कैसे एक अनौपचारिक व्यापार रिपोर्ट लिखने के लिए

व्यवसाय परियोजनाओं पर प्रगति रिपोर्ट, बजट रिपोर्ट, मानव संसाधन अद्यतन, बिक्री रिपोर्ट और रणनीतिक बेंचमार्क पर रिपोर्ट के माध्यम से सूचना के कुशल संचार पर चलते हैं। ये रिपोर्ट विभिन्न प्रकार के लोगों को यह बताने के लिए है कि कंपनी में क्या हो रहा है। वे प्रकृति में अंतरिम हैं और अक्सर हितधारकों, निदेशक मंडल और नियामक अधिकारियों को औपचारिक रिपोर्टों के लिए आधार बनाते हैं।

स्वरूप

अनौपचारिक व्यावसायिक रिपोर्ट आमतौर पर मेमो फॉर्म में लिखी जाती हैं। पृष्ठ के शीर्ष पर "ज्ञापन" रखें और उस शीर्षक के नीचे दिनांक को सूचीबद्ध करें, जिसे रिपोर्ट को संबोधित किया गया है, जिसमें से रिपोर्ट निकल रही है और रिपोर्ट का विषय है। विषय "दैनिक प्रगति रिपोर्ट" या कुछ अन्य वर्णनात्मक शीर्षक हो सकता है। अक्सर, हेडिंग को ज्ञापन के शरीर से एक क्षैतिज रेखा द्वारा अलग किया जाता है। रिपोर्ट का मुख्य भाग संक्षिप्त, तथ्यपूर्ण और व्यवस्थित होना चाहिए, यदि यह एक बहुविकल्पीय विषय को कवर करता है। कोई भी संदर्भ नोट ज्ञापन के नीचे एक और क्षैतिज रेखा के नीचे होता है। अपनी रिपोर्ट में संदर्भित किसी भी दस्तावेज़ को संलग्न करें या इसकी स्पष्टता बढ़ाएं।

जानकारी इकट्ठा करें

रिपोर्ट लिखने के लिए बैठने से पहले जानकारी इकट्ठा करें। सभी आवश्यक तथ्यों और अपने नोट्स को हाथ में लें ताकि आप उनकी समीक्षा कर सकें और यह तय कर सकें कि तथ्यों को व्यक्त करने के लिए सबसे अच्छा है ताकि आपके पाठक पूरी तरह से रिपोर्ट की गई स्थिति की सराहना करें। एक अनौपचारिक रिपोर्ट एक सूचना उपकरण है और इसमें प्रश्न, सुझाव और कॉल टू एक्शन शामिल हो सकते हैं। लिखने से पहले आप जो कहना चाहते हैं उस पर एक त्वरित प्रतिबिंब रिपोर्ट को छोटा और केंद्रित रखता है।

रेखांकित करें

एक परिचय, कवर किए जाने वाले बिंदु और निष्कर्ष अनुभाग सहित एक रूपरेखा लिखें। एक अनौपचारिक रिपोर्ट संक्षिप्त होनी चाहिए और केवल जानकारी का संक्षिप्त विवरण देना चाहिए। यदि संभव हो तो बुलेट पॉइंट का उपयोग करें और यदि वे आसानी से समझ सकें तो ग्राफ या चार्ट। अपनी रिपोर्ट के पाठकों की जरूरतों को ध्यान में रखें और रिपोर्ट के दायरे को उन सूचना आवश्यकताओं तक सीमित रखें।

लिखो

परिचय रिपोर्ट के उद्देश्य और इसके दायरे को बताता है। हेडिंग या बुलेट पॉइंट के साथ प्रत्येक बिंदु को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें और टेक्स्ट को एक या दो छोटे पैराग्राफ में रखें। संपादकीय टिप्पणियों के बिना, केवल तथ्यों को शामिल करें। निष्कर्ष अनुभाग मूल्यांकन के लिए उचित स्थान है, आगे की कार्रवाई के लिए सुझाव और प्रश्न हैं। रिपोर्ट लिखते समय, अपने आप को इससे दूर रखें जब तक आपको विश्लेषण या अपनी राय देने की आवश्यकता न हो।