सेल्स फोर्स के लिए एक पत्र कैसे लिखें

एक व्यवसाय के मालिक के रूप में, आप शायद जानते हैं कि कभी-कभी अपनी बिक्री बल के साथ संवाद करने का सबसे सरल और तेज़ तरीका एक पत्र लिखकर होता है, जो अंततः ई-मेल का रूप ले सकता है। चाहे आप प्रक्रिया में बदलाव के बारे में संवाद करने के लिए या कर्मचारियों की घोषणा करने के लिए लिख रहे हों, एक पत्र को संक्षिप्त करें। आखिरकार, आपकी बिक्री बल आपका प्रतिनिधित्व करने में बहुत व्यस्त है। और एक सकारात्मक रैली रोने के साथ "सैनिकों को संलग्न" करने का अवसर कभी न चूकें।

1।

अपने उद्देश्य के साथ सकारात्मक दृष्टिकोण को जोड़कर अपने पत्र के लिए उचित स्वर सेट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने ग्राहकों के लिए एक नए आफ्टर-घंटों कॉल सेंटर के अपने बिक्री बल को सूचित करने के लिए लिख रहे हैं, तो आप कह सकते हैं, “मुझे आपको सूचित करते हुए खुशी हो रही है कि सोमवार से प्रभावी, ग्राहक सवालों के जवाब देने के लिए कॉल सेंटर उपलब्ध होगा शाम 6 से 8 बजे के बीच। ”

2।

कुछ पृष्ठभूमि की जानकारी और एक संक्षिप्त विवरण प्रदान करें। अपनी जानकारी को सकारात्मक प्रकाश में रखें, लेकिन इसे विकृत न करें। याद रखें कि आपकी विश्वसनीयता लाइन पर है, इसलिए ईमानदारी और सटीकता महत्वपूर्ण है। इस मामले में, आप कह सकते हैं कि कॉल सेंटर को मूल्यवान ग्राहकों की जरूरतों को बेहतर तरीके से संबोधित करने के लिए स्थापित किया जा रहा है जब बिक्री के लोग या अन्य कंपनी के प्रतिनिधि आमतौर पर अनुपलब्ध हैं।

3।

अपनी बिक्री के बल पर दिन-प्रतिदिन के समाचारों का क्या अर्थ है, यह बताएं। याद रखें कि कर्मचारी जानना चाहते हैं कि उनका दैनिक जीवन कैसे प्रभावित होगा। उनके सवालों, आपत्तियों या आशंकाओं को दूर करें, और उन्हें सिर-पर झुकाएँ। इस उदाहरण में, उल्लेख करें कि कॉल सेंटर को अपनी बिक्री बल को कभी-कभी अनिच्छुक अपेक्षा से मुक्त करना चाहिए कि वे घड़ी के आसपास ग्राहकों के लिए उपलब्ध रहें।

4।

किसी भी प्रासंगिक विवरण की व्याख्या करें और अपनी अपेक्षाओं को संप्रेषित करें। इस स्थिति में, आपको कॉल सेंटर फोन नंबर प्रदान करना चाहिए और साथ ही साथ आप कॉल सेंटर से बातचीत करने के लिए अपनी बिक्री बल की अपेक्षा कैसे करें।

5।

अपने उत्साह और आत्मविश्वास पर विजय प्राप्त करें। इस मामले में, आप कह सकते हैं कि आप कॉल सेंटर को अपनी कंपनी के मिशन के एक और प्रदर्शन के रूप में देखते हैं "24 घंटे एक दिन में बेहतर ग्राहक सेवा प्रदान करना।"

6।

प्रश्नों के उत्तर देने की पेशकश करें, लेकिन अपने पत्र को सकारात्मक नोट पर बंद करें। अनौपचारिक खुले घर के दौरान कॉल सेंटर का दौरा करने और केंद्र के कर्मचारियों के साथ मिलने के लिए अपनी बिक्री बल को आमंत्रित करें। टीम वर्क और सहयोग की भावना को समर्पित करें जो समर्पित बिक्री वाले लोगों के काम के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

7।

अपने पत्र को कुछ घंटों के लिए अलग रखें - या एक दिन भी - और भेजने से पहले एक नए दृष्टिकोण के साथ इसकी समीक्षा करें। अपने शब्द विकल्पों, भावनाओं और विशेषणों का विश्लेषण करें, यह जानते हुए कि आपकी बिक्री बल आपके पत्र की जांच करने और लाइनों के बीच पढ़ने की संभावना है।

टिप

• जैसा कि कंपनी संचार के सभी रूपों के साथ है, उसी समय अपने पत्र को अपनी बिक्री बल पर सभी को प्रसारित करें, ऐसा न हो कि आप पर पक्षपात का आरोप लगाया जाए। अपने पत्र के जारी होने से पहले अपने बिक्री प्रबंधकों या पर्यवेक्षकों को सूचित करने पर विचार करें, यह पूछते हुए कि वे आपकी औपचारिक घोषणा तक जानकारी को शांत रखते हैं।