प्रोक्योरमेंट सिस्टम और संगठन की स्थापना पर दिशानिर्देश

सर्वोत्तम लागत के लिए उत्पाद या सेवाएं प्राप्त करना खरीद का सार है। जबकि खरीद किसी भी पैमाने पर हो सकती है, सरकारी प्रक्रियाएं और निगम अक्सर खरीद प्रणाली स्थापित करते हैं। जब आप बड़े पैमाने पर काम करते हैं, तो एक खरीद प्रणाली और संगठन व्यवसाय को अधिक निष्पक्ष रखने में मदद करता है, लागत क्षमता सुनिश्चित करता है और जोखिमों का मूल्यांकन करने में मदद करता है।

मूल्यांकन

खरीद सिस्टम और संगठन दिशानिर्देशों की स्थापना करते समय, एक संरचित प्रारूप का उपयोग करके मूल्यांकन विधियों को शामिल करना महत्वपूर्ण है। प्रदर्शन संकेतकों के अनुसार इसकी कमजोरियों और ताकत को सूचीबद्ध करने के लिए मूल्यांकन खरीद की प्रणाली का मूल्यांकन करने में मदद करता है। इसके अतिरिक्त, वे एक खरीद प्रणाली की बाधाओं पर चर्चा करते हैं ताकि यह प्रतिस्पर्धी रहे और सही प्रक्रियाओं का पालन करे। आकलन में एक पूर्वानुमान प्रक्रिया, बजट बनाना, इकट्ठा करने के लिए आवश्यक जानकारी की पहचान करना, संभवतः साक्षात्कार और नीतियों और नियमों की जांच करने के लिए हितधारकों की पहचान करना शामिल हो सकता है।

सिद्धांतों

एक खरीद प्रणाली और संगठन में सिद्धांतों की स्थापना धोखाधड़ी और साजिशों को रोकने में मदद करती है। रोजगार के लिए अच्छे सिद्धांतों में जवाबदेही, पारदर्शिता और निष्पक्ष प्रतिस्पर्धा शामिल है। जवाबदेही एक इकाई के सर्वोत्तम हितों को सुनिश्चित करने में मदद करती है, साथ ही साथ इसके व्यावसायिक साझेदारों को भी हमेशा माना जाता है। उचित प्रलेखन के अधिनियम के माध्यम से पारदर्शिता यह दिखाने में मदद करती है कि खरीद के तरीके ध्वनि थे। उचित प्रतिस्पर्धा सभी बोलीदाताओं के लिए एक सामान्य आधार का आधार प्रदान करने में मदद करती है ताकि कोई लाभकारी शर्तों की पेशकश के बिना खरीद के परिणाम को प्रभावित न कर सके। व्यवसाय और सार्वजनिक निकाय भी खरीद प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए प्रौद्योगिकी के उपयोग को शामिल करना चाह सकते हैं, साथ ही खरीद की प्रक्रिया और कार्यान्वयन की निगरानी के लिए सार्वजनिक या हितधारकों की क्षमता प्रदान कर सकते हैं।

तरीके

एक व्यवसाय को हमेशा अपने दिशानिर्देशों में स्वीकार्य खरीद विधियों को बताना चाहिए। जबकि खरीद का सबसे आम तरीका प्रतिस्पर्धी बोली है, इसमें प्रत्यक्ष अनुबंध करना भी शामिल हो सकता है, एक ऐसी इकाई के साथ दोहरा व्यापार करना, जिसने पिछली खरीद बोली जीती और सर्वोत्तम मूल्य के लिए खरीदारी की।

खरीद के कदम

स्वीकृत खरीद विधियों को स्थापित करने के बाद, एक कंपनी को सामान या सेवाओं की खरीद के लिए उपयुक्त कदमों की सूची तैयार करनी चाहिए। इन चरणों में आपूर्तिकर्ताओं की पहचान करना शामिल हो सकता है जो एक कंपनी की आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं, प्रस्तावों के लिए आपूर्ति से संपर्क कर सकते हैं और संभावित आपूर्तिकर्ताओं की नीतियों और प्रथाओं की समीक्षा कर सकते हैं। एक बार जब कोई कंपनी एक स्वीकार्य बोली प्राप्त करती है, तो वह अनुबंध की पूर्ति की प्रक्रिया शुरू करने के लिए एक अनुबंध पर बातचीत शुरू कर सकती है। अधिप्राप्ति प्रणाली और संगठन के दिशानिर्देशों में दस्तावेज़ के लिए खरीद मील के पत्थर, अनुबंध नवीकरण के लिए आधार और पसंदीदा भुगतान विधियां शामिल होनी चाहिए।