कैसे एक औपचारिक व्यापार पत्र को पुनर्निर्धारित लिखें

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, समय आपके सबसे कीमती वस्तुओं में से एक है। और जब से आप कर्तव्यनिष्ठ हैं, आपको पता चलता है कि आपके सहयोगी सबसे अधिक उसी तरह महसूस करते हैं। यही कारण है कि आप शायद एक बैठक को पुनर्निर्धारित करने की धारणा पर जोर दे रहे हैं। आपको पता है कि इससे होने वाली असुविधा और आपके सहयोगियों के जीवन में इसका प्रभाव हो सकता है। फिर भी, एक बैठक को पुनर्निर्धारित करने के लिए अच्छे, वैध कारण हैं। एक महत्वपूर्ण सहभागी को संघर्ष का सामना करना पड़ा हो सकता है। वैकल्पिक रूप से, एक महत्वपूर्ण रिपोर्ट, उत्पाद या आपकी बैठक के अन्य भाग में देरी हो सकती है। या, आपको अभी तक प्राधिकृत नहीं मिला है जिसे आपको निर्धारित समूह के साथ जानकारी साझा करने की आवश्यकता है। इन मामलों और अन्य में, एक अनुत्पादक बैठक आयोजित करना हर किसी के समय की बर्बादी होगी, और यह वह संदेश है जिसे आपको अपनी बैठक को पुनर्निर्धारित करने के लिए एक ईमेल संदेश के रूप में व्यक्त करने की कोशिश करनी चाहिए।

अपनी पोस्टपोन मीटिंग संदेश शुरू करें

सीधे इस बिंदु पर पहुंचें - कि आप एक बैठक को एक दिन और दूसरे से समय पर पुनर्निर्धारित करने के लिए लिख रहे हैं। संभवतः, बैठक का स्थान नहीं बदलेगा, लेकिन यह आपके पाठक को किसी भी तरह से जानने में मदद करेगा, इसलिए इस जानकारी को भी शामिल करें।

चतुराई से समझाएं

इस बिंदु पर, यह आपके पाठक को एक प्रविष्टि को हटाने और दूसरा बनाने के लिए उसके कैलेंडर को देखते हुए गहराई से आरेखित करने में मदद कर सकता है। यह बताते हुए सहानुभूति दिखाएं कि आपको कुछ ऐसा कहकर पुनर्निर्धारण क्यों करना चाहिए, "जैसा कि आप जानते हैं, मैं जब तक बिल्कुल आवश्यक नहीं हो, तब तक मैं पुनर्निर्धारित बैठकें नहीं करता और इस मामले में, यह संक्षेप में है। अपनी बैठक के स्थगित होने का कारण बताएं।

समय के लिए सम्मान की पुष्टि करें

आपके तर्क के बावजूद, प्राप्तकर्ता के समय के लिए सम्मान की पुष्टि करना महत्वपूर्ण है। तो पुनर्निर्धारित होने की असुविधा के लिए माफी माँगता हूँ। फिर, इस बिंदु का तुरंत एक आश्वासन के साथ पालन करें कि आपकी पुनर्निर्धारित बैठक अधिक उत्पादक (या कुशल या सूचनात्मक) होगी। यह बिंदु कानों को समझने पर गिरना चाहिए, खासकर यदि आपके प्राप्तकर्ता ने कभी एक बैठक में भाग लिया है जिसे उसने समय की बर्बादी माना है।

निर्दयता से बाहर निकलें

यदि आपने अभी तक अपने प्राप्तकर्ता पर जीत हासिल नहीं की है, तो उस गहरी आह को सद्भावना के भाव को बढ़ाकर कृतज्ञता के एक चिल्लाहट में परिवर्तित करें। इस बारे में सोचें कि आपके व्यापारिक कदम में एक अतिरिक्त उछाल क्या होगा, जैसे कि एक ऐपेटाइज़र और पेय बुफे के साथ आपकी बैठक के बाद। यदि आप इसे एक परिचित रेस्तरां द्वारा पूरा करने का निर्णय लेते हैं, तो नाम को शामिल करना सुनिश्चित करें और प्राप्तकर्ता की भूख को शांत करने के लिए कुछ प्रसाद का हवाला दें।

एक फूल के साथ बंद करें

अब जब आप एक प्रत्याशित घटना में असुविधा को मोड़कर पूर्ण सर्कल आ गए हैं, तो एक गंभीर समापन पैराग्राफ लिखकर सर्कल को बंद करें। कोशिश करें: “आपके धैर्य और लचीलेपन के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद। अगर आपकी यात्रा को और अधिक सुखद बनाने के लिए मैं कुछ और कर सकता हूं, तो कृपया मुझे बताने में संकोच न करें। अन्यथा, मैं आपको (पुनर्निर्धारित तारीख) पर देखने का इंतजार करूंगा। ”