लघु व्यवसाय संगठन में प्रभावी परियोजना प्रबंधन

एक छोटे व्यवसाय में प्रभावी परियोजना प्रबंधन का अर्थ बड़े संगठनों की तुलना में कम संसाधन होने के बावजूद समय पर और बजट के भीतर परियोजना लक्ष्यों तक पहुंचना है। इसमें यह पहचान करना शामिल है कि आप आगे की परियोजना के लक्ष्यों के लिए कौन से परियोजना प्रबंधन के तरीकों को लागू कर सकते हैं और जो कम संरचित, छोटे व्यावसायिक वातावरण में मूल्य नहीं जोड़ सकते हैं। सहयोग को सरल बनाने और साझा करने की जानकारी को प्रोत्साहित करने वाले उपकरण उपयोगी होते हैं, जबकि कठोर संरचनाओं और विस्तृत कार्य विवरण की आवश्यकता वाली प्रक्रियाएं छोटे संगठनों में अच्छी तरह से काम नहीं करती हैं। उच्च गुणवत्ता वाली रिपोर्टिंग और लचीले संगठन का एक संयोजन सबसे प्रभावी है।

अनुसूची

परियोजनाओं की एक सीमित समय सीमा होती है। प्रभावी परियोजना प्रबंधन व्यक्तिगत कार्यों को पूरा करता है और शेड्यूल पर पूरी परियोजना को सुनिश्चित करता है। प्रोजेक्ट मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक, या PERT चार्ट, और Gantt चार्ट बनाने वाला सॉफ़्टवेयर आपको कार्य की प्रगति पर नज़र रखने देता है। इन कार्यक्रमों में वर्क ब्रेकडाउन संरचनाएं आपको काम के प्रत्येक भाग को अलग-अलग कार्यों में विभाजित करती हैं, जिन्हें आप डिग्री के पूरा होने के लिए मूल्यांकन कर सकते हैं, जबकि PERT या Gantt चार्ट आपको प्रगति निर्धारित करने देते हैं। कार्यक्रमों को अक्सर सबसे बड़ी परियोजनाओं को समायोजित करने के लिए डिज़ाइन किया जाता है, लेकिन वे छोटे व्यवसायों की परियोजनाओं के लिए भी काम करते हैं।

लागत

लघु व्यवसाय परियोजनाओं के लिए ट्रैकिंग लागत महत्वपूर्ण है, क्योंकि व्यवसाय में अक्सर वित्तीय संसाधन सीमित होते हैं। शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर में लागत फ़ंक्शंस शामिल हो सकते हैं, लेकिन छोटे व्यवसायों के लिए पारंपरिक बजट के माध्यम से लागत को ट्रैक करना अधिक पारदर्शी और प्रभावी हो सकता है। बजट अनुमानित लागत, खरीदी गई लागत और भुगतान की गई लागत के लिए प्रमुख लागत आइटम और कॉलम दिखाता है। खरीदी गई लागत स्तंभ एक प्रारंभिक चेतावनी संकेत है जो आपको बड़ी विसंगति होने पर खरीद के आदेशों पर प्रतिक्रिया करने और पुनर्व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है और कॉलमों की अधिक संख्या मिलान संख्याओं से भर जाती है, आप देख सकते हैं कि परियोजना पटरी पर है।

नियंत्रण

निर्धारण और लागत-ट्रैकिंग कार्य आपको यह निर्धारित करते हैं कि किसी परियोजना के तथ्य के बाद देर से या अधिक बजट है। प्रभावी परियोजना प्रबंधन के लिए, आपको उन नियंत्रणों की आवश्यकता होती है जो पहली बार में बड़ी विसंगतियों को रोकते हैं। लागतों के लिए नियंत्रण कार्य व्यय प्राधिकरण को सीमित करना है। यदि कर्मचारियों को केवल एक निश्चित राशि तक खरीद आदेश जारी करने के लिए अधिकृत किया जाता है, तो यह लागत के जोखिम को सीमित करता है। शेड्यूलिंग नियंत्रण के लिए, आप मील के पत्थर का उपयोग कर सकते हैं। सबसे अच्छा मील के पत्थर बाहरी व्यक्ति हैं जैसे कि अनुमति और लाइसेंस। यदि शेड्यूल एक निश्चित तिथि तक बिल्डिंग परमिट जारी करने के लिए कहता है, तो आपके पास बाह्य रूप से उत्पन्न मील का पत्थर है, जो यदि नहीं मिला है, तो इसका मतलब है कि आपको परियोजना की प्रगति को ठीक करने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई करनी होगी।

मूल्यांकन

परियोजना प्रबंधन के लिए एक महत्वपूर्ण कार्य अनुभव से सीखना है। सीखना छोटे व्यवसायों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि अधिकांश लोग भविष्य की परियोजनाओं के लिए समान कार्य करेंगे। प्रभावी मूल्यांकन के लिए दोषारोपण किए बिना एक सहयोगी माहौल महत्वपूर्ण है। प्रत्येक टीम के सदस्य को चिंताओं को प्रस्तुत करने और उन्हें संबोधित करने में सक्षम होना चाहिए। इस प्रक्रिया को स्वीकार करना होगा कि जो लोग काम करते हैं, वे इसके प्रदर्शन पर सबसे अधिक आधिकारिक हैं। परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया के अंत में एक प्रभावी मूल्यांकन समारोह टीम के सामंजस्य को मजबूत करता है और कंपनी के मनोबल में सुधार करता है।