कैसे एक राजस्व प्रणाली दस्तावेज़ करने के लिए

एक राजस्व प्रणाली से तात्पर्य उस कंपनी से है जो किसी कंपनी की आय उत्पन्न करती है और वह कैसे कंपनी की लेखा प्रणाली से यात्रा करती है। एक लेखा विभाग नीतियों और प्रक्रियाओं के साथ-साथ दस्तावेजों को प्रदान करता है जो सिस्टम कार्यक्षमता और रखरखाव के लिए इसकी आवश्यकताओं को दर्शाते हैं। इन अभिलेखों को हाथ में रखने से लेखाकारों के लिए यह आसान हो जाता है जब उनके पास प्रश्न होते हैं या जब नए काम करने वालों को प्रक्रिया को समझने की आवश्यकता होती है।

1।

कंपनी के लिए राजस्व प्रणाली के व्यक्तिगत घटकों को रेखांकित करें। इनमें चालान बनाना, प्रेषण विकल्प निर्धारित करना, भुगतान संसाधित करना, भुगतान जमा करना, बैंक सामंजस्य स्थापित करना, लेखा प्रणाली में राजस्व मान्यता को सुविधाजनक बनाना, क्रेडिट और छूट को संसाधित करना, आंतरिक ऑडिटिंग और नियंत्रण प्रक्रियाओं की स्थापना, प्राप्य खातों का प्रबंधन और अधिक शामिल हैं। दस्तावेज़ में शामिल करने के लिए एक फ्लो चार्ट बनाएं, जो राजस्व प्रणाली के व्यक्तिगत चरणों के अवलोकन को दर्शाता है। फ्लो चार्ट प्रक्रिया की कल्पना करने में मदद करते हैं।

2।

अलग-अलग चरणों का विवरण प्रदान करते हुए, अपने स्वयं के पृष्ठ पर प्रवाह चार्ट के प्रत्येक चरण को लिखें। उदाहरण के लिए, कंपनी में राजस्व लाने वाले इनवॉइस बनाने के लिए चरणों और प्रक्रियाओं को रेखांकित करें। कंपनी चालान बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश प्रदान करें, जिसमें लेखा प्रणाली के स्क्रीन शॉट्स, ग्राहक को चालान भेजने या भेजने के लिए प्रक्रिया और भेजे जाने के बाद चालान दाखिल करने के चरण शामिल हैं। छोड़ो कुछ नहीं। राजस्व प्रणाली के प्रत्येक पहलू के लिए ऐसा करें।

3।

भुगतान के लिए प्राप्त चेक को संसाधित करने के लिए आवश्यक चरणों का विस्तार करें। सिस्टम में चालानों के खिलाफ भुगतानों को संसाधित करने के लिए प्रक्रियाओं को शामिल करें और बैंक जमा करने के लिए निर्देश शामिल करें।

4।

राजस्व प्रणाली के दस्तावेज में दिखाएं कि उचित मात्रा सुनिश्चित करने के लिए चालानों के खिलाफ छूट या क्रेडिट को कैसे प्रबंधित किया जाए। रिकॉर्ड किए गए लेन-देन का बैकअप कैसे रखें, इस पर प्रलेखन शामिल करें।

5।

सत्यापन के लिए बैंक खाते के ऑनलाइन भुगतान के साथ-साथ बैंक स्टेटमेंट तक पहुंचने के लिए किए गए भुगतानों को समेटने के निर्देश लिखें

6।

खराब ऋणों या चालानों को संभालने की प्रक्रिया को लिखिए क्योंकि उनका भुगतान नहीं किया जा रहा है। इसमें चालान को संग्रह में भेजने के निर्देश शामिल हो सकते हैं, यदि वह कंपनी की नीति का हिस्सा है।

7।

सब कुछ कवर किया गया है सत्यापित करने के लिए सभी दस्तावेजों की समीक्षा करें। राजस्व प्रणाली प्रलेखन कंपनी द्वारा भिन्न होता है और इसमें राजस्व को संभालने के लिए सभी नीतियां और प्रक्रियाएं शामिल होनी चाहिए। इसमें विशिष्ट कार्यों, आंतरिक नियंत्रणों और अधिक को संभालने वाले पदों के शीर्षक शामिल हो सकते हैं।

जरूरत की चीजें

• फ्लो चार्ट सॉफ्टवेयर