सरकारी ठेकेदारों के लिए संघीय टाइमकीपिंग नीतियां

सरकार के साथ अनुबंध करना वाणिज्यिक बाजार में आमतौर पर नहीं मिलने वाली आवश्यकताओं को लागू करता है। सरकारी ठेकेदारों को संघीय खरीद प्रक्रिया के लिए अर्हता प्राप्त करने और अपनी स्थिति बनाए रखने के लिए अतिरिक्त नियमों और प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए। संघीय समयपालन नीतियां संघीय अधिग्रहण विनियम और रक्षा अनुबंध लेखा परीक्षा एजेंसी की आवश्यकताओं में निहित हैं। वे एक सरकारी अनुबंध पर श्रम के उपयोग पर नज़र रखने के मैनुअल और इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों को छूते हैं, क्योंकि यह एकल सबसे बड़ा लागत चालक है और परियोजना की कुल लागत पर इसका सीधा प्रभाव पड़ता है।

मैनुअल टाइमकीपिंग

इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों के बढ़ते उपयोग के बावजूद, संघीय सरकार के टाइमकीपिंग के मानदंड अभी भी काफी हद तक मैनुअल प्रथाओं पर आधारित हैं। संघीय सरकार को ऐसी कंपनियों की आवश्यकता होती है जो स्वीकार्य मैनुअल टाइमकीपिंग प्रथाओं को अपनाने के लिए इसके साथ अनुबंध करना चाहती हैं, जैसे कि कर्मचारी स्याही में काम पर लगाए गए समय को व्यक्तिगत रूप से रिकॉर्ड करते हैं। पर्यवेक्षक और प्रशासक किसी भी कर्मचारी की ओर से समय पत्रक को पूरा नहीं कर सकते हैं जब तक कि ऐसा करने के लिए अच्छे आधार न हों, जैसे कि कर्मचारी बीमार होना या ड्यूटी के लिए यात्रा करना। कर्मचारी यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि उसकी टाइम शीट सही-सही भरी गई है। पर्यवेक्षक को भुगतान के लिए दस्तावेज जमा करने से पहले सूचना का प्रतिवाद करना चाहिए और सूचना को मंजूरी देनी चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम

सरकारी अनुबंध बोलियों के लिए अर्हता प्राप्त करने की इच्छा रखने वाली कंपनियों को पर्याप्त आंतरिक नियंत्रण नीतियों का प्रदर्शन करने की आवश्यकता होती है, खासकर इलेक्ट्रॉनिक टाइमकीपिंग सिस्टम का उपयोग करते समय। कर्मचारियों को सुरक्षित पासवर्ड सुरक्षा का उपयोग करके अपने टाइम शीट का उपयोग करना चाहिए और अपने टाइमशीट्स का व्यक्तिगत नियंत्रण बनाए रखना चाहिए ताकि कोई भी अनुचित परिवर्तन न हो सके। फिर उन्हें उन सभी घंटों की दैनिक प्रविष्टियों को बनाने की आवश्यकता होती है जो उन्होंने काम किए हैं, चाहे उन्हें भुगतान किया गया हो या नहीं, लेकिन काम करने से पहले श्रम के लिए प्रविष्टियां या शुल्क नहीं देना चाहिए। ऑडिट प्रक्रियाओं के दौरान, डीसीएए आमतौर पर सिस्टम लॉग का निरीक्षण करने के लिए सिस्टम का उपयोग करने वाले व्यक्तियों और ऐसी पहुंच के कारणों का सत्यापन करना चाहेगा। यदि कोई त्रुटि थी, तो ऑडिट यह निर्धारित करने की कोशिश करेगा कि यह कैसे संभाला गया था।

लिखित नीतियां

सरकारी ठेकेदारों को व्यापक लिखित टाइमकीपिंग नीतियों की आवश्यकता होती है जो कंपनी की प्रथाओं और संघीय सरकार की आवश्यकताओं के अनुपालन का प्रदर्शन करती हैं। कंपनी को टाइम शीट और दस्तावेज तैयार करने से संबंधित नीतियां लिखनी चाहिए कि कर्मचारियों को उनके उपयोग पर कैसे प्रशिक्षित किया जाता है। कंपनियों को टाइम चार्ज कोड से संबंधित नीतियां लिखनी चाहिए, जो कि वे कोड होते हैं जिनका उपयोग कर्मचारी एक विशिष्ट सरकारी अनुबंध के लिए बिल का समय निर्धारित करने के लिए करते हैं और परियोजना पर कुल श्रम लागत की गणना के लिए आधार होते हैं। कंपनी को संघीय समयपालन आवश्यकताओं के अनुपालन की निगरानी के लिए समय-समय पर ऑडिट या फ्लोर चेक के सबूत का उत्पादन करने की स्थिति में होना चाहिए।

पालन ​​करने में विफलता

कंपनियां जो संघीय समयपालन नीतियों और आवश्यकताओं को पूरा नहीं करती हैं और जो बाद में निर्धारित मानकों से कम हो जाती हैं उन्हें सरकारी ठेकेदारों में भाग लेने से अयोग्य घोषित कर दिया जाता है। गलत दावा अधिनियम के तहत गलत तरीके से टाइम शीट देना एक आपराधिक अपराध है। ऐसा करने वाले कर्मचारी आपराधिक कार्यवाही के लिए उत्तरदायी होते हैं, जबकि कंपनी सरकारी अनुबंध से वंचित होती है। इसके अलावा, सरकारी ठेकेदार जो फर्जी लेबर चार्ज सिस्टम में संलग्न हैं, वे भी आपराधिक दायित्व और अभियोजन के लिए खुद को खोलते हैं। इसके अलावा, सभी धोखाधड़ी पक्ष अधिनियम के तहत नागरिक कार्यवाही के अधीन हैं, जहां जुर्माना जुर्माना, जेल की सजा और तीन गुना तक का हर्जाना है, जो संघीय सरकार धोखाधड़ी के भुगतान में बनी रहती है।