एक सम्मेलन कॉल पर शिष्टाचार

छोटे व्यवसाय महंगी इन-मीटिंगों से बचने के लिए कॉन्फ्रेंस कॉल का लाभ उठा सकते हैं। यह उन ग्राहकों या ग्राहकों के साथ बैठक आयोजित करने के लिए विशेष रूप से सहायक है जो व्यवसाय स्थान से दूर एक हवाई जहाज की उड़ान हैं। क्लाइंट के साथ एक कॉन्फ्रेंस कॉल के माध्यम से संवाद करना एक इन-पर्सन प्रेजेंटेशन से ज्यादा मुश्किल हो सकता है क्योंकि क्लाइंट के पास नॉन-वर्बल कम्युनिकेशन और cues देखने का फायदा नहीं है। कुल मिलाकर, कॉन्फ्रेंस कॉल एक व्यवहार्य विकल्प हो सकता है जो समय और पैसा बचा सकता है।

कॉल से पहले

कॉन्फ्रेंस कॉल के दौरान अच्छी छाप छोड़ने के लिए, छोटे व्यवसाय को कॉन्फ्रेंस कॉल करने से पहले कार्यों की एक सूची को पूरा करना चाहिए। इसमें कार्यालय में एक शांत कमरा बाहर निकालना शामिल है जहां कॉल आयोजित किया जा सकता है। यह आराम से कॉल पर शामिल सभी लोगों को समायोजित करना चाहिए। अधिमानतः, इसमें बीच में फोन के साथ एक गोल मेज शामिल होगी ताकि हर कोई फोन से समान दूरी पर हो। यह वाक्यांशों को दोहराने के अजीब समय से बचना होगा क्योंकि दूसरी पार्टी स्पष्ट रूप से नहीं सुन सकती थी।

कॉल के दौरान

कॉन्फ्रेंस कॉल के सभी प्रतिभागियों के सामने एक एजेंडा होना चाहिए। यह कॉल को ट्रैक पर रखेगा। इसके अलावा, एक व्यक्ति को कॉल के लिए सुविधाकर्ता के रूप में नियुक्त किया जाना चाहिए। यह व्यक्ति मुख्य वक्ता होगा और यह सुनिश्चित करेगा कि कॉल विषय और कार्य पर रहे। प्रश्न पूछने या उत्तर देने से पहले सूत्रधार दूसरों को भी प्रस्तुत कर सकता है। उचित शिष्टाचार यह बताता है कि ग्राहक या ग्राहक को हमेशा पता होता है कि वे किसे कॉन्फ्रेंस कॉल पर बोल रहे हैं।

कॉल के बाद

नोट्स संकलित करना और क्लाइंट को ईमेल या फैक्स करना छोटे व्यवसाय की ओर से एक अच्छा इशारा है। न केवल यह ग्राहक के साथ अनुवर्ती करने का एक कारण प्रदान करता है, यह सेवा में ऊपर और परे भी जाता है। ग्राहक को समय से पहले यह बता देने से कि ऐसा होगा, यह उन्हें यह महसूस करने से रोक सकता है कि उन्हें कॉल के दौरान गुस्से से नोट लेना चाहिए और संभवतः नोट लेते समय बातचीत के साथ रखने की कोशिश करने वाली महत्वपूर्ण जानकारी को याद करना चाहिए।

प्रतिभागियों

कॉल के सभी प्रतिभागियों को कॉल के दौरान उचित सम्मेलन कॉल शिष्टाचार का पालन करने की सलाह दी जानी चाहिए। इसमें अनावश्यक आंदोलनों से बचना, जंग खाए हुए कागजात, बारी-बारी से बोलना, दूसरों को बाधित करना और कॉल के दौरान खाना-पीना शामिल है। कुछ छोटे व्यवसायों को बैठक के दौरान एक प्रस्तुति प्रदर्शित करना फायदेमंद हो सकता है ताकि हर किसी को उन बिंदुओं के बारे में पता हो, जिन्हें बनाने की आवश्यकता है। यह लोगों को एक-दूसरे के ऊपर बोलने से भी रोक सकता है और इस तरह कॉल के दौरान अजीब स्थितियों से बचता है।

विचार

व्यवसाय को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सम्मेलन कॉल के लिए उचित उपकरण उपलब्ध हैं। कॉल प्रतीक्षा और अंतर-कार्यालय इंटरकॉम सिस्टम के माध्यम से कॉल को बाधित करने की क्षमता को अक्षम किया जाना चाहिए। प्रत्येक कॉन्फ्रेंस कॉल से पहले, सिस्टम को यह सुनिश्चित करने के लिए परीक्षण किया जाना चाहिए कि सभी ठीक से काम कर रहे हैं। सम्मेलन कॉल के लिए अप्रस्तुत होने के कारण यह संदेश भेज सकते हैं कि छोटा व्यवसाय प्रभावी रूप से व्यवसाय के अन्य भागों को भी प्रभावी ढंग से संभालने में सक्षम नहीं होगा। सम्मेलन कॉल आयोजित करते समय तैयारी महत्वपूर्ण है।

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