इन-हाउस हेल्प डेस्क की स्थापना कैसे करें

इन-हाउस हेल्प डेस्क होने से कंप्यूटर और अन्य तकनीकी उपकरणों को सुचारू रूप से चलाकर पूरे संगठन में उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिल सकती है। इन-हाउस हेल्प डेस्क विभाग को जोड़ने का निर्णय लेने पर सबसे बड़ा कारक आमतौर पर लागत है। हालांकि, जब कर्मचारी कुछ तकनीकी रुकावटों के साथ अपना काम करने में सक्षम होते हैं, तो नया विभाग जल्दी से अपने लिए भुगतान करता है। कर्मचारियों का आत्मविश्वास बढ़ सकता है यदि कर्मचारियों को लगता है कि एक सक्षम सहायता टीम उनकी तकनीकी जरूरतों को पूरा कर रही है।

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हेल्प डेस्क के विशिष्ट कार्यों को निर्धारित करें, जैसे कि मुद्दों के प्रकार, कंप्यूटर या मशीनरी जिसे यह कवर करेगा। जितना संभव हो, प्रत्येक कर्मचारी और कंप्यूटर की पहचान करें जो उन मापदंडों के भीतर उत्पन्न हो सकते हैं। हेल्प डेस्क को प्राप्त होने वाली पूछताछ के प्रकारों का एक यथार्थवादी विचार होने से आपको बेहतर योजना और बजट बनाने में मदद मिल सकती है।

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हेल्प डेस्क के लिए कर्मचारियों की संख्या और परिचालन लागत निर्धारित करने के लिए अपने बजट की गणना करें। दो अलग-अलग बजट बनाएं: एक प्रारंभिक शुरुआती लागतों के लिए और दूसरा निश्चित मासिक दर के लिए। स्टार्ट-अप बजट में साक्षात्कार और प्रशिक्षण के लिए लागत शामिल करें। मासिक खर्चों में वेतन के साथ कर्मचारी लाभ की लागत शामिल होनी चाहिए।

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संरचना निर्धारित करने के लिए अपने बजट के साथ विभाग की आवश्यकताओं को संरेखित करें। आप जो खर्च करने में सक्षम हैं उसके आधार पर, यह निर्धारित करें कि आपके पास विभाग और उनके कार्यों में कितने कर्मचारी होंगे। तय करें कि क्या विभाग को प्रशासनिक सहायक की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, या एक से अधिक प्रबंधक। सबसे महत्वपूर्ण बात, विश्लेषण करें कि काम पर रखे गए कर्मचारियों की संख्या कंपनी का समर्थन करने के लिए पर्याप्त होगी या नहीं।

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विभाग के लिए दिशानिर्देश स्थापित करें। उदाहरण के लिए, संभवतः सभी आने वाले अनुरोध एक हेल्प डेस्क समन्वयक के माध्यम से जाएंगे। तय करें कि आप प्रत्येक अनुरोध को कैसे ट्रैक करेंगे और उसका पालन करेंगे ताकि सभी समस्याओं का समयबद्ध तरीके से समाधान हो सके।

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यदि आप एक का उपयोग करना चुनते हैं, तो रिसर्च हेल्प डेस्क सिस्टम सॉफ्टवेयर। ये सॉफ्टवेयर प्रोग्राम, जैसे टेकएक्ससेल सर्विसवाइज़, फ्रंटरेंज सॉल्यूशंस और एपिकोर, ओपन टिकट आयोजित करते हैं, प्रगति को ट्रैक करते हैं और रुझानों का विश्लेषण करते हैं। सॉफ्टवेयर की लागत कंपनी और खरीदे गए पैकेज पर निर्भर करती है। सॉफ्टवेयर चुनें जो आपके बजट के साथ फिट बैठता है, फिर भी विभाग को आकार और दायरे में बढ़ने की अनुमति देता है।

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साक्षात्कार उम्मीदवारों को हेल्प डेस्क विभाग में काम करने के लिए। केवल उन लोगों को किराए पर लें जिनके पास अनुभव है जो आपकी कंपनी की जरूरतों से मेल खाते हैं। उन लोगों के लिए ऑफ़र बढ़ाएं जिन्हें आप महसूस करते हैं कि वे सबसे प्रतिभाशाली और सक्षम हैं।

7।

एक ज्ञापन में सभी प्रोटोकॉल और प्रक्रियाओं का दस्तावेज। कर्मचारियों को मेमो वितरित करें ताकि वे जान सकें कि हेल्प डेस्क की सेवाओं का उपयोग कैसे किया जाए।