व्यवसाय पत्र के रूप

स्पष्ट संचार एक सफल व्यवसाय की आधारशिला है, और पत्र लिखना प्राथमिक साधनों में से एक है जिसके माध्यम से आप संवाद करते हैं। चाहे आपके व्यावसायिक पत्र हार्ड कॉपी में या इलेक्ट्रॉनिक रूप से वितरित किए गए हों, शब्द और संदेश प्राप्तकर्ता पर प्रभाव डालते हैं। व्यावसायिक पत्र भी प्रलेखन प्रदान करते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उन्हें उचित रूप से उपयोग करते हैं। कर्मचारियों, ग्राहकों और हितधारकों को व्यावसायिक पत्रों के सबसे सामान्य रूपों को माहिर करना यह सुनिश्चित करेगा कि आपके संचार प्रभावी हैं।

बिक्री पत्र

विक्रय पत्र आपके सामान या सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए उपयोग किए जाने वाले सामान्य उपकरण हैं। ये पत्र प्रकृति में प्रेरक हैं और कुछ बिंदु पर कार्रवाई करने के लिए एक कॉल प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक अकाउंटिंग फर्म चलाते हैं, तो आप कर के समय संभावित ग्राहकों को एक पत्र भेज सकते हैं, जो आपको अपना परिचय दे रहा है और आपकी सेवाएं दे रहा है। आपके अधिकांश व्यावसायिक संचारों की तरह, आपको पत्र लिखने से पहले पाठक की पहचान करनी चाहिए। आप संभवत: एक सामान्य पत्र को फ्रेम करना चाहते हैं, जिसे आप एक संभावित पत्र पर अज्ञात संभावित ग्राहकों को एक व्यक्तिगत पत्र से अलग सीईओ को भेज देंगे, उदाहरण के लिए। यहां तक ​​कि जब आप एक मेलिंग सूची से हटाए गए समूह को बिक्री पत्र भेजते हैं, तो आपको एक नामित व्यक्ति को पत्र को संबोधित करने का हर संभव प्रयास करना चाहिए। पत्र में सुविधाओं और लाभों को शामिल करें और एक यात्रा, फोन कॉल या खरीद के लिए पूछें।

प्रतिक्रिया पत्र

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको अक्सर ग्राहकों, निवेशकों और संभावित कर्मचारियों से पूछताछ के लिए प्रतिक्रिया मांगी जाएगी। आपके पत्र को कैसे प्राप्त किया जाता है में एक त्वरित प्रतिक्रिया एक महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकती है। पत्र के उद्घाटन में पूछताछ का संदर्भ लें और अपने व्यवसाय में रुचि के लिए आभार प्रकट करें। प्रश्न का स्पष्ट रूप से उत्तर दें और पत्र में शामिल किसी भी संलग्न ब्रोशर, मूल्य पत्रक या वेबसाइट के पते देखें। अंत में, आपको पूछताछ में आए अनुरोध को या तो मंजूर करना होगा या अस्वीकार करना होगा। अपने निर्णय के बारे में स्पष्ट और अप्रकाशित रहें। यदि आप सहायता के लिए सुझाव दे सकते हैं, तो सुझावों के साथ संयुक्त रूप से अनुरोध को अस्वीकार करना होगा, तो एक छोटी व्याख्या प्रदान करें अनुरोध देते समय, पत्र का उपयोग अपनी कंपनी को बढ़ावा देने वाले एक छोटे पैराग्राफ के माध्यम से अतिरिक्त सद्भावना बेचने के अवसर के रूप में करें।

दावा

चाहे आपके पास एक दावा है और किसी विक्रेता या आपूर्तिकर्ता से प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, या किसी ग्राहक से दावे का जवाब दे रहे हैं, तो आप सबसे अधिक दावा या समायोजन पत्र के साथ जवाब देने की आवश्यकता का सामना करेंगे। अपने पते में स्पष्ट रहें और पत्र के पते की समस्या के बारे में विशिष्ट। सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए एक सम्मानजनक स्वर बनाए रखें। एक असंतुष्ट ग्राहकों द्वारा समायोजन या धन वापसी के लिए व्यक्त की गई भावनाओं का सम्मान करें। याद रखें कि आपके द्वारा लिखा गया हर संचार सद्भावना बनाने का अवसर प्रदान करता है।

प्रारूप

आपके सभी व्यावसायिक पत्रों को एक पेशेवर स्वर बनाए रखने के लिए एक सटीक प्रारूप का पालन करना चाहिए। यदि आप अपनी कंपनी से लेटरहेड का उपयोग नहीं करते हैं, तो अपना नाम और पता पत्र के शीर्ष पर रखें, उसके बाद आप इसे भेजें। अगला उस व्यक्ति का नाम और पता लिखें, जिसे आप पत्र भेज रहे हैं, उसके बाद अभिवादन। जिस व्यक्ति का आप नाम लिख रहे हैं, उसका नाम और सही शीर्षक खोजने के लिए कुछ शोध करें। उदाहरण के लिए, जब आप उन्हें "श्री" कहकर संबोधित करते हैं तो डॉक्टर नोटिस करते हैं। या "सुश्री" इसके बजाय "डॉ।" अभिवादन के बाद, एक ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करके अपने पत्र को लिखें, प्रत्येक अनुच्छेद के बाईं ओर न्यायसंगत, पैराग्राफ के बीच एक डबल स्थान का उपयोग करते हुए। स्पष्टता और संक्षिप्तता मूल्यवान व्यावसायिक उपकरण हैं और इसका उपयोग व्यापार पत्र लिखते समय किया जाना चाहिए। जल्दी से बात पर पहुँचो। समर्थन विवरण के साथ अपने विशेष अनुरोध या प्रतिक्रिया का बैकअप लें। यदि आवश्यक हो तो कार्रवाई के लिए कॉल के बाद उद्घाटन की पुनरावृत्ति के साथ बंद करें। "ईमानदारी से, " या "धन्यवाद" के साथ बंद करें, फिर पत्र पर हस्ताक्षर करने के लिए लगभग चार स्थान छोड़ दें।