एक परिचयात्मक व्यापार पत्र कैसे लिखें

त्वरित इलेक्ट्रॉनिक संचार की आज की दुनिया में, पुराने जमाने के व्यावसायिक पत्र को अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है। आपके लेटरहेड पर प्रस्तुत एक अच्छी तरह से लिखा बिक्री पिच या परिचय एक डेस्क पर बाहर खड़ा हो सकता है, एक संभावित ग्राहक के साथ एक अधिक व्यक्तिगत संबंध बना सकता है और एक व्यस्त कार्यकारी के इनबॉक्स को क्रैमिंग करते हुए एक से अधिक ईमेल से बेहतर संदेश दे सकता है। एक व्यावसायिक पत्र के महत्वपूर्ण तत्वों को समझना आपको बेहतर परिचय देने में मदद कर सकता है, अपनी बात जल्दी और प्रभावी ढंग से बना सकता है और एक नए ग्राहक या ग्राहक के साथ दरवाजे में अपना पैर जमा सकता है।

अपने संदेश को व्यवस्थित करें

एक पत्र लिखने में पहला कदम जो अपने आप को एक संभावित व्यावसायिक भागीदार से परिचय कराता है, जिसमें वह शामिल होता है जिसे आप पत्र में शामिल करते हैं और यह निर्णय लेते हैं कि आप अपनी जानकारी किस क्रम में प्रस्तुत करेंगे। इस कारण के बारे में सोचें कि आपके पत्र के प्राप्तकर्ता इसे पढ़ना चाहते हैं, बजाय इसके कि आप इसे क्यों भेजना चाहते हैं। इसका मतलब यह है कि आपके संभावित ग्राहक को आपके उत्पाद की विशेषताओं या कीमतों को पेश करने के बजाय आपके साथ काम करने से मिलने वाले लाभों का निर्धारण किया जा सकता है। उन सूचनात्मक तत्वों को रैंक करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं ताकि आप जान सकें कि यदि आपका पत्र बहुत लंबा होना शुरू हो जाए तो क्या छोड़ना है। बहुत अधिक जानकारी प्रस्तुत करने से रोकने के लिए अपने पत्र को एक पृष्ठ तक सीमित करने का प्रयास करें।

प्रारंभिक

एक वाक्य के साथ शुरू करें जो एक मजबूत प्रभाव बनाता है और पाठक को उसके लिए आपके पास मौजूद जानकारी की खोज करना चाहता है। इसमें एक सवाल पूछना शामिल हो सकता है, जो केवल आपके पक्ष में जवाब दे सकता है, जैसे कि, "क्या आप अपनी शिपिंग लागत को 15 प्रतिशत कम करना चाहेंगे?" आप एक आंकड़े के साथ शुरू कर सकते हैं, "80 प्रतिशत से अधिक छोटे व्यवसाय के मालिक भी भुगतान कर सकते हैं। एक ही कारण के लिए शिपिंग के लिए ज्यादा। ”आपके प्रमुख वाक्य में पाठक की आवश्यकता या समस्या का प्रदर्शन होना चाहिए, जो आपके द्वारा पेश किए जा रहे समाधान को खोजना जारी रखना चाहते हैं। अपने शुरुआती पैराग्राफ को दो या तीन छोटे वाक्यों में रखें, जो एक, सामान्य बिंदु बनाते हैं, लेकिन एक उत्तर प्रदान नहीं करते हैं। अपने बारे में बात करते हुए एक पत्र खोलने की गलती न करें: "25 वर्षों से, एबीसी कंपनी मेट्रो क्षेत्र की सेवा कर रही है ..."

अपने लाभ प्रस्तुत करें

किसी आवश्यकता या समस्या को प्रदर्शित करने के बाद, आपने एक ठोस समाधान प्रस्तुत किया है। पाठक की स्थिति के लिए इसे यथासंभव विशिष्ट बनाएं। बताएं कि आप समाधान कैसे पेश करते हैं, और आपने जिस कंपनी की मदद की है, उसका उदाहरण दें। इस अनुभाग को संक्षिप्त रखें - जितनी कम जानकारी आप प्रदान करते हैं, पाठक को आपको कॉल करने की आवश्यकता होगी। पाठक को समझाने के लिए आप उसकी समस्या को हल करने के लिए पर्याप्त जानकारी प्रस्तुत कर सकते हैं, लेकिन इस बारे में विवरण में नहीं मिलता है कि कैसे। आपके पत्र का उद्देश्य बिक्री कॉल उत्पन्न करना है जहां आप अधिक विस्तृत प्रस्तुति दे सकते हैं।

कार्यवाई के लिए बुलावा

कार्रवाई करने के लिए कॉल के साथ अपने पत्र का मुख्य भाग समाप्त करें। इस सप्ताह आप जिस पाठक से बात करना चाहते हैं उसे बताएं और उसे बताएं कि आप अपने सहायक को एक साथ आने का समय निर्धारित करने के लिए कहेंगे। पाठक को अपनी वेबसाइट पर निर्देशित करें और उस घटना में अपना फोन नंबर प्रदान करें जो वह बाद में अधिक जानकारी चाहता है। ग्राहक से संपर्क करने के लिए उसे मत छोड़ो "यदि आपकी रुचि है।" आपके पत्र को यह स्पष्ट करना चाहिए कि पाठक को दिलचस्पी लेनी चाहिए और अधिक जानकारी प्राप्त करनी चाहिए।

एक पोस्टस्क्रिप्ट जोड़ें

पोस्टस्क्रिप्ट संदेश के साथ प्रत्येक परिचयात्मक पत्र को समाप्त करें। यह पृष्ठ पर बाहर खड़ा है और कई पाठकों को इसके लिए तैयार किया गया है इससे पहले कि वे पत्र के मुख्य शरीर को पढ़ना शुरू कर दें। इसे फेंकने योग्य रेखा न बनाएं, जैसे कि, "मैं आपके साथ बात करने के लिए उत्सुक हूं।" ऐसी जानकारी शामिल करें, जिसे आप बाहर खड़ा करना चाहते हैं, जैसे कि, "हमारे डिलीवरी ट्रक आपको 24 / देने के लिए GPS ट्रैकिंग का उपयोग करते हैं आपके आदेशों के स्थान तक 7 पहुंच। ”