से बचें और आम तौर पर अन्य समूह के सदस्यों के लिए अपराध करने से बचें, एक टीम इसे आसानी से मेष कर सकती है और एक एकजुट इकाई बना सकती है। शिष्टाचार पर ध्यान देने की कमी, दूसरी ओर, गपशप और नाराजगी की भावनाओं को प्रोत्साहित करते हुए विभाजन बना सकती है, जो सभी प्रभावी संचार के लिए गंभीर बाधाएं पेश कर सकते हैं।

सिद्धांतों

कई सिद्धांत समूह संचार की गतिशीलता और इसके प्रभाव को निर्धारित करने वाले तत्वों का विश्लेषण और व्याख्या करने का प्रयास करते हैं। ऐसा ही एक सिद्धांत ऑब्री फिशर द्वारा तय किया गया डिसिजन इमरजेंसी थ्योरी है। निर्णय उभार यह दावा करता है कि नए समूह चार चरणों के माध्यम से प्रगति करते हैं जो समूह को व्यक्तियों के विविध संग्रह से एक उत्पादक इकाई तक साझा अनुभवों, निर्णय विधियों, कार्य नीति और मूल्यों के साथ आगे बढ़ाते हैं।

स्ट्रक्चर थ्योरी बताती है कि नए समूहों में व्यक्ति पहले से तय नियमों के अनुसार काम करते हैं, फिर समूह के अनोखे अनुभवों के आधार पर समय के साथ उन नियमों में बदलाव करते हैं।