एक कर्मचारी संचालन मैनुअल कैसे लिखें

एक कर्मचारी ऑपरेशन मैनुअल विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना, सुधार के लिए प्रक्रियाओं की समीक्षा करना, नौकरी के विवरणों को संशोधित करना या बीमारी या टर्नओवर के कारण कर्मचारियों को प्रतिस्थापित करना। कई संगठनों के लिए, एक कर्मचारी ऑपरेशन मैनुअल लिखना, प्रक्रिया में शामिल लोगों की संख्या और संचालन की मात्रा को मैनुअल में शामिल करने के कारण पूरा करने के लिए, यदि नहीं, तो कई दिन लगेंगे। एक ऑपरेशन मैनुअल एक कर्मचारी हैंडबुक से अलग है। एक कर्मचारी हैंडबुक कार्यस्थल की नीतियों और दिशानिर्देशों पर ध्यान केंद्रित करता है जबकि एक कर्मचारी संचालन मैनुअल का ध्यान कार्य समूहों या विभागों के लिए कार्य प्रक्रिया है।

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अपनी कंपनी के कर्मचारी संचालन मैनुअल का उद्देश्य निर्धारित करें। कुछ कंपनियां पूरे संगठन के लिए एक मैनुअल तैयार करती हैं जबकि अन्य प्रत्येक विभाग के लिए एक कर्मचारी संचालन मैनुअल का निर्माण करती हैं। यदि आपकी कंपनी में कई विभाग और एक बड़ा कर्मचारी आधार है, तो विभाग-विशिष्ट मैनुअल एक बेहतर विकल्प है। दूसरी ओर, यदि आपके पास एक छोटी कंपनी है जहां कर्मचारी अक्सर कंपनी के विभिन्न क्षेत्रों में कर्मचारियों के कर्तव्यों को संभालने के लिए क्रॉस-कार्यात्मक रूप से काम करते हैं, तो कंपनी-व्यापी संचालन मैनुअल शायद अधिक सहायक है।

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नौकरी के शीर्षक और पदों की एक सूची प्राप्त करें। प्रत्येक कार्य में कर्मचारियों की पहचान करें जो आलेखन चरण के दौरान इनपुट दे सकते हैं। प्रत्येक पद के लिए नौकरी के विवरण को इकट्ठा करें और उन्हें नौकरी के अनुसार और फिर विभाग द्वारा क्रमबद्ध करें। उदाहरण के लिए, सभी प्रशासनिक सहायता नौकरी विवरणों को छाँट लें और फिर उन्हें विभाग द्वारा छाँटें, जैसे कि बिक्री, क्रय और कार्यकारी विभागों के लिए प्रशासनिक सहायक।

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नौकरी के आवश्यक कार्यों का चयन करते हुए, प्रत्येक नौकरी विवरण की समीक्षा करें। प्राथमिक कार्यों को हाइलाइट करें और प्रत्येक कार्य को करने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं का वर्णन करें, जिसमें प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक सभी संसाधन शामिल हैं। कार्यकारी विभाग के लिए एक प्रशासनिक सहायक प्रक्रिया के एक उदाहरण में मुख्य सहायक अधिकारी, मुख्य परिचालन अधिकारी और मुख्य वित्तीय अधिकारी जैसे पदों का समर्थन शामिल होगा। आवश्यक संसाधनों में गोपनीय फ़ाइल सामग्री, वित्तीय डेटा और निवेशक संबंध सामग्री तक पहुंच शामिल है। कार्यकारी स्तर के संचालन की गोपनीय प्रकृति के कारण कार्यकारी-स्तरीय प्रक्रियाओं के विवरण को केवल उस विभाग के कर्मचारियों के लिए मैनुअल की प्रतियों में शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है।

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प्रत्येक स्थिति में एक कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत बैठकों को शेड्यूल करें, जिसके लिए आप एक ऑपरेशन मैनुअल पेज तैयार कर रहे हैं। कर्मचारियों की नौकरी के विवरण में निहित कार्यों की सूची को दोहराने से बचें और काम के कार्यों को करने के बजाय ध्यान केंद्रित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप मानव संसाधन विभाग के लिए कर्मचारी ऑपरेशन मैनुअल लिख रहे हैं, तो भर्ती और चयन, कर्मचारी संबंधों और मुआवजे और लाभों से संबंधित कार्य करने वाले कर्मचारियों से इनपुट प्राप्त करें। नए कर्मचारियों को संसाधित करने के तरीके, जो कर्मचारी नए कर्मचारियों को संसाधित करने में शामिल हैं, और नए कर्मचारियों के लिए आवश्यक सामग्री और प्रलेखन, जैसे कि पृष्ठभूमि की जांच के रूप, दवा परीक्षण जानकारी, वर्दी, पहचान बैज, चाबियाँ और कंप्यूटर उपकरणों के लिए लॉगिन जानकारी।

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कर्मचारी कार्यों के एक भाग को विभाग के कार्यों और विभिन्न प्रकार के अंतर्विभागीय कार्यों के लिए समर्पित करें। विभागीय प्रक्रियाओं, जैसे कि मानव संसाधन, बिक्री, शिपिंग, लेखा और कंपनी के अन्य अनुभागों के साथ-साथ एक कर्मचारी को समाप्त करने के लिए प्रक्रिया जैसे कि अन्योन्याश्रय संबंधी कार्यों की व्याख्या करें। उस विभाग के लिए काम पर रखने वाले प्रबंधक को मानव संसाधन से संपर्क करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल समीक्षा के लिए उपलब्ध है। हायरिंग मैनेजर और एक मानव संसाधन स्टाफ व्यक्ति को निलंबन या समाप्ति के कारण पर चर्चा करनी चाहिए और निलंबित करने या समाप्त करने के लिए अंतिम निर्धारण करने पर कर्मचारी के साथ एक समाप्ति बैठक को शेड्यूल करना चाहिए।

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कर्मचारी ऑपरेशन मैनुअल लिखते और वितरित करते समय अपने विवेक और स्वतंत्र निर्णय का उपयोग करें। हालांकि प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को आम तौर पर अपने निर्धारित विभागों के लिए प्रक्रियाओं को जानना चाहिए, आप फ्रंट-लाइन कर्मचारियों के लिए संचालन मैनुअल का एक और संस्करण तैयार करना चाह सकते हैं, जिनके कार्य के लिए आवश्यक नहीं है कि उनके पास पर्यवेक्षकों और प्रबंधकों के लिए एक ही प्रकार की जानकारी उपलब्ध हो। ।